Po vytvoření nového eventu vás čeká řada rozhodnutí, která ovlivní zbytek práce. Některá z nich ex post nelze změnit — typicky primární jazyk — jiná se dají upravovat, ale stojí tím zpětnou práci. Tento článek vás provede doporučeným pořadím prvních kroků, abyste měli jistotu, že se později nebudete vracet k základům.
Vyplňte základní informace eventu (název, čas, typ, jazyky) při jeho vytváření.
Hned potvrďte primární jazyk — ex post se nemění bez založení nové události.
Rozhodněte o typu registrace a viditelnosti události, než do ní zveřejníte odkaz.
Naplánujte skupiny a kategorie účastníků dopředu, ne až při problémech.
Teprve potom vyplňujte obsahové a engagement funkce.
Při zakládání eventu vyplňujete:
Název události a ikonu (lze doplnit později).
Časové pásmo — nastaví se automaticky podle prohlížeče, ale ověřte ho.
Začátek a konec události.
Typ události — Fyzická / Virtuální / Hybridní. Fyzický event umožňuje účastníkovi přístup do mobilní i webové aplikace, virtuální jen do webové, hybridní do obou.
Primární jazyk.
Primární jazyk je záložní jazyk eventu. Když účastník otevře microsite nebo aplikaci s nastavením zařízení v jazyce, který event nemá explicitně přidaný, zobrazí se obsah v primárním jazyce.
Pokud máte například dva obsahové jazyky — češtinu a angličtinu — a očekáváte zahraniční hosty s nastavením zařízení v němčině, španělštině nebo jiných jazycích, primární jazyk by měl být angličtina. Jinak se jim zobrazí čeština. Pokud má událost zahraniční účastníky, prakticky vždy doporučujeme nastavit jako primární angličtinu.
Primární jazyk se nastavuje při zakládání eventu a nelze ho později změnit bez založení nové události. Jde o jedno z mála rozhodnutí v Happenee, které je skutečně nevratné. Věnujte mu pozornost.
Ještě než otevřete registraci, rozhodněte:
Veřejná vs uzavřená registrace — budete sdílet veřejný odkaz, nebo pozvete účastníky osobním odkazem? Veřejný odkaz se může šířit k cizím lidem, osobní drží kontrolu.
Omezení na doménu — chcete povolit registraci jen lidem z konkrétní firemní domény? Nastavení povolených nebo zakázaných domén vyžaduje zákaznickou podporu.
Nominace — chcete, aby registrace šly přes nominátory (například obchodní tým, který zve své klienty)?
Schvalování — potřebujete registrace manuálně schvalovat, než se účastník dostane do eventu? Pozor: schvalování lze nastavit pouze u neplacených událostí.
Automatická registrace po nákupu vs Registrace s doplněním informací — potvrdí se registrace ihned, nebo potřebujete od účastníka doplnit informace ve formuláři?
Každá z těchto voleb ovlivňuje flow i správu registrací. Rozhodnout je před spuštěním je mnohem jednodušší než opravovat později.
Kromě typu registrace má event dvě důležitá nastavení, která rozhodují, co uvidí účastník v účastnické aplikaci:
Viditelnost události v aplikaci — buď pouze pro přizvané kontakty (výchozí), nebo pro všechny kontakty ve workspace. Druhá varianta se hodí u interních firemních událostí, kde chcete, aby všichni kolegové viděli nabídku událostí, i kdyby je organizátor explicitně nepozval.
Přístup do události v aplikaci — buď pouze po vyplnění registračního formuláře (výchozí), nebo bez nutnosti formuláře (klik na událost = rovnou stav Zúčastním se). Druhá varianta je užitečná u interních událostí, kde nechcete nutit kolegy vyplňovat cokoliv.
Kombinace těchto dvou nastavení s omezením registrace dává flexibilitu pro různé typy událostí — od přísně invitation-only po zcela otevřené firemní události.
V nastavení přístupu a registrace lze zvolit:
Bez omezení — registrovat se může kdokoli s odkazem.
Pouze pro přiřazené kontakty — i když máte veřejný odkaz na microsite, registrovat se smějí jen kontakty předem přiřazené k události.
Pouze povolené domény — registrace jen z vybraných firemních domén (nastavuje zákaznická podpora).
Blokovat registraci ze specifických domén — naopak blokuje registrace z vybraných domén (nastavuje zákaznická podpora).
Výchozí nastavení účtu (workspace) — globální omezení platné pro všechny eventy workspace (nastavuje zákaznická podpora).
Lze také nastavit maximální počet účastníků, deadline pro registraci i možnost odhlášení.
Skupiny jsou jeden z nejpodceňovanějších nástrojů v Happenee. Slouží k:
Cílení komunikace — rozlišení, komu pošlete který e-mail.
Řízení viditelnosti — která skupina uvidí kterou obsahovou nebo engagement funkci.
Podmíněným otázkám v registračním formuláři — například otázka o stravování se zobrazí jen VIP účastníkům.
Reportování — filtrování statistik podle skupiny (například „kolik lidí z nominace kolegy Nováka přišlo“).
Platí jednoduché pravidlo: skupiny, které chcete využít, je potřeba naplánovat dopředu. Když účastník prochází registrací, jeho zařazení do skupiny se řídí tím, co zvolí ve formuláři — a to musí být nastavené. Ex post přiřazování skupin funguje hromadně, ale je to ruční práce navíc.
Obsahové funkce najdete v sekci Obsah. Tvoří informační základ události a zobrazují se jak na microsite, tak v účastnické aplikaci (kde je to relevantní):
Program
Řečníci
Lokalita
Kontakt
Vlastní obsah (libovolný text, obrázky, FAQ, mapa, informační blok)
Sponzoři
Vystavovatelé
Přidáte je tlačítkem + Přidat a postupně vyplníte. U každé obsahové funkce rozhodujete, zda se zobrazí na microsite, v aplikaci, nebo na obou místech.
Engagement funkce slouží k aktivnímu zapojení účastníka v aplikaci:
QR vstupenka (engagement funkce; modulová role je Placené vstupenky)
Oznámení (push notifikace a novinky v news feedu)
Hlasování (interaktivní ankety a soutěže)
Otázky z publika
Dotazník (zpětná vazba)
Networking a schůzky mezi účastníky
Registrační údaje (přehled toho, co účastník vyplnil v registračním formuláři)
Online modul (živé přenosy, 3D prostředí, doplňkový obsah)
Ne každý event potřebuje všechny engagement funkce. Zapínejte jen ty, které dává smysl využít. Zapnuté a prázdné funkce působí hůř než jejich absence.
Každá obsahová nebo engagement funkce má vlastní přepínače zobrazení. Typicky lze nastavit:
Zobrazit v aplikaci ano/ne
Zobrazit na microsite ano/ne
Zobrazit pouze vybraným skupinám (viditelnost)
To znamená, že obsah vyplňujete jednou a jeho cílení řídíte odděleně.
Pokud má událost zahraniční účastníky, primární jazyk = angličtina. Tohle rozhodnutí udělejte při zakládání, ne až se zveřejňuje registrace — ex post to nejde změnit.
Naplánujte strukturu skupin před spuštěním registrace. Zamyslete se, koho budete chtít odlišit (VIP, standardní, speakeři, partneři, klientské skupiny) a skupiny založte předem — ať je může registrační formulář automaticky přiřazovat.
Prázdné funkce působí nedokončeně. Zapínejte jen ty, které budete naplňovat. U menších událostí je méně vždy lepší.
Typ registrace (veřejná, uzavřená, nominovaná, schvalovaná) určete předtím, než zveřejníte jakýkoli odkaz. Změny v běhu vytvářejí chaos v datech účastníků.
