Nominace je distribuovaný zvací proces. Místo toho, aby pozvánky rozesílal jen organizátor, můžete část zvacího procesu delegovat na nominátory — obchodníky, asistentky, vedoucí oddělení, kteří zvou své kontakty vlastním jménem. Organizátor vidí celkový přehled, nominátoři si spravují své pozvánky v oddělené administraci.
Rozhodněte, zda potřebujete distribuovaný zvací proces — pokud ano, kdo budou nominátoři, kolik lidí každý může pozvat, a jestli chcete sledovat, kdo koho pozval.
Pro sledování kdo koho pozval si založte skupinu pojmenovanou podle nominátora — zařazení do skupiny se pak promítne ve statistikách.
Rozhodněte, zda nominátoři budou posílat pozvánky sami (přes systém nebo vlastní cestou), nebo zda jen nominují a pozvánky rozešle organizátor centrálně.
Nominace najdete v menu události dole v rozbalovací nabídce Nástroje → Nominace.
Nominace jsou vhodné pro scénáře, kde máte omezenou kapacitu a pozvání chcete rozdělit mezi více lidí, kteří mají vlastní kontakty:
Firemní událost s přiděleným počtem míst na oddělení — každý manažer dostane 10 pozvánek a pozve své klienty.
Obchodní team rozděluje VIP pozvánky — každý obchodník pozve své klienty.
Partnerský event — každý partner dostane balíček pozvánek a rozdělí je podle uvážení.
Vícedenní událost, kde má někdo rozdělit lidi mezi dny — nominátor s oprávněním přiřazovat skupiny rozřadí své pozvané na jednotlivé dny. Skupina se pak zobrazí obsluze při odbavení, takže na místě poznáte, kdo má přijít který den.
Pro veřejné události nebo interní firemní událost bez rozpočtových omezení na osobu nominace obvykle nejsou potřeba.
Obojí umožní, aby lidi zval někdo jiný než vy. Liší se tím, kdo má kontrolu nad seznamem.
Hromadný registrační odkaz je jen odkaz. Kdo ho dostane, může ho poslat dál a zaregistrovat se může kdokoli, kdo se k němu dostane. Kdo ho použil, zjistíte z exportu registrovaných. Odebrat někoho může jen organizátor v administraci — partner, kterému jste odkaz dali, se seznamem pracovat nemůže. Nastavení obou typů odkazů je v článku Nastavení placených vstupenek.
Nominátor má jmenovitý seznam, který si spravuje sám: vidí stav svých pozvaných, může je upravovat, mazat a přiřazovat jim skupiny. Vy zároveň v administraci vidíte, koho přidal a jestli skupiny skutečně vyplnil.
Hromadný odkaz volte tam, kde vám nezáleží na tom, kdo přesně přijde, a chcete to mít hotové jedním e-mailem. Nominátora tam, kde potřebujete jmenovitou kontrolu, rozdělení do skupin nebo přehled, kdo koho pozval.
V menu události otevřete Nástroje → Nominace a klikněte na + Přidat nominátora. Vyplňte:
Jméno a Příjmení nominátora.
E-mail — adresa, na kterou nominátor dostane přihlášení do své administrace.
Poznámka (volitelná) — interní poznámka pro organizátora.
Limit — maximální počet účastníků, které nominátor může pozvat. Pokud necháte prázdné, nominátor má neomezený počet.
Preferovaný jazyk — v jakém jazyce nominátor dostane přihlášení a obsah administrace.
Přiřadit skupinu nominovaným účastníkům — volitelná skupina, do které systém automaticky zařadí každého, koho nominátor pozve. Pro sledování kdo koho pozval založte skupinu pojmenovanou například podle nominátora.
Při vytváření nominátora volíte dvě klíčová oprávnění:
Umožnit přiřazování skupin. Nominátor může ke svým pozvaným přiřazovat skupiny. Skupiny lze využít pro personalizaci registračního formuláře, microsite nebo e-mailových kampaní. Pokud nominátor nemá toto oprávnění, všichni jeho pozvaní jsou buď bez skupiny, nebo ve výchozí skupině, kterou jste nominátorovi přidělili.
Ve výchozím stavu nabízí nominátorská administrace jeden sloupec se všemi skupinami, které ve workspace máte — včetně skupin z jiných událostí. Nominátor si z nich vybírá volně. U interních nominátorů to nevadí; externí nominátoři (partneři, dodavatelé) tak ale vidí víc, než potřebují, a nic jim nebrání přiřadit skupinu, která s jejich pozvánkami nesouvisí.
Pokud potřebujete výběr omezit, lze nominátorskou administraci nastavit na víc pojmenovaných sloupců — například Den a Typ účastníka — kde každý nabízí jen předem určené skupiny. Není to samoobslužné nastavení, domluvte se na něm se zákaznickou podporou. Počítejte s ním při plánování, ne až týden před spuštěním.
Umožnit odesílat pozvánky. Při zapnutí nominátor může:
Odeslat zvací e-mail přes Happenee — jednotlivě u kontaktu, nebo hromadně celému segmentu svého seznamu.
Zkopírovat zvací odkaz a sdílet ho vlastní cestou (vlastní e-mail, Slack, osobně).
Obě tlačítka jsou u kontaktu jen do chvíle, než účastník odpoví. Jakmile se registruje nebo se odhlásí, u řádku zmizí — pozvánka už nemá co řešit.
Při vypnutí nominátor jen nominuje — naplní seznam, ale pozvánky rozešle centrálně organizátor. Panel hromadné rozesílky se mu vůbec nezobrazí. To má smysl tehdy, když chcete mít kontrolu nad časem a formou rozeslání.
Nominátor po obdržení přihlašovacího e-mailu vstoupí do své vlastní verze administrace události. V hlavičce má tři čísla:
Nominovaných kontaktů — kolik lidí přidal, a v závorce jeho limit.
Počet potvrzených účastí — kolik z nich se registrovalo, plus doprovod.
Čeká na registraci — kolik míst drží lidé, kteří zatím neodpověděli. Každý takový kontakt blokuje jedno místo plus povolený doprovod, takže tohle číslo bývá vyšší než počet lidí, kteří ještě neodpověděli.
Pod hlavičkou je formulář pro přidání kontaktu — Jméno, Příjmení a E-mail povinně, dále Společnost, Pozice, Telefon a jazyk — vedle něj Hromadný import kontaktů a pod tabulkou export Nominovaní účastníci (Excel).
Seznam nominovaných kontaktů má sloupec Pozvánka se stavem zvacího e-mailu (Neodeslaná, Nepřečtená, Přečtená, Nedoručená) a sloupec Registrace se stavem přihlášení (Neodpověděl, Zúčastní se, Čeká na schválení, Nezúčastní se, Možná). U řádku má nominátor:
Zkopírovat zvací odkaz a Odeslat zvací e-mail — jen s oprávněním odesílat pozvánky a jen dokud účastník neodpověděl. Po odeslání se místo tlačítka ukáže datum odeslání a odkaz Odeslat znovu.
Nezúčastní se — přepne stav. Zároveň účastníkovi odebere přiřazené skupiny, na což upozorňuje i potvrzovací dialog.
Smazat účastníka — odebere ho ze seznamu a uvolní slot v limitu.
+ Přidat skupinu ve sloupci s kontaktem — jen s oprávněním přiřazovat skupiny a jen dokud účastník neodpověděl.
Ikona + na konci řádku rozbalí detail (společnost, pozice, telefon, jazyk, poznámka), tužka otevře Upravit účastníka. Editace končí ve chvíli, kdy účastník odpoví.
Nominátor nevidí ostatní nominátory ani jejich pozvané. Administrace je izolovaná.
S oprávněním odesílat pozvánky má nominátor nad tabulkou panel Zvací e-mail se třemi tlačítky. V závorce u každého je počet kontaktů, kterých se rozesílka týká; klik otevře potvrzovací dialog, teprve pak se odesílá:
Všem — všem kontaktům, které nominátor nominoval, bez ohledu na stav.
Nepozvaným — jen těm, kterým zvací e-mail ještě neodešel a kteří zároveň zatím neodpověděli.
Bez reakce — všem, kdo zatím neodpověděli, ať už pozvánku dostali, nebo ne.
Bez reakce je tedy širší množina než Nepozvaným — obsahuje i kontakty, kterým pozvánka nikdy nešla. Kdo už se registroval nebo se odhlásil, nespadá ani do jedné skupiny; proto u obou tlačítek uvidíte nulu, i když má takový kontakt u pozvánky pořád stav Neodeslaná.
Pozor na to, že Bez reakce tady znamená něco jiného než stejnojmenný segment v e-mailových kampaních, kde jde o lidi, kteří pozvánku dostali a nereagovali na ni.
V administraci Statistiky nebo Registrace vidí organizátor:
Celkový přehled nominací (kolik nominátorů, kolik pozvaných, kolik potvrzených).
Kdo koho pozval — zobrazuje se, pokud je nominátor přiřazen do skupiny se svým jménem a tuto skupinu propisuje nominovaným. Ve statistikách pak lze filtrovat podle této skupiny.
Nominace + schvalování — organizátor ještě manuálně schvaluje každou nominaci. Dvojí kontrola, ale pomalejší.
Nominace + doménové omezení — i když nominátor pozve někoho z jiné domény, systém registraci odmítne. Pozor na tuto kombinaci — může způsobit konflikty.
Nominace + veřejná registrace — nelze. Nominace jsou uzavřený proces a vylučují se s veřejným odkazem.
Ujasněte si předem, zda nominátoři posílají pozvánky sami, nebo jen nominují, a napište jim to v úvodním e-mailu. Bez tohoto oprávnění nemají v administraci ani tlačítka u řádků, ani panel hromadné rozesílky — nemají tedy jak pozvánku odeslat, i kdyby chtěli.
Slot se vrací po smazání, ne po nastavení na Nezúčastním se. Pro osvobození slotu musí nominátor účastníka ze seznamu odebrat.
Před vytvořením nominátora založte skupinu se jménem nominátora (například Nominátor_Novák). Při vytváření nominátora ji přiřaďte v poli Přiřadit skupinu nominovaným účastníkům. Pak lze ve statistikách filtrovat podle skupiny a vidět výsledky každého nominátora.
Přímý odkaz je otevřený — kdokoli s ním se může zaregistrovat a spotřebuje slot nominátora. Pokud to nechcete, zvolte v Nastavení události omezení Pouze pro přiřazené kontakty — nominátor musí kontakt ručně přiřadit, než ho pozve.
Segment Bez reakce se v nominátorské administraci řídí jen stavem přihlášení, ne tím, jestli pozvánka odešla. Pro první vlnu použijte Nepozvaným, pro připomínku pak Bez reakce — v tom pořadí se nikomu neodešle první pozvánka ve chvíli, kdy čekáte, že už jde o urgenci.
Je to záměrné: úpravy, přiřazení skupiny i odeslání pozvánky končí ve chvíli, kdy účastník odpoví. Skupinu proto řešte dřív — buď ji nominátorovi přiřaďte jako výchozí v poli Přiřadit skupinu nominovaným účastníkům, nebo ať ji nominátor doplní hned při zadání kontaktu. Změnu u už registrovaného účastníka udělá jen organizátor v administraci události.
Nominátoři vidí jen své pozvané. Je to záměrné — chrání to vaše data a rozpočty ostatních. Pokud by někdo potřeboval vidět víc, musí být organizátor, ne nominátor.
