Nastavení workspace je jediné místo, kde se nastavují věci platné pro všechny vaše události najednou — váš uživatelský účet, informace o společnosti, výchozí patička e-mailu a microsite, vlastní pole kontaktů, ochrana osobních údajů a napojení na externí systémy; sdílené Soubory a přehled Faktur mají v levém menu vlastní položky. Nastavíte je jednou před první událostí a pak se k nim vracíte jen výjimečně. Část z nich ale nemůžete změnit sami — mění je zákaznická podpora, takže s nimi počítejte s předstihem.
Do nastavení se dostanete z levého menu na úrovni workspace, kde je pět položek: Události, Správa kontaktů a skupin, Nastavení workspace, Soubory a Faktury. Samotné Nastavení workspace má čtyři záložky: Uživatelský účet, Vlastní pole kontaktů, Ochrana osobních údajů a Integrace.
Doporučené pořadí, než založíte první událost:
Uživatelský účet — zkontrolujte jméno, jazyk administrace a zapněte dvoufázové ověření.
Informace o společnosti — pokud nesedí, napište zákaznické podpoře; sami je nezměníte.
Patička e-mailu a microsite — výchozí text, který se propíše do všech událostí.
Vlastní pole kontaktů — jestli budete u kontaktů evidovat něco navíc, založte pole teď. Později se dají doplnit, ale už nasbíraná data v nich chybět budou.
Ochrana osobních údajů — bez ní nesmíte spustit registraci.
Body 4 a 5 mají největší dopad, když se na ně zapomene. Zbytek se dá dohnat kdykoli.
Workspace je prostředí vaší organizace — drží kontakty, skupiny a všechny události. Nastavení workspace platí napříč událostmi, nastavení události jen pro tu jednu. Rozdělení je stabilní: GDPR, vlastní pole kontaktů, sdílené soubory a databáze kontaktů jsou workspace; program, registrační formulář, řečníci a sponzoři jsou událost.
Záložka Uživatelský účet obsahuje vaše jméno a příjmení, jazyk administrace (v jakém jazyce vidíte samotné rozhraní — nesouvisí s jazyky obsahu události) a Dvoufázové ověření (2FA). Jazyk administrace má dvě hodnoty, češtinu a angličtinu.
Dvoufázové ověření je ve výchozím stavu Vypnuto; zapnete ho odkazem Povolit dvoufaktorové ověření vedle stavu. Potvrzuje se ověřovací aplikací typu Google Authenticator: administrace zobrazí QR kód, ten načtete v aplikaci a zapnutí dokončíte tlačítkem Kód jsem si přidal - Zapnout. Při každém dalším přihlášení pak kromě hesla zadáte časově omezený kód z aplikace. Ověření přes SMS ani záložní kódy Happenee nenabízí, takže potřebujete telefon s ověřovací aplikací — počítejte s tím, než ověření zapnete.
U workspace, přes který jde registrace zaměstnanců nebo klientů, ověření doporučujeme zapnout — administrátorský účet vidí kontaktní údaje všech účastníků napříč událostmi.
Heslo se nemění tady. Volbu Změna hesla najdete v menu, které se rozbalí kliknutím na jméno vašeho účtu úplně dole v levém sloupci, vedle odhlášení.
Dnes má workspace jeden administrátorský účet. Rozpad na víc uživatelů s vlastními přístupovými právy je v přípravě, takže zatím počítejte s tím, že přihlašovací údaje sdílí celý tým, který do administrace potřebuje.
Sekce Informace o společnosti drží fakturační a identifikační údaje vaší organizace a Kód — interní identifikátor workspace, který jen čtete. Kromě názvu společnosti sem patří jméno odesílatele, jméno a e-mail příjemce odpovědi a dvojice polí pro ICS soubor (kalendářovou pozvánku), tedy hodnoty, se kterými odcházejí e-maily účastníkům. Ze stejných údajů se plní i šablona ochrany osobních údajů, kde vystupujete jako správce.
Informace o společnosti nastavuje zákaznická podpora. Když se změní název firmy nebo adresa, napište jim; v administraci pole neupravíte. Pro jednotlivou událost je ale můžete přepsat v jejím nastavení.
Ve spodní části záložky Uživatelský účet najdete ještě kartu Odkazy na brandovanou účastnickou aplikaci — odkazy na iOS aplikaci, Android aplikaci a webovou aplikaci pod vaší značkou. Samotný vzhled aplikace (white label) tady nenastavíte — zapíná ho zákaznická podpora.
Výchozí text patičky se propisuje do e-mailů i na microsite všech událostí ve workspace. Jsou to dvě pole — Patička microsite a Patička e-mailu — a vyplňují se zvlášť pro každý jazyk obsahu; prázdné pole ukazuje Nenastaveno.
Stejně jako informace o společnosti mění výchozí hodnoty zákaznická podpora. Na úrovni jednotlivé události pak patičku můžete přepsat — pokud tedy potřebujete jinou patičku jen pro jednu událost, řešte to v nastavení té události, ne tady.
Textová pole, kterými si rozšíříte kontaktní údaje nad rámec standardní sady. Definují se ve workspace a jsou sdílená se všemi událostmi — použijete je v registračním formuláři, při nákupu vstupenky i jako sloupce v tabulce kontaktů. Vyplňují se ve všech jazycích, které používáte. Detail v článku Jak fungují vlastní pole kontaktů.
Podmínky zpracování osobních údajů, které účastník bere na vědomí při registraci i při nákupu vstupenky, a souhlasy nad rámec (marketing, fotografie, nabídky třetích stran). Bez nastavené ochrany osobních údajů nemá smysl spouštět registraci. Detail v článku Nastavení ochrany osobních údajů.
Samostatná položka levého menu (ne záložka nastavení): centrální úložiště dokumentů pro celý workspace. Nahrajete sem PDF nebo obrázek a dostanete odkaz, kterým se na soubor odkážete z obsahu události nebo z e-mailu. Detail v článku Práce se soubory ve workspace.
Záložka Integrace spravuje napojení workspace na externí systémy. Dnes na ní vydáváte Partner API klíče — přístupové klíče, kterými se váš druhý systém (CRM, registrační nástroj, prodejní kanál) autorizuje proti Happenee. Ke každému klíči nastavujete oprávnění zvlášť, takže integrace dostane jen to, co potřebuje. Detail v článku Partnerské API klíče.
Položka Faktury v levém menu ukazuje všechny faktury napříč událostmi ve workspace — má smysl jen tehdy, když někde prodáváte placené vstupenky. Je to běžná stránka administrace s levým menu.
Seznam filtrujete podle roku, měsíce, typu faktury a události, případně fulltextovým polem Filtr; u každého záznamu vidíte číslo faktury, typ, data vystavení a zdanitelného plnění, variabilní symbol, událost, částku s DPH a odběratele a stáhnete doklad v PDF. Pro účetnictví je nad tabulkou hromadné Stáhnutí ISDOC; u jednotlivého řádku se ISDOC nabízí jen u některých typů dokladu, takže se na něj u zálohových faktur nespoléhejte.
Nepleťte si to s objednávkami uvnitř události: tam řešíte konkrétní objednávku, fakturační údaje a refundace. Faktury ve workspace slouží k tomu, abyste si na konci měsíce stáhli doklady za všechny události na jednom místě.
Celou databázi kontaktů vyexportujete tlačítkem Kontakty (Excel). Nehledejte ho v Nastavení workspace — je vpravo nahoře na stránce Správa kontaktů a skupin. Hodí se před migrací, pro zálohu nebo pro předání dat do CRM.
Obojí je workspace-level. V události najdete jen přepínače, které rozhodují, jestli se souhlasy nad rámec a vlastní pole zobrazí v registračním formuláři — samotný text podmínek ani definici polí tam nezaložíte. Když něco z toho nemůžete najít, zkontrolujte nejdřív, na které úrovni administrace stojíte.
Obojí mění zákaznická podpora, ne vy. Když firma mění název nebo se sjednocuje branding, napište podpoře dřív, než rozešlete pozvánky — přepsat patičku ve všech už odeslaných e-mailech nejde.
Ani jedno tam není. Změna hesla je v menu pod jménem vašeho účtu dole v levém sloupci, export Kontakty (Excel) vpravo nahoře na stránce Správa kontaktů a skupin. Záložka Uživatelský účet mění jen jméno, jazyk administrace a dvoufázové ověření.
Jazyk administrace určuje, v jakém jazyce vidíte samotné rozhraní Happenee. S tím, v jakých jazycích vidí obsah účastník, nemá nic společného — jazyky obsahu se nastavují u události a přepínají vlajkami vpravo nahoře. Klidně můžete mít administraci česky a událost jen v angličtině.
Pole můžete přidat kdykoli, ale zpětně se samo nevyplní. Lidem, kteří se zaregistrovali před jeho založením, bude hodnota chybět a doplníte ji jen ručně nebo importem. Rozmyslete si proto ještě před spuštěním registrace, co budete o kontaktech potřebovat vědět.
