Správa kontaktů a skupin je centrální databáze ve workspace, sdílená napříč všemi událostmi. Kontakty vkládáte ručně nebo importem z Excelu či CSV, skupiny slouží k cílení komunikace a řízení viditelnosti. Dobře naplánovaná struktura skupin ušetří hodiny práce — špatně naplánovaná znamená ruční přiřazování po stovkách účastníků.
Rozhodněte, kolik skupin budete potřebovat a podle jakého klíče. Typické klíče: typ účastníka (VIP, standardní, speaker, partner), zdroj registrace (kdo pozval), workshop/track, firemní příslušnost.
Skupiny založte před spuštěním registrace — ne během ní.
Kontakty můžete přidat ručně nebo hromadně importem z Excelu či CSV. Import rovnou zařadí kontakty do skupin, vyplní vlastní pole a preferovaný jazyk, případně je přiřadí k události, a před zápisem vám ukáže, co se stane.
Přiřazení kontaktu k události je samostatný krok od jeho vytvoření ve workspace.
V levém menu workspace (na úrovni celého účtu, ne uvnitř události) najdete položku Kontakty a skupiny. Uvnitř události je ve spodní části menu také odkaz na Správu kontaktů a skupin a na přehledu události je v Nástrojích tlačítko pro rychlý přístup.
Kontakty jsou společné pro celý workspace — stejný kontakt může být přiřazen k libovolnému počtu událostí. Údaje jako jméno, e-mail, telefon, firma, vlastní pole kontaktů a preferovaný jazyk jsou napříč událostmi sdílené.
Po jednom. Klikněte na + Přidat kontakt a vyplňte údaje. Vhodné při ad-hoc doplnění (například když účastník, který neprošel registrací, potřebuje být přidán ručně).
Hromadný import ze souboru. Import najdete na záložce Import ve Správě kontaktů a skupin. Průvodce má čtyři kroky: Nahrání, Mapování, Kontrola a Import. Do databáze se nic nezapíše, dokud v kroku Kontrola nekliknete na Potvrdit a importovat, takže si průchod můžete vyzkoušet nanečisto.
Připravte soubor. Tlačítkem Stáhnout šablonu získáte Excel se sloupci Jméno, Příjmení, Společnost, IČO, E-mail, Telefon, Pracovní pozice a Jazyk a s ukázkovým sloupcem skupiny a vlastního pole. Šablona ale není podmínkou: nahrát můžete i vlastní export z jiného systému (xls, xlsx nebo csv) a sloupce přiřadíte v kroku Mapování. Jediný povinný údaj je e-mail.
Skupiny a vlastní pole zapište do hlavičky. Sloupec s názvem #VIP zařadí do skupiny VIP každý kontakt, který má v tom sloupci cokoli vyplněného (třeba ano). Když máte skupiny v jednom sloupci jako text (VIP, Speakers), namapujete ho v dalším kroku na Skupiny z hodnoty; názvy oddělujte čárkou, středníkem nebo svislítkem. Vlastní pole kontaktu má sloupec *Název pole. Skupinu ani vlastní pole nemusíte zakládat předem, import je vytvoří.
Nahrání. Vyberte soubor a zvolte Režim importu (viz níže). Volitelné přiřazení k události přiřadí všechny importované kontakty k vybrané události, takže to nemusíte dělat zvlášť. Výchozí jazyk nových účastníků se použije u řádků, kde jazyk chybí nebo mu Happenee nerozumí. Pokračujte tlačítkem Nahrát a načíst.
Mapování. V tabulce vidíte každý sloupec souboru, ukázku hodnot a pole kontaktu, na které se má mapovat. Návrh vzniká podle názvů sloupců a rozumí českým i anglickým hlavičkám (Příjmení i Last name). Zkontrolujte ho, sloupce, které importovat nechcete, nechte na Přeskočit, a pokračujte tlačítkem Zkontrolovat import. Bez sloupce namapovaného na e-mail průvodce dál nepustí.
Kontrola. Happenee projde všechny řádky a ukáže souhrn: kolik řádků je v pořádku, kolik má chybu, kolik je duplicitních, kolik kontaktů vznikne nově a kolik jich už existuje, kolik přiřazení skupin, hodnot vlastních polí a přiřazení k události import provede. Pod souhrnem je seznam Nově vytvořené skupiny a tabulka Problémové řádky s číslem řádku, e-mailem, stavem a popisem problému. Tlačítko Stáhnout report dá CSV se stavem každého řádku. Pokud chcete soubor opravit, upravte ho a nahrajte znovu; rozpracovaný import nic nezapsal. Jinak potvrďte tlačítkem Potvrdit a importovat: řádky s chybou a duplicitní řádky se přeskočí, ostatní se importují.
Import. Sledujete průběh a výsledek: kolik kontaktů bylo vytvořeno, aktualizováno, přiřazeno k události, přeskočeno a u kolika import selhal. Report jde stáhnout i tady. Každý dokončený import se objeví v Historii importů pod průvodcem, včetně reportu.
Režim importu rozhoduje, co se stane s kontakty, které už ve workspace jsou (poznají se podle e-mailu):
Doplňujeme data (výchozí) — existující kontakty nechá být, doplní jim jen chybějící preferovaný jazyk a prázdná vlastní pole. Nové kontakty založí.
Přepisujeme data neprázdnými hodnotami — u existujících kontaktů přepíše jméno, společnost, telefon a další údaje hodnotami ze souboru. Prázdná buňka nic nemaže.
V obou režimech se skupiny jen přidávají; import kontakt ze žádné skupiny neodebere. E-mail se nikdy nepřepisuje, je to klíč, podle kterého se kontakty párují.
Kontrola označí jako chybu chybějící nebo neplatný e-mail, víc než 20 skupin v jedné buňce a název skupiny delší než 100 znaků. Duplicita je stejný e-mail podruhé v témže souboru; importuje se jen první řádek. Řádek bez jazyka projde, jen dostane výchozí jazyk. Soubor může mít nejvýš 20 000 řádků a 50 MB, hlavička s e-mailem musí být v prvních 100 řádcích a buňky se vzorci potřebují uloženou hodnotu (soubor uložte v Excelu, nebo vzorce nahraďte hodnotami).
Preferovaný jazyk je při importu důležitý, protože se podle něj řídí odesílání zvacího e-mailu a e-mailových kampaní. Vyplňte sloupec Jazyk dvoupísmenným kódem (cs, en); Happenee přijme i tvary jako čeština nebo english. Kde jazyk chybí, doplní se Výchozí jazyk nových účastníků z kroku Nahrání; už vyplněný jazyk existujícího kontaktu se tím nepřepíše.
Tabulku kontaktů si přizpůsobíte tomu, co zrovna řešíte:
Vyhledávání — pole Hledat kontakty hledá podle jména, e-mailu, události nebo skupiny. Když zadáte název události, dostanete seznam kontaktů přiřazených k té události.
Sloupce — tlačítkem Sloupce otevřete panel Nastavení sloupců a zaškrtnete, co chcete v tabulce vidět. Příjmení a jméno a E-mail jsou vždy zapnuté a nelze je vypnout; volitelně přidáte Události, Skupiny, Společnost, IČO, Telefon, Pozice a vaše vlastní pole kontaktů. Výběr potvrdíte tlačítkem Použít. Kliknutím na šipky v hlavičce sloupce řadíte.
Filtry — nad tabulkou se zobrazí filtry odpovídající zapnutým sloupcům: jakmile přidáte sloupec Společnost, přibude i filtr podle společnosti. Filtry kombinujete a celý výběr zrušíte tlačítkem Zrušit filtry.
Sloupce a filtry jsou propojené záměrně — co si zobrazíte jako sloupec, podle toho můžete rovnou filtrovat. Hodí se to před hromadnou akcí: vyfiltrujete si přesně ty kontakty, kterých se má akce týkat (například podle skupiny nebo firmy), a teprve pak je označíte.
Vytvořením kontaktu ve workspace ho ještě nepřiřadíte k události — to je samostatný krok. Přiřazení řešíte z tabulky kontaktů přes hromadné akce:
Označte jeden nebo více kontaktů zaškrtnutím políčka v řádku — nad tabulkou se objeví lišta hromadných akcí.
Klikněte na Přiřazení k události. Otevře se seznam událostí (dlouhý seznam profiltrujete polem Filtrovat události), kde upravíte, ke kterým událostem mají označené kontakty patřit. Volbu potvrdíte tlačítkem Upravit přiřazení k událostem.
Přes skupinu — v sekci Skupiny označte skupinu a tlačítkem Přiřazení k události ji celou přiřadíte k události jedním krokem; přiřadí se tím všichni její členové.
Jedna akce Přiřazení k události tak řeší přidání i odebrání zároveň. Odebrání z události nesmaže kontakt z workspace — zůstává v centrální databázi a jen přestane být navázaný na danou událost.
Konkrétní kontakt upravíte přes ikonu tužky v jeho řádku — otevře se boční panel Upravit kontakt se čtyřmi záložkami:
Základní údaje — jméno, příjmení, e-mail, společnost, pozice, telefon, IČO, preferovaný jazyk a foto (čtvercové, poměr 1:1).
Vlastní pole — hodnoty vašich vlastních polí kontaktů.
Události — ke kterým událostem je kontakt přiřazen; přiřazení tady přidáte i odeberete.
Skupiny — ve kterých skupinách kontakt je; členství upravíte zaškrtnutím.
Panel funguje jako kompletní karta jednoho kontaktu — údaje, události i skupiny spravujete na jednom místě, bez hromadných akcí. Změny uložíte tlačítkem Uložit.
Kontakt smažete buď hromadně (označit v tabulce → Smazat kontakt), nebo z bočního panelu úprav. Smazat ale lze jen kontakt, který nemá přiřazené žádné skupiny ani události — dokud nějaké má, je tlačítko neaktivní. Nejdříve tedy kontakt odeberte ze všech skupin i událostí, teprve pak ho smažete.
Smazání je nevratné a odebere kontakt z celého workspace. Pokud ho chcete dostat jen z jedné události, nemažte ho — stačí ho z té události odebrat (viz výše).
Skupiny se vytvářejí v sekci Skupiny (záložka v rámci Kontaktů a skupin).
Klikněte na + Přidat skupinu (nebo Vytvořit novou skupinu).
Zadejte název skupiny (například VIP, Speakers, Brno, Partner Siemens).
Uložte.
Skupiny jsou globální pro workspace. Lokální skupiny (unikátní pro jednu událost) dnes nejsou k dispozici.
Tři cesty:
Při importu — sloupcem #Název skupiny, nebo sloupcem se seznamem skupin namapovaným na Skupiny z hodnoty. Skupina, která ještě neexistuje, se založí.
Ručně v tabulce kontaktů — označit kontakt(y) a použít hromadnou akci Přidat nebo odebrat ze skupin; stejnou akcí kontakt ze skupiny i odeberete. Členství u jednoho kontaktu upravíte také v bočním panelu úprav na záložce Skupiny.
Automaticky přes registrační formulář — když účastník odpoví na otázku, přiřadí se podle odpovědi do skupiny. To se nastavuje v registračním formuláři (viz článek Jak fungují podmíněné otázky v registračním formuláři).
Skupiny mají čtyři hlavní použití v Happenee:
Cílení komunikace — e-mailové kampaně lze cílit jen na vybrané skupiny. Zvací e-mail cílení přes skupiny nepodporuje.
Řízení viditelnosti — obsahové funkce (Program, Řečníci, Vlastní obsah) i engagement funkce (Oznámení, Hlasování, Dotazník) lze zobrazit jen vybraným skupinám.
Podmínky v registračním formuláři — otázku i konkrétní odpověď lze zobrazit jen vybraným skupinám. Odpověď může účastníka do skupiny zařadit.
Reporting — statistiky účastníků lze filtrovat podle skupin.
Strukturu skupin naplánujte před spuštěním registrace. Zamyslete se, koho budete chtít odlišit, a skupiny založte, aby je registrační formulář mohl automaticky přiřazovat. Ex post se dají skupiny přiřadit hromadně, ale je to ruční práce.
Nechte výchozí Doplňujeme data: existující kontakty nechá být a skupiny doplní stejně. Přepisování zvolte jen tehdy, když soubor nese novější údaje než workspace. V kroku Kontrola vidíte, kolik existujících kontaktů import zasáhne, a report u každého z nich uvádí upozornění, že bude aktualizován.
Skupiny z importu vznikají automaticky a párují se podle názvu bez ohledu na velikost písmen. Překlep v hlavičce sloupce # nebo v buňce mapované na Skupiny z hodnoty založí novou skupinu. Před potvrzením projděte seznam Nově vytvořené skupiny; když v něm vidíte skupinu, kterou už máte, opravte soubor a nahrajte ho znovu.
Stejný e-mail podruhé v souboru označí Kontrola jako duplicitu a druhý řádek přeskočí celý, i se skupinami a údaji, které měl navíc. Před nahráním sloučte řádky se stejným e-mailem do jednoho.
Po vytvoření kontaktu ho vždy přiřaďte k události — jednotlivě, přes skupinu, nebo rovnou při importu volbou Volitelné přiřazení k události. Přiřazení je samostatný krok od přidání do workspace.
Import jazyk nikdy nenechá prázdný: kde chybí, dosadí Výchozí jazyk nových účastníků z kroku Nahrání. U smíšeného seznamu proto vyplňte sloupec Jazyk u každého řádku; u jednojazyčného seznamu stačí správně nastavit výchozí jazyk. Zvací e-mail a e-mailové kampaně se odesílají podle tohoto nastavení.
Skupiny jsou dnes pouze na úrovni workspace. Pokud potřebujete odlišit skupiny pro různé události, pojmenujte je prefixem (Konference25_VIP, Workshop25_Speakers).
Kontakt nelze smazat, dokud má přiřazené nějaké skupiny nebo události — Happenee to blokuje, aby smazání nerozbilo data u běžící události. Odeberte kontakt ze všech skupin a událostí (hromadnou akcí, nebo v bočním panelu úprav na záložkách Skupiny a Události) a teprve pak ho smažte. Když potřebujete kontakt dostat jen z jedné události, nemažte ho — odeberte ho z té události.
