Administrace Happenee je prostředí, ve kterém jako organizátor spravujete svůj workspace, jednotlivé eventy a všechny související funkce. Má ustálenou strukturu — levé menu pro navigaci a střední obsahovou plochu. Ve spodní části levého menu je nápověda, správa kontaktů, váš účet a rozbalovací nabídka Nástroje, ve které se schovávají Registrace, Prezence, Nominace a nastavení workspace — plus jedna položka navíc podle toho, jestli má událost zapnuté placené vstupenky (Objednávky), nebo schvalovanou registraci (Schvalování účastníků). Základní orientace vám trvá minuty, ale poznání, co se kde nachází, vám ušetří zbytečné hledání při každé pozdější práci.
Přihlaste se do administrace na své URL adrese Happenee.
Seznamte se se dvěma hlavními oblastmi: levé menu (hlavní sekce, dole pak nápověda, kontakty, Nástroje a váš účet) a hlavní plocha (obsah aktuální sekce).
Rozlišujte, zda jste v nastavení workspace (napříč celou organizací), nebo uvnitř konkrétního eventu (jen pro jednu událost).
Poznejte přepínač jazyka — všechen obsah eventu se edituje zvlášť v každém nastaveném jazyce.
Po přihlášení se otevře hlavní stránka se seznamem událostí. V horní části lze přepínat mezi:
Nadcházející události
Uplynulé události
Všechny události
Kliknutím na kterýkoliv event se dostanete do jeho vlastní administrace. Zpět na úroveň workspace přejdete přes logo Happenee nebo tlačítko zpět.
Levé menu je hlavní navigační prvek a zobrazuje jiné položky podle toho, zda jste ve workspace, nebo uvnitř eventu.
Na úrovni workspace je pět položek:
Události
Správa kontaktů a skupin
Nastavení workspace — uživatelský účet, vlastní pole kontaktů, ochrana osobních údajů, integrace
Soubory — sdílené úložiště dokumentů
Faktury — přehled faktur za vstupenky napříč událostmi
Uvnitř eventu najdete sekce pro jednotlivé části události:
Přehled — úvodní stránka události s nástroji a statistikami
Nastavení události
Statistiky a reporting
Obsah — program, řečníci, lokalita, sponzoři, vystavovatelé a další obsahové funkce
Engagement — oznámení, hlasování, dotazník, networking a další
Účastnická aplikace
Placené vstupenky
Registrační formulář
Potvrzovací e-mail
Microsite
Zvací e-mail
E-mailové kampaně
Odbavení na místě
Přesný seznam závisí na tom, jaké funkce a moduly má událost zapnuté.
Všimněte si, že tu nejsou Registrace, Prezence ani Objednávky — ty jsou v nabídce Nástroje ve spodní části menu. Komunikace také není jedna položka, ale čtyři samostatné (Potvrzovací e-mail, Microsite, Zvací e-mail, E-mailové kampaně).
Pod oddělovací linkou ve spodní části levého menu najdete:
Nápověda — otevírá vestavěný chat, který pomocí AI odpovídá na otázky ohledně nastavení a eventů. Je i na úrovni workspace.
Správa kontaktů a skupin — kontakty napříč workspace (uvnitř události).
Nástroje — rozbalovací nabídka, která se otevře jako panel doprava. Vždy jsou v ní Registrace, Prezence, Nominace a Nastavení workspace. K nim přibývá jedna podmíněná položka: u události s placenými vstupenkami Objednávky, u události se schvalovanou registrací Schvalování účastníků. Obě funkce se navzájem vylučují, takže se v nabídce nikdy nepotkají. Toto je denní provoz události, proto je nabídka dostupná odkudkoli z administrace události.
Účet — nastavení vašeho administrátorského účtu, změna hesla, odhlášení.
Odkazy na aplikace nejsou v menu — otevírá je tlačítko Aplikace na hlavní stránce workspace. Najdete pod ním webovou účastnickou aplikaci, iOS aplikaci (App Store), Android aplikaci (Google Play) a servisní aplikaci pro odbavení. Pokud máte brandovanou (white label) aplikaci, vedou odkazy přímo na vaši verzi.
V pravém horním rohu administrace eventu najdete vlajky jazyků — typicky dvě (primární + sekundární), podle toho, kolik jazyků jste u eventu nastavili. Přepínačem měníte jazyk, ve kterém editujete obsah:
Každý jazyk se vyplňuje zvlášť.
Když jste v češtině a vyplníte název obsahové funkce (například session v programu, řečníka, sponzora), anglická verze zůstane prázdná, dokud jazyk nepřepnete a obsah nedoplníte.
Toto se netýká administrace jako takové — rozhraní Happenee můžete mít v jiném jazyce, než editujete obsah.
Nezapomeňte po úpravách ověřit všechny jazyky eventu. Je to nejčastější zdroj chyb — překlepy a prázdná pole se objevují v jazyce, který se zrovna testuje nejméně.
Do nastavení workspace se dostanete z levého menu na úrovni workspace. Najdete tu:
Informace o společnosti
Výchozí patičku e-mailů a microsite
Vlastní pole kontaktů
Ochranu osobních údajů (GDPR šablonu, souhlasy nad rámec)
Soubory (centrální úložiště dokumentů)
Faktury (u workspace s placenými vstupenkami)
Tato nastavení platí pro všechny eventy ve workspace.
Z levého menu na úrovni workspace otevřete správu kontaktů. Tady vidíte všechny kontakty naimportované do workspace napříč všemi eventy. Vyhledávání umožňuje filtrovat podle jména, e-mailu, události nebo skupiny.
Odtud také:
Přidáváte kontakty po jednom, nebo importujete hromadně přes Excel.
Přiřazujete kontakty k eventům, nebo je naopak odstraňujete.
Zakládáte a spravujete skupiny napříč workspace.
Hlavní plocha uprostřed obrazovky zobrazuje obsah aktuálně vybrané sekce — seznam účastníků, tabulku sponzorů, nastavení registračního formuláře.
Konkrétní položky (účastník, sponzor, session, řečník) upravujete v panelu úprav, který se otevírá z pravé strany obrazovky. Typicky má několik záložek (Nastavení, Obsah, Sessions apod.) a ve spodní části tlačítka Uložit změny, Smazat a přepínač stavu.
V pravé horní části administrace eventu je tlačítko Náhled. Umožňuje rychle otevřít:
Microsite události (jak ji uvidí potenciální účastník)
Nákup vstupenek (pokud je událost placená)
Účastnickou aplikaci (web i mobilní)
Servisní aplikaci (pro odbavení)
Náhled je klíčový pro kontrolu během setupu — ještě před spuštěním registrace ověřte, co uvidí účastník a co obsluha na vstupu.
V hlavním seznamu položek nejsou — otevírá je nabídka Nástroje ve spodní části levého menu, nebo dlaždice v sekci Nástroje na Přehledu události. Rozdělení má logiku: nahoře je nastavení události, dole denní provoz.
GDPR, vlastní pole kontaktů, souhlasy a import jsou workspace. Program, registrace, řečníci, sponzoři jsou event. Pomáhá si neustále ověřovat, kde právě jste — podle toho, co vidíte v levém menu.
Po každé úpravě přepněte vlajkou jazyk a ověřte, zda je obsah v pořádku i v druhém / třetím jazyce. Jinak účastníkům chybí překlady.
U hromadných operací (stav, kategorie, přiřazení skupin) použijte lištu hromadných akcí nad tabulkou. U detailů otevřete panel úprav kliknutím na ikonu úpravy u konkrétního záznamu.
