Registrační formulář je nástroj, kterým od účastníků získáváte kontaktní údaje (sdílené napříč workspace) a doplňující informace specifické pro konkrétní událost. Formulář je součástí microsite a zobrazí se po zadání e-mailu nebo kliknutí na tlačítko Pokračovat k registraci. U placených vstupenek je přístupný až po úhradě (u varianty s doplněním informací).
Rozhodněte, které kontaktní údaje budete potřebovat povinně — e-mail je vždy povinný, ostatní si nastavujete.
Vyjmenujte si, jaké doplňující otázky potřebujete — doprava, stravování, výběr workshopu, ubytování, preference.
Pokud chcete některé otázky vidět jen některým skupinám účastníků, naplánujte skupiny dopředu.
U vícejazyčných událostí si připravte znění otázek i odpovědí ve všech jazycích.
Formulář upravujete v administraci události v levém menu pod Registrační formulář.
Registrační formulář má dvě hlavní obsahové záložky:
Kontaktní údaje — sdílené s celým workspace. Co účastník vyplní, se propíše do správy kontaktů a je k dispozici pro další události.
Doplňující otázky — specifické pro konkrétní událost. Každá událost má vlastní sadu otázek.
Vedle nich má administrace formuláře záložky Náhled formuláře (otevře formulář, jak ho uvidí účastník), Struktura otázek (přehled, jak jsou podmíněné otázky navázané), Exporty (stažení odpovědí v Excelu nebo CSV a GDPR souhlasů nad rámec) a Upravit odpovědi (úpravy odpovědí konkrétních účastníků).
Pole kontaktních údajů jsou přednastavená Happenee. K dispozici jsou E-mail, Jméno, Příjmení, Telefon, Pracovní pozice, Společnost, IČO, Země, Twitter (X) a LinkedIn. U každého pole volíte:
Povinné — účastník musí pole vyplnit.
Nepovinné — pole se zobrazí, ale vyplnění není nutné.
Skrýt — pole se účastníkovi vůbec neukáže.
E-mail je vždy povinný — toto nastavení nelze přepnout.
Vedle standardních kontaktních polí je níže samostatná sekce Vlastní pole kontaktů se stejnou trojicí voleb. Ta si nadefinujete v Nastavení workspace → Vlastní pole kontaktů (jsou sdílená pro všechny události). Obvyklé využití: oslovení, interní ID zaměstnance, oddělení, cena za služební cestu.
Při zapnuté automatické registraci platí kontaktní údaje jen pro individuální a hromadné registrační odkazy — tedy pro registrace bez nákupu vstupenky. Kdo prochází nákupem vstupenky, vyplňuje pole nastavená u konkrétní vstupenky, ne tady. Administrace na to upozorňuje přímo nad seznamem polí.
Na záložce Doplňující otázky přidáváte otázky specifické pro událost kliknutím na tlačítko + Nová otázka. U každé otázky volíte (v dropdownu Vyberte typ otázky):
Otázka nebo název pole (povinný).
Doplňující popis (volitelný — krátký doplňující text pod otázkou).
Typ otázky (viz níže).
Stav (Povinné / Nepovinné / Skrýt).
Viditelnost — otázku lze zobrazit jen vybraným skupinám.
Smazání dat tři měsíce po události (automatická retence v rámci GDPR).
Pořadí otázek upravujete drag-and-drop.
Při vytváření otázky vyberete typ:
Odpovědí vlastním textem — volný textový input.
Výběr jedné odpovědi z nabízených — dropdown nebo radio.
Výběr jedné nebo vlastní text — kombinace.
Výběr více odpovědí — checkbox.
Výběr více odpovědí nebo vlastní text — kombinace.
Výběr jedné odpovědi s limitem počtu odpovědí — například Autobus č. 1 (20 míst), Autobus č. 2 (20 míst). Systém hlídá kapacitu.
Výběr ubytování, výběr spolubydlícího ze seznamu účastníka — viz článek Správa ubytování a výběru spolubydlícího.
(ISIC — nepoužívat, integrace nefunguje.)
Výběr více účastníků ze seznamu.
Vložit obrázek — účastník nahraje obrázek.
Vložit datum.
Vložit čas.
Vložit datum a čas.
Vložit číslo.
Informační text — nejde o otázku, jen blok textu vložený do formuláře (například instrukce).
Vložit PDF / XLSX / DOCX — účastník nahraje soubor.
Výběr země ze seznamu.
U otázky Výběr jedné odpovědi vytváříte seznam možných odpovědí. U každé odpovědi lze:
Nastavit viditelnost — odpověď se zobrazí jen vybraným skupinám.
Zařadit účastníka do skupiny podle zvolené odpovědi. Příklad: otázka Odkud přijedete? s odpovědí Brno zařadí účastníka do skupiny Brno. Potom můžete na tuto skupinu cílit komunikaci.
Přidat podmíněné otázky pod konkrétní odpověď — viz článek Jak fungují podmíněné otázky v registračním formuláři.
Odeslat ICS dle vybrané odpovědi (dostupné u otázky typu 2 a 6). Místo ICS s datem události systém odešle ICS s daty podle konkrétní odpovědi. Každé odpovědi tak přiřadíte vlastní datum od–do.
Otázka typu 6 se hodí na situace s pevnou kapacitou — autobusy, workshopy, večerní program. U každé odpovědi nastavíte:
Maximální počet míst.
Zobrazit účastníkům, kolik je limit a kolik zbývá — volitelné zobrazení zbývající kapacity.
Zobrazit možný počet doprovodů — nastavíte, o kolik doprovodů se registrace může ucházet.
Odeslat ICS dle vybrané odpovědi.
Smazat data po třech měsících.
Typ 6 řeší i doprovod jednotnou cestou — můžete v jedné otázce nabídnout autobus + počet doprovodů.
V administraci formuláře můžete upravit:
Pozici registračního tlačítka na microsite.
Text na obrazovce po vyplnění a odeslání formuláře — zobrazí se jako děkovná stránka. Podporuje zástupné proměnné (jméno účastníka, název události).
Náhled formuláře otevře formulář přesně tak, jak ho uvidí účastník.
Struktura otázek zobrazí přehled, jak jsou podmíněné otázky navázané.
Exporty — odpovědi z formuláře lze stáhnout v Excelu nebo CSV. V administraci je možnost ukládat různá filtrovaná zobrazení pro týmy. Na stejné záložce stáhnete i export GDPR souhlasy nad rámec — seznam všech účastníků události s přehledem, kdo který souhlas nad rámec udělil a kdo ne. Stejný export nabízí i sekce Statistiky; kdy který export použít, popisuje článek Práce s objednávkami a exporty.
Přepínač jazyků (dvě vlajky v pravém horním rohu) přepíná jazyk, který právě upravujete. Při vícejazyčné události vyplňujete každý jazyk zvlášť — otázky, odpovědi, texty. Pokud jazyk nevyplníte, použije se primární jazyk události.
Na konci formuláře se účastníkovi zobrazuje text ochrany osobních údajů (přednastavený nebo vlastní — nastavuje se v Nastavení workspace → Ochrana osobních údajů) a souhlasy nad rámec (marketing, publikace fotografií, profilování). Na úrovni formuláře rozhodujete, zda se souhlasy nad rámec mají zobrazit. Kdo který souhlas udělil, zjistíte z exportu GDPR souhlasy nad rámec na záložce Exporty.
Integrace s ISIC dnes nefunguje — tuto variantu nepoužívejte. Pro ověření studenta použijte běžnou otázku (např. typ 10 — vložit obrázek studentského průkazu) nebo ověřujte ručně.
U placených událostí s doplňujícími daty vždy volte registraci s doplněním informací, ne automatickou. U neplacených událostí stačí přidat doplňující otázky a formulář se zobrazí.
Přepínač Zobrazit účastníkům, kolik je limit a kolik zbývá je volitelný. Pokud kapacitu nechcete zobrazovat, ale chcete ji počítat, nechte přepínač vypnutý. Systém stejně kontroluje zaplnění.
Přepněte vlajkou přes každý aktivní jazyk a doplňte znění. Pokud jazyk nevyplníte, použije se primární jazyk jako fallback — to znamená, že účastník uvidí formulář v jazyce, který si nezvolil.
U otázky typu 2 (výběr jedné) využijte nastavení Zařadit do skupiny přímo u odpovědi. Skupinu založte předem, formulář se o přiřazení postará.
