Pokud u události zajišťujete ubytování, můžete účastníkům umožnit vybrat si spolubydlícího přímo v registračním formuláři. Happenee vede seznam pokojů (jednolůžkové a dvoulůžkové), hlídá matching a umí exportovat výsledek pro hotel. Funkce je navázaná na otázku typu 7 v doplňujících otázkách formuláře.
Rozhodněte, jak účastníci spolubydlícího vyberou — výběr ze seznamu přihlášených, žádná preference (systém rozdělí), nebo jen jednolůžkové pokoje (každý má svůj).
Před otevřením registrace si ověřte, že všichni, kdo se budou moct vybírat navzájem, jsou přiřazeni k události v Kontaktech a skupinách — výběr probíhá ze seznamu přiřazených, ne až po registraci.
Spočítejte si potřebný počet pokojů (jednolůžkových + dvoulůžkových) a vygenerujte je předem.
Na konci máte export do hotelu — ujistěte se, že hotel akceptuje formát, který Happenee exportuje.
V registračním formuláři na záložce Doplňující otázky přidejte + Nová otázka a v dropdownu Vyberte typ otázky vyberte typ 7 — Výběr ubytování, výběr spolubydlícího ze seznamu. V panelu se otevřou dvě sekce:
Varianty ubytování — seznam voleb, které uvidí účastník (Dvoulůžkový pokoj, Jednolůžkový pokoj, Nechci ubytování). U každé volby lze přidat podmíněnou otázku (například Jaké je vaše preferované patro?).
Nemám preferenci spolubydlícího — volba, kterou účastník zaškrtne, pokud je mu jedno, s kým bude. Systém je přiřazuje sám.
V detailu otázky otevřete Detail nastavení → Administrace pokojů. Zde se vytvářejí a spravují pokoje.
Vytvoření pokojů.
V sekci Administrace pokojů zadejte Název pokoje (může být libovolný — třeba číslo patra, typ kategorie).
Vyberte typ — Jednolůžko nebo Dvoulůžko.
Zadejte Počet pokojů k vygenerování.
Klikněte na Přidat. Systém vytvoří zadaný počet pokojů.
Jednolůžkový pokoj lze přiřadit pouze v administraci. Účastník si ho nemůže vybrat v registračním formuláři.
Opakujte pro každou kategorii pokojů, kterou potřebujete. Hlídejte si celkový počet — pokud vygenerujete málo pokojů, některé účastníky nebudete moct ubytovat, a budete muset dopočítat.
Účastník A prochází registračním formulářem a u otázky typu 7 vybírá Dvoulůžkový pokoj.
Pod volbou se zobrazí pole Vyberte spolubydlícího se seznamem všech účastníků přiřazených k události (ne těch, kteří jsou již zaregistrovaní — matching dělá organizátor dopředu).
Účastník A vybere účastníka B a dokončí registraci.
Účastník B prochází svou registrací a vidí, že si ho účastník A vybral. Má dvě možnosti:
Potvrdit volbu — pár je spárovaný.
Vybrat někoho jiného — rozváže původní volbu a vytvoří novou.
V sekci Administrace pokojů vidíte:
Seznam vygenerovaných pokojů a kdo v nich je ubytován.
Filtr zobrazení — účastníci se spolubydlícím, bez preference, všichni zaregistrovaní, všichni účastníci.
Legendu barev u účastníků:
Žlutě podbarvený — nezaregistrovaný.
Červeně podbarvený — uživatel nechce ubytování.
Lososově podbarvený — uživatel se nezúčastní.
Fialově podbarvený — uživatel se odhlásil z události.
Administrátor může ručně přiřadit účastníka do konkrétního pokoje, posunout mezi pokoji, nebo přiřadit jednolůžkový pokoj.
Z administrace pokojů lze generovat export se seznamem obsazení pokojů — jméno, e-mail, pokoj, typ pokoje, spolubydlící. Formát je Excel. Před předáním hotelu ověřte, že jejich systém akceptuje tento formát, nebo data upravte.
Varianty ubytování a texty otázky upravujte ve všech jazycích, které má událost přidané — přepínačem vlaječek v pravém horním rohu. Název pokoje ani legenda v administraci se účastníkům nezobrazuje (je jen pro organizátora), takže je nemusíte překládat.
Výběr probíhá ze seznamu přiřazených k události, ne zaregistrovaných. Pokud chcete, aby si účastníci vybírali navzájem, přiřaďte je všechny k události předem — hromadně přes skupinu nebo import.
Spočítejte si potřebný počet pokojů před spuštěním registrace. Dejte si rezervu — optimálně 10 %. Pokoje doplníte kdykoli přes Administrace pokojů → + Přidat.
Funkce výběru spolubydlícího funguje obousměrně, ale aby ji oba využili, musí oba projít registračním formulářem po tom, co byli do události přiřazeni. Pokud B dokončí registraci první a A ho pak vybere, A uvidí B v seznamu a B musí souhlas doplnit v účastnickém profilu (ne v původním formuláři).
V administraci ručně přerovnejte účastníky. Pokud má událost hodně změn, vyčkejte s přiřazením pokojů až do uzavření registrace — vyhnete se opakovanému rovnání.
Export ubytování neobsahuje všechny informace z registračního formuláře. Pro dodatečné údaje použijte export celého registračního formuláře a data spojte ručně v Excelu.
