Volba typu registrace je jedno z prvních a nejdůležitějších rozhodnutí při setupu eventu. Ovlivňuje, jak se lidé dostanou do vaší události, kolik práce vás čeká při správě účastníků a jaké e-maily jim automaticky přicházejí. Špatně zvolený typ registrace dokážete opravit, ale ne bez dopadu na zmatek mezi účastníky a extra práci pro vás. Tento článek vám pomůže rozhodnout před spuštěním registrace, ne po ní.
Ujasněte si, kdo se má události účastnit — jen pozvaní lidé, nebo kdokoliv z ulice?
Rozhodněte, zda potřebujete od účastníka další informace (stravování, parkování, ubytování), nebo stačí kontaktní údaje.
Zvažte, zda chcete delegovat zvací proces na třetí stranu (nominátory).
Rozhodněte o schvalování — má každý registrant projít, nebo potřebujete manuálně rozhodovat?
Teprve s těmito odpověďmi jděte do nastavení.
Volba typu registrace není jedno rozhodnutí, ale čtyři navazující:
1. Kdo se může registrovat?
Veřejná registrace — sdílíte veřejný odkaz a registrovat se může kdokoliv, komu odkaz přijde. Odkaz se může šířit dál mimo vaši kontrolu.
Uzavřená (osobní odkaz) — každý účastník dostane svůj osobní odkaz a jen ten otvírá jeho registraci. U neplacené události ho nelze použít pro někoho jiného; u placené může adresát při nákupu vstupenky uvést jiný e-mail (viz Osobní a veřejný odkaz: jaký je rozdíl).
Omezení na firemní doménu — registrovat se může kdokoliv, ale jen z e-mailů na vybrané doméně. Typicky pro interní firemní událost. Nastavení povolených nebo zakázaných domén vyžaduje zákaznickou podporu.
Nominace — registrace jdou přes nominátory, kteří pozývají účastníky vlastním jménem (např. obchodní tým zvoucí své klienty).
2. Kolik informací od účastníka potřebujete?
Automatická registrace — stačí vám kontaktní údaje (jméno, e-mail, telefon). Po zaplacení nebo registraci přijde účastníkovi QR vstupenka okamžitě. Pozor: u placených událostí s automatickou registrací se nevyužívá registrační formulář ani rozšířené souhlasy (GDPR nad rámec). Pokud potřebujete od účastníků sbírat jakákoli doplňující data nebo využít rozšířené souhlasy, volte registraci s doplněním informací.
Registrace s doplněním informací — potřebujete od účastníka další informace (stravování, parkování, výběr workshopu, ubytování). Po první fázi přijde účastníkovi odkaz na doplňující formulář, a teprve po jeho vyplnění dostane QR vstupenku.
3. Má každá registrace projít automaticky?
Bez schvalování — registrace je dokončena hned, jakmile účastník vyplní formulář nebo zaplatí.
Se schvalováním — organizátor musí každou registraci manuálně potvrdit, než se účastníkovi pošle vstupenka. Typicky u událostí, kde máte omezenou kapacitu a chcete kontrolu nad tím, kdo přijde. Pozor: schvalování lze nastavit pouze u neplacených událostí. U placených vstupenek toto nastavení systém neumožní.
4. Je událost placená, nebo zdarma?
Zdarma — stačí registrační flow.
Placené vstupenky — před registrací (nebo po ní) probíhá platba. Tím se přidává vrstva objednávek, faktur a možnost zálohových plateb.
Automatická registrace, bez schvalování, zdarma:
Účastník klikne na odkaz → otevře registrační formulář.
Vyplní kontaktní údaje → dostane QR vstupenku do e-mailu ihned.
Nejjednodušší flow. Vhodné pro rychlé události, kde nepotřebujete od účastníka nic navíc.
Registrace s doplněním informací, zdarma:
Účastník klikne na odkaz → otevře registrační formulář.
Vyplní kontaktní údaje → dostane e-mail s odkazem na doplňující formulář.
Otevře odkaz, vyplní doplňující otázky → dostane QR vstupenku do e-mailu.
Dvoustupňové flow. Dává vám prostor sbírat praktické informace (doprava, stravování, ubytování) bez toho, aby první krok byl dlouhý a odrazoval.
Placená vstupenka, automatická registrace:
Účastník klikne na odkaz → vybere vstupenku a zaplatí.
Ihned po zaplacení dostane QR vstupenku a potvrzovací e-mail s fakturou.
Pro placené události bez doplňujících otázek.
Placená vstupenka, registrace s doplněním informací:
Účastník koupí a zaplatí vstupenku.
Dostane e-mail s potvrzením o platbě, fakturou a odkazem na registraci.
Vyplní registrační formulář → dostane QR vstupenku.
Pokud chcete od účastníka kromě platby i další informace, toto je cesta.
Nominace:
Nominátor pracuje ve své vlastní části administrace. Zve účastníky buď odesláním pozvánky e-mailem přímo z Happenee, nebo sdílením odkazu vlastní cestou. Nominátorům lze přiřazovat limit pozvánek, jazyk i skupinu, která se automaticky propíše všem nominovaným účastníkům. Organizátor eventu vidí ve statistikách, kdo koho pozval.
Čtyři dimenze výše se nekombinují libovolně. U každé kombinace je proto potřeba vědět, kterých dimenzí se týká:
Schvalování × kdo se může registrovat — schvalování jde dohromady s veřejnou registrací, uzavřenou i s nominacemi. Ale jen u neplacené události — jakmile zapnete placené vstupenky, systém vám schvalování zapnout nedovolí.
Doménové omezení × kdo se může registrovat — kombinuje se s veřejnou i nominovanou registrací.
Nominace × veřejná registrace — navzájem se vylučují, nominovaný proces je uzavřený svou podstatou.
Automatická × s doplněním informací — jako samostatný přepínač existuje tahle volba jen u placených vstupenek. U neplacené události se nenastavuje: rozdíl je fakticky dán tím, jestli má registrační formulář doplňující otázky, nebo ne.
Automatická registrace u placených vstupenek záměrně obchází registrační formulář i souhlasy nad rámec — je určena pro situace, kdy stačí kontaktní údaje. Pokud potřebujete sbírat data, volte registraci s doplněním informací.
Pokud chcete kontrolu, kdo se zúčastní, volte osobní odkaz (uzavřená registrace) nebo nominace. Veřejný odkaz = ztráta kontroly nad tím, komu přijde.
Pokud budete muset doplnit informace ex post (telefonicky, ručně v Excelu), stálo to vždycky víc času, než kdybyste použili registraci s doplněním informací.
Pokud nemáte jasný plán, kdo a kdy bude registrace schvalovat, schvalování nezapínejte. Alternativou je veřejná registrace bez schvalování + nastavení skupin, které rozlišují účastníky po registraci.
Typ registrace je jedno z nastavení, která mají dopad zpětně na data účastníků. Tato rozhodnutí promyslete před spuštěním. Pokud už běží a potřebujete úpravu, ozvěte se podpoře — některé změny vyžadují manuální zásah.
Pokud máte omezení na firemní doménu, uveďte to jasně ve zvacím e-mailu i na microsite. Účastníci musí vědět, z jakého e-mailu se mají registrovat.
