Nominace umožňují rozdělit správu pozvaných kontaktů mezi nominátory, například obchodníky nebo asistentky. Organizátor nastavuje jejich limity a oprávnění; nominátor pracuje v samostatném portálu. Samotná nominace není dokončenou registrací účastníka.
V administraci události otevřete Nominace.
Přidejte nominátory jednotlivě nebo importem a nastavte jejich limity a oprávnění.
Rozhodněte, zda mají čekající nominace rezervovat také místa pro doprovody.
Pokud má někdo spravovat kontakty za jiného nominátora, nastavte zastupování pro tuto událost.
Pošlete nominátorům přístup do portálu. Kontakty můžete importovat také centrálně za více nominátorů najednou.
Nominace se hodí, když chcete rozdělit pozvánky a kapacitu mezi více lidí. Organizátor má přehled o nominátorech a může jejich nastavení později upravit. Dostupné možnosti nominátora závisí na přidělených oprávněních, například pro odesílání pozvánek nebo práci se skupinami.
Z přehledu nominátorů můžete otevřít portál konkrétního nominátora, zkopírovat jeho přístupový odkaz nebo mu přístup poslat e-mailem. Odkaz vede na stejného hostitele jako administrace, ve které pracujete. Starší odkazy do původního portálu se přesměrují do nového prostředí a zachovají jazyk.
Přístupový odkaz nominátora je určený ke správě jeho kontaktů. Sdílejte ho pouze s oprávněnou osobou; účastníkovi posílejte jeho registrační odkaz nebo pozvánku.
Organizátor určuje, kdo zastupuje kterého nominátora. Zastupování platí pouze pro danou událost a nenastavuje se časové období.
Nominátor může zobrazit své kontakty, všechny kontakty, ke kterým má přístup, nebo vybrat konkrétního nominátora. Při odesílání pozvánek a práci se skupinami platí oprávnění vlastníka kontaktu, za kterého pracujete. Vlastník kontaktu zůstává zachovaný: práce za jiného nominátora nepřevádí jeho kontakty ani jejich čerpání limitu na zastupující osobu.
Počet nominovaných kontaktů a počet obsazených míst nejsou totéž. Potvrzený účastník zabírá jedno místo a další místa podle evidovaného počtu doprovodů. Čekající nominace rezervuje jedno místo a případný počet doprovodů nastavený organizátorem pro čekající nominace.
Tato rezervace je společná pro nominátory události. Výchozí hodnota je nula doprovodů a lze zvolit nulu až čtyři. Například deset čekajících nominací při rezervaci jednoho doprovodu zabere dvacet míst. Nastavení neurčuje, kolik doprovodů smí účastník skutečně zvolit při registraci.
Kontakt označený jako nezúčastněný se do obsazených míst nezapočítává. Pokud změna rezervace způsobí překročení limitu, existující nominace zůstanou zachované, ale další nelze přidávat, dokud se kapacita neuvolní nebo nezvýší limit.
Nominátor přidává kontakt v bočním panelu. Základní údaje může upravovat pouze u kontaktů bez odpovědi; po potvrzení či odmítnutí účasti tato editace není dostupná. Vlastní pole jsou dostupná při založení kontaktu a lze je upravovat také samostatně v detailu, pokud je organizátor má vytvořená.
Hodnoty vlastních polí patří ke kontaktu u organizátora, nikoliv pouze k této nominaci. Jejich změna se proto může projevit i při práci se stejným kontaktem na jiných událostech organizátora. Také základní údaje upravujete ve společném profilu kontaktu.
Přiřazení skupin včetně odebrání lze v panelu měnit pouze u kontaktů bez odpovědi, a pokud to dovolují oprávnění vlastníka nominace. Po uložení se panel zavře a zobrazí se potvrzení změny. Skupiny slouží k rozdělení kontaktů; tato funkce nenastavuje kapacitní limity jednotlivých skupin na události.
Import nominátorů v administraci slouží k založení nominátorů.
Import účastníků v administraci nominací přiřadí kontakty nominátorům podle jejich e-mailů. Soubor musí obsahovat sloupec s e-mailem nominátora a tento sloupec musí být namapovaný. Pokud nominátor pro událost neexistuje, import ho založí s výchozím nastavením; následně zkontrolujte jeho limit a oprávnění.
Import v portálu nominátora přidává kontakty v kontextu vybraného nominátora, ke kterému má přihlášená osoba přístup.
Při mapování přiřaďte sloupce souboru odpovídajícím údajům kontaktu. Vlastní pole lze mapovat, pokud už existují u organizátora; jejich pouhá přítomnost v souboru nové pole nevytvoří.
Import v portálu nominátora nabízí režim aktualizace existujících dat. U kontaktu, který už je přiřazený vybranému nominátorovi na této události, je aktualizace možná pouze ve stavu bez odpovědi. Neprázdné importované hodnoty vlastních polí mohou v tomto režimu přepsat dosavadní hodnoty, a to i s dopadem na ostatní události organizátora. Prázdná buňka vlastní pole nevymaže ani nedoplní výchozí hodnotou. Tento aktualizační režim není dostupný v centrálním importu účastníků v administraci nominací.
Podle oprávnění můžete odeslat pozvánku jednotlivě nebo hromadně. Před hromadným odesláním zkontrolujte vybraný okruh kontaktů a stav jejich pozvánek.
Neregistrovaný kontakt se má zaregistrovat přes registrační odkaz z pozvánky. Registraci lze tímto odkazem projít také za účastníka. V panelu změny účasti nelze pouhým přepnutím potvrdit účast a přeskočit registrační formulář. Můžete ale zaznamenat, že se kontakt nezúčastní.
U potvrzeného účastníka lze podle nastavení a oprávnění změnit doprovod. Musí být nastavené propojení doprovodu s registrační otázkou. Tato změna upraví i příslušnou odpověď; nastavení rezervace čekajících nominací takové propojení nenahrazuje. S nastavením propojení vám pomůže podpora Happenee.
Portál zobrazuje souhrn nominací, účasti a kapacity i podrobnější přehled stavů pozvánek, registrace a prezence. Stav pozvánky, například přečtení e-mailu, není potvrzením účasti. Stejně tak potvrzení účasti neznamená, že účastník už dorazil na událost.
Kontakty lze exportovat do Excelu. Seznam, export a přehledy stavů respektují vybrané nominátory i filtry kontaktů. Čerpání kapacity se však počítá ze všech nominací vybraných nominátorů: vyhledávání ani filtrování podle stavu obsazená místa nesnižuje. Při zobrazení více nominátorů se nezobrazuje jeden společný limit; pro posouzení zbývajících míst vyberte konkrétního nominátora.
Na stejné události nelze přidáním stejného kontaktu převzít nominaci od jiného nominátora. Systém přidání odmítne a vlastník ani údaje se tím nezmění. Pro společnou správu použijte zastupování.
Zkontrolujte mapování e-mailu účastníka a při centrálním importu také e-mailu nominátora. Bez povinného mapování nelze import provést. Před spuštěním projděte upozornění průvodce; import není dokončenou registrací.
Rezervovaná místa pro čekající nominace pouze ovlivňují čerpání kapacity. Skutečný doprovod vychází z registrace a jejího nastavení. Pokud účastník čeká na registraci, nezaměňujte rezervovaný doprovod s potvrzenou další osobou.
