Správa kontaktů a skupin je centrální databáze ve workspace, sdílená napříč všemi událostmi. Kontakty vkládáte ručně nebo importem z Excelu, skupiny slouží k cílení komunikace a řízení viditelnosti. Dobře naplánovaná struktura skupin ušetří hodiny práce — špatně naplánovaná znamená ruční přiřazování po stovkách účastníků.
Rozhodněte, kolik skupin budete potřebovat a podle jakého klíče. Typické klíče: typ účastníka (VIP, standardní, speaker, partner), zdroj registrace (kdo pozval), workshop/track, firemní příslušnost.
Skupiny založte před spuštěním registrace — ne během ní.
Kontakty můžete nahrát ručně nebo hromadně přes Excel. Import umožňuje rovnou přiřadit skupinu a preferovaný jazyk.
Přiřazení kontaktu k události je samostatný krok od jeho vytvoření ve workspace.
V levém menu workspace (na úrovni celého účtu, ne uvnitř události) najdete položku Kontakty a skupiny. Uvnitř události je ve spodní části menu také odkaz na Správu kontaktů a skupin a na přehledu události je v Nástrojích tlačítko pro rychlý přístup.
Kontakty jsou společné pro celý workspace — stejný kontakt může být přiřazen k libovolnému počtu událostí. Údaje jako jméno, e-mail, telefon, firma, vlastní pole kontaktů a preferovaný jazyk jsou napříč událostmi sdílené.
Po jednom. Klikněte na + Přidat kontakt a vyplňte údaje. Vhodné při ad-hoc doplnění (například když účastník, který neprošel registrací, potřebuje být přidán ručně).
Hromadný import z Excelu.
Pokud chcete importované kontakty rovnou zařadit do skupiny, skupinu založte předem v Kontaktech a skupinách → Skupiny → + Vytvořit skupinu.
V sekci Import kontaktů klikněte na Nový import.
Stáhněte si šablonu (Excel).
Vyplňte do šablony potřebné údaje — minimálně e-mail, dále jméno, příjmení, telefon, firma, vlastní pole, preferovaný jazyk. Skupiny zadávejte s prefixem # — například skupina import se v šabloně uvádí jako #import. Požadovanou skupinu zapište ke každému kontaktu, který do ní má patřit.
Vraťte se do administrace, klikněte na Vybrat soubor a vložte vyplněnou šablonu.
Zvolte režim importu:
Nepřepisovat data již naimportovaných kontaktů, pouze přidat nové — bezpečná varianta.
Doplnit skupiny u všech — existujícím kontaktům přidá vyplněné skupiny, nic nepřepíše.
Přepsat existující data — přepíše hodnoty u kontaktů, které jsou ve workspace i v importu.
Preferovaný jazyk je důležité při importu vyplnit, protože se podle něj řídí odesílání zvacího e-mailu a e-mailových kampaní. Pokud preferovaný jazyk chybí, nastaví se později automaticky, ale až v momentě, kdy účastník projde microsite s daným jazykem.
Tabulku kontaktů si přizpůsobíte tomu, co zrovna řešíte:
Vyhledávání — pole Hledat kontakty hledá podle jména, e-mailu, události nebo skupiny. Když zadáte název události, dostanete seznam kontaktů přiřazených k té události.
Sloupce — tlačítkem Sloupce otevřete panel Nastavení sloupců a zaškrtnete, co chcete v tabulce vidět. Příjmení a jméno a E-mail jsou vždy zapnuté a nelze je vypnout; volitelně přidáte Události, Skupiny, Společnost, IČO, Telefon, Pozice a vaše vlastní pole kontaktů. Výběr potvrdíte tlačítkem Použít. Kliknutím na šipky v hlavičce sloupce řadíte.
Filtry — nad tabulkou se zobrazí filtry odpovídající zapnutým sloupcům: jakmile přidáte sloupec Společnost, přibude i filtr podle společnosti. Filtry kombinujete a celý výběr zrušíte tlačítkem Zrušit filtry.
Sloupce a filtry jsou propojené záměrně — co si zobrazíte jako sloupec, podle toho můžete rovnou filtrovat. Hodí se to před hromadnou akcí: vyfiltrujete si přesně ty kontakty, kterých se má akce týkat (například podle skupiny nebo firmy), a teprve pak je označíte.
Vytvořením kontaktu ve workspace ho ještě nepřiřadíte k události — to je samostatný krok. Přiřazení řešíte z tabulky kontaktů přes hromadné akce:
Označte jeden nebo více kontaktů zaškrtnutím políčka v řádku — nad tabulkou se objeví lišta hromadných akcí.
Klikněte na Přiřazení k události. Otevře se seznam událostí (dlouhý seznam profiltrujete polem Filtrovat události), kde upravíte, ke kterým událostem mají označené kontakty patřit. Volbu potvrdíte tlačítkem Upravit přiřazení k událostem.
Přes skupinu — v sekci Skupiny označte skupinu a tlačítkem Přiřazení k události ji celou přiřadíte k události jedním krokem; přiřadí se tím všichni její členové.
Jedna akce Přiřazení k události tak řeší přidání i odebrání zároveň. Odebrání z události nesmaže kontakt z workspace — zůstává v centrální databázi a jen přestane být navázaný na danou událost.
Konkrétní kontakt upravíte přes ikonu tužky v jeho řádku — otevře se boční panel Upravit kontakt se čtyřmi záložkami:
Základní údaje — jméno, příjmení, e-mail, společnost, pozice, telefon, IČO, preferovaný jazyk a foto (čtvercové, poměr 1:1).
Vlastní pole — hodnoty vašich vlastních polí kontaktů.
Události — ke kterým událostem je kontakt přiřazen; přiřazení tady přidáte i odeberete.
Skupiny — ve kterých skupinách kontakt je; členství upravíte zaškrtnutím.
Panel funguje jako kompletní karta jednoho kontaktu — údaje, události i skupiny spravujete na jednom místě, bez hromadných akcí. Změny uložíte tlačítkem Uložit.
Kontakt smažete buď hromadně (označit v tabulce → Smazat kontakt), nebo z bočního panelu úprav. Smazat ale lze jen kontakt, který nemá přiřazené žádné skupiny ani události — dokud nějaké má, je tlačítko neaktivní. Nejdříve tedy kontakt odeberte ze všech skupin i událostí, teprve pak ho smažete.
Smazání je nevratné a odebere kontakt z celého workspace. Pokud ho chcete dostat jen z jedné události, nemažte ho — stačí ho z té události odebrat (viz výše).
Skupiny se vytvářejí v sekci Skupiny (záložka v rámci Kontaktů a skupin).
Klikněte na + Přidat skupinu (nebo Vytvořit novou skupinu).
Zadejte název skupiny (například VIP, Speakers, Brno, Partner Siemens).
Uložte.
Skupiny jsou globální pro workspace. Lokální skupiny (unikátní pro jednu událost) dnes nejsou k dispozici.
Tři cesty:
Při importu — ve sloupci skupin v Excelu.
Ručně v tabulce kontaktů — označit kontakt(y) a použít hromadnou akci Přidat nebo odebrat ze skupin; stejnou akcí kontakt ze skupiny i odeberete. Členství u jednoho kontaktu upravíte také v bočním panelu úprav na záložce Skupiny.
Automaticky přes registrační formulář — když účastník odpoví na otázku, přiřadí se podle odpovědi do skupiny. To se nastavuje v registračním formuláři (viz článek Jak fungují podmíněné otázky v registračním formuláři).
Skupiny mají čtyři hlavní použití v Happenee:
Cílení komunikace — e-mailové kampaně lze cílit jen na vybrané skupiny. Zvací e-mail cílení přes skupiny nepodporuje.
Řízení viditelnosti — obsahové funkce (Program, Řečníci, Vlastní obsah) i engagement funkce (Oznámení, Hlasování, Dotazník) lze zobrazit jen vybraným skupinám.
Podmínky v registračním formuláři — otázku i konkrétní odpověď lze zobrazit jen vybraným skupinám. Odpověď může účastníka do skupiny zařadit.
Reporting — statistiky účastníků lze filtrovat podle skupin.
Strukturu skupin naplánujte před spuštěním registrace. Zamyslete se, koho budete chtít odlišit, a skupiny založte, aby je registrační formulář mohl automaticky přiřazovat. Ex post se dají skupiny přiřadit hromadně, ale je to ruční práce.
Pro doplnění volte Nepřepisovat data, pouze přidat nové nebo Doplnit skupiny u všech. Režim Přepsat používejte pouze, když opravdu potřebujete přepsat staré hodnoty.
Po vytvoření kontaktu ho vždy přiřaďte k události — buď jednotlivě, nebo přes skupinu. Přiřazení je samostatný krok od přidání do workspace.
Při importu vždy vyplňte sloupec preferovaného jazyka. Zvací e-mail a e-mailové kampaně se odesílají podle tohoto nastavení.
Skupiny jsou dnes pouze na úrovni workspace. Pokud potřebujete odlišit skupiny pro různé události, pojmenujte je prefixem (Konference25_VIP, Workshop25_Speakers).
Kontakt nelze smazat, dokud má přiřazené nějaké skupiny nebo události — Happenee to blokuje, aby smazání nerozbilo data u běžící události. Odeberte kontakt ze všech skupin a událostí (hromadnou akcí, nebo v bočním panelu úprav na záložkách Skupiny a Události) a teprve pak ho smažte. Když potřebujete kontakt dostat jen z jedné události, nemažte ho — odeberte ho z té události.
