Vlastní pole kontaktů jsou textová pole, kterými si rozšíříte kontaktní údaje nad rámec standardní sady (jméno, e-mail, telefon, společnost, pozice a další). Definujete je jednou v Nastavení workspace a jsou pak sdílená napříč všemi událostmi — použijete je v registračním formuláři, u nákupu vstupenky, jako sloupec v tabulce kontaktů i jako zástupnou proměnnou v e-mailu. Založte je dřív, než spustíte první registraci; zpětně se nevyplní.
Sepište si, co o lidech potřebujete vědět napříč událostmi, ne jen na jedné. Typicky oslovení, oddělení, interní ID zaměstnance, středisko pro přeúčtování nákladů.
Ověřte, že to už není standardní pole. Společnost a IČO standardní pole jsou — zakládat je znovu jako vlastní pole je častý omyl.
Pole založte v Nastavení workspace na záložce Vlastní pole kontaktů a vyplňte název ve všech jazycích, které používáte.
Teprve pak v registračním formuláři konkrétní události rozhodněte, jestli se pole zobrazí a jestli bude povinné.
Definice pole žije ve workspace, ne v události. To znamená, že pole založené kvůli jedné konferenci je od té chvíle k dispozici i všem ostatním událostem — a hodnota, kterou u kontaktu vyplníte, se drží u kontaktu napříč událostmi. Když stejný člověk přijde na tři vaše události, jeho oddělení nebo interní ID zadáváte jednou.
To je zároveň důvod, proč nemá smysl zakládat pole pro jednorázovou informaci vázanou na jednu událost (preferovaný termín workshopu, velikost trička). Takové věci patří mezi doplňující otázky registračního formuláře — ty jsou vázané na událost a odpověď zůstane u té události.
Registrační formulář — vlastní pole jsou v něm samostatná sekce pod standardními kontaktními poli, se stejnou trojicí voleb Povinné / Nepovinné / Skrýt.
Nákup vstupenky — pole lze zobrazit i v údajích, které vyplňuje kupující.
Tabulka kontaktů — vlastní pole si zapnete jako sloupec přes tlačítko Sloupce, takže podle něj můžete filtrovat a řadit.
Import kontaktů — vlastní pole má svůj sloupec v importní šabloně, takže se dají naplnit hromadně z Excelu.
E-maily a kampaně — na vlastní pole existuje zástupná proměnná, kterou vložíte do textu zprávy.
Rozhodovací pravidlo je jednoduché:
údaj, který o člověku platí dlouhodobě a napříč událostmi — vlastní pole kontaktů (workspace)
odpověď platnou jen pro tuhle událost — doplňující otázku v registračním formuláři (událost)
větvení formuláře podle odpovědi nebo zařazení do skupiny — doplňující otázku — vlastní pole tohle neumí
Vlastní pole jsou textová. Když potřebujete výběr z možností, souhlas, datum nebo podmíněnou logiku, jste v doplňujících otázkách.
Název pole se zadává pro každý jazyk zvlášť. Pokud událost běží česky i anglicky a název vyplníte jen v jednom jazyce, uvidí druhá jazyková skupina prázdný nebo nepřeložený popisek. Po založení pole vždy přepněte jazyk a doplňte druhou verzi.
Obojí je standardní kontaktní pole registračního formuláře. Když je založíte znovu jako vlastní pole, budete mít v tabulce kontaktů dva sloupce s firmou, dvě různě vyplněné hodnoty a v exportu nepořádek. Než pole založíte, projděte si standardní sadu: E-mail, Jméno, Příjmení, Telefon, Pracovní pozice, Společnost, IČO, Země, Twitter (X), LinkedIn.
Vlastní pole můžete přidat kdykoli, ale zpětně se samo nevyplní. Lidem, kteří se zaregistrovali dřív, bude hodnota chybět a doplníte ji jen ručně u jednotlivých kontaktů nebo importem z Excelu. U větší události to znamená hodiny práce navíc — proto pole zakládejte v přípravné fázi, ne až vám bude chybět v reportu.
Velikost trička, výběr menu nebo preferovaný workshop nejsou vlastnosti kontaktu — jsou to odpovědi k jedné události. Když je zadáte jako vlastní pole, budou viset u kontaktu i u všech dalších událostí a při příští události vám budou matoucí. Patří do doplňujících otázek registračního formuláře.
V nastavení události najdete jen přepínač, jestli se vlastní pole ve formuláři zobrazí. Samotné pole zakládáte a přejmenováváte v Nastavení workspace. Pokud tam pole nevidíte, není založené — ne skryté.
