Typ registrace se nastavuje v Nastavení události → Nastavení přístupů a registrace. Setup-level článek — předpokládá, že jste už rozhodli o strategii (viz Výběr správného typu registrace). Tento článek popisuje, kde jednotlivá nastavení najdete, jaká jsou omezení a jak se typy kombinují s placenými vstupenkami a doplňujícími otázkami.
Rozhodovací vrstva (veřejná / uzavřená / nominace, schvalování ano/ne, automatická / s doplněním informací) je v článku Výběr správného typu registrace v kolekci Začínáme. Pokud jste ji ještě neprošli, začněte tam.
V Nastavení události na záložce Základní nastavení události zkontrolujte sekce Základní nastavení vstupenek a Nastavení přístupů a registrace.
Typ registrace po nákupu (automatická / s doplněním informací) se řeší u placených vstupenek zvlášť.
Některá nastavení (povolené/zakázané domény, výchozí nastavení účtu) vyžadují zákaznickou podporu.
V Nastavení události → Placené vstupenky (po zapnutí přepínače Placené vstupenky) vyberete jednu ze dvou možností:
Registrace s doplněním informací. Objednávající může zakoupit vstupenky i bez znalosti e-mailů účastníků. Po úhradě dostane daňový doklad a e-mail s odkazy pro doplnění registrace. Každá vstupenka se generuje až po dokončení registračního formuláře. Pokud objednávající zadá e-mail účastníka, odkaz jde přímo účastníkovi.
Automatická registrace po nákupu vstupenky. Objednávající musí při nákupu vyplnit e-mail ke každé vstupence. Účastníci jsou automaticky zaregistrováni po dokončení platby a dostanou potvrzovací e-mail s přiloženou vstupenkou.
U automatické registrace u placených událostí se registrační formulář ani rozšířené souhlasy (GDPR nad rámec) nevyužívají. Pokud potřebujete sbírat doplňující data nebo získávat rozšířené souhlasy, zvolte registraci s doplněním informací.
U neplacených událostí se typ registrace po nákupu neřeší — registrace jde vždy přes registrační formulář.
V Nastavení události na záložce Základní nastavení události je sekce Nastavení přístupů a registrace a v ní Schvalovaná registrace. Vybíráte ze dvou karet:
Neaktivní (výchozí) — účastník po registraci okamžitě dostane potvrzovací e-mail a přístup k obsahu události.
Aktivní — účastník po registraci dostane e-mail o čekající registraci. Přístup k obsahu události získá až po vašem ručním schválení; po schválení mu přijde potvrzení, po zamítnutí e-mail o nepřijetí.
Schvalovanou registraci nelze kombinovat s placenými vstupenkami. Pokud máte zapnuté placené vstupenky, sekce schvalované registrace je neaktivní.
Jakmile schvalovanou registraci zapnete, objeví se v administraci události nová položka Schvalování účastníků — v rozbalovací nabídce Nástroje ve spodní části levého menu a zároveň jako dlaždice v sekci Nástroje na Přehledu. Nehledejte ji v Registraci; to je jiná obrazovka.
Položka je podmíněná: bez zapnuté schvalované registrace v menu není. Na jejím místě je u událostí s placenými vstupenkami Objednávky. Protože se obě funkce vylučují, uvidíte vždy jen jednu z nich.
Obrazovka je seznam registrací se sloupci Kontakt, Registrován a Stav. Nad ním je pole Vyhledat a filtr S poznámkou kontaktu (Ano / Ne / Vše).
Rozhoduje se po jednom: v každém řádku jsou tři přepínače — Čeká na vyřízení, Schváleno a Zamítnuto. Hromadná akce nad označenými řádky tu není, takže u větších počtů počítejte s časem. Protože jde o přepínače, dá se stav změnit i zpětně; e-maily, které už odešly, tím ale nevezmete zpět.
Pro schvalovanou registraci potřebujete jasný proces, kdo a jak rychle bude schvalovat — jinak účastníci čekají a ptají se. Alternativa je veřejná registrace bez schvalování s použitím skupin.
Kdo v účastnické aplikaci uvidí, že událost existuje:
Pouze pro přiřazené kontakty (výchozí) — účastník musí být přiřazen k události ve správě kontaktů nebo se zaregistrovat z veřejného odkazu.
Pro všechny kontakty v Kontaktech a skupinách — všichni ve workspace uvidí, že událost existuje. Hodí se u interních firemních událostí, kde chcete, aby všichni kolegové nabídku událostí viděli.
Jak se účastník dostane do obsahu události v aplikaci:
Pouze po vyplnění registračního formuláře (výchozí) — účastník musí projít registrací, teprve pak má přístup k obsahu.
Bez nutnosti vyplnění registračního formuláře — účastník kliknutím na událost rovnou získá přístup a jeho stav se nastaví na Zúčastním se. Vhodné u interních událostí, kde nechcete nutit kolegy cokoli vyplňovat.
Kombinace pro všechny kontakty + bez nutnosti formuláře dává úplně otevřenou událost pro celou firmu.
V sekci Omezení registrace vybíráte, odkud se lze registrovat:
Bez omezení (výchozí) — registrovat se může kdokoli s odkazem.
Pouze pro přiřazené kontakty — i když máte veřejný odkaz, registrovat se mohou pouze kontakty předem přiřazené k události.
Pouze povolené domény — registrace jen z firemních e-mailových domén. Nastavení seznamu domén vyžaduje zákaznickou podporu.
Blokovat registraci ze specifických domén — naopak blokuje e-maily z vybraných domén. Seznam nastavuje zákaznická podpora.
Výchozí nastavení účtu (workspace) — globální pravidlo pro všechny události ve workspace. Nastavuje zákaznická podpora.
Dále lze nastavit:
Maximální počet účastníků.
Deadline pro registraci (datum a čas, po kterém se registrace zavře).
Povolit odhlášení z registrace (a případně do jakého data).
Když Odhlášení z registrace povolíte (Nepovoleno / Povoleno do data), může se účastník z události odhlásit sám — v účastnické aplikaci (mobilní i webové), nebo na microsite přes svůj osobní odkaz z e-mailu. Slouží k tomu tlačítko Odhlásit se z události.
Tato volba je jen u neplacené události — sekce Odhlášení z registrace se v nastavení zobrazí pouze tehdy, když nemáte zapnuté Placené vstupenky. U placené události se zrušení účasti neřeší samoobslužným odhlášením účastníka, ale na straně organizátora — v Objednávkách tlačítkem Refundace objednávky.
I u neplacené události řešíte obdobnou volbu — chcete od účastníka jen kontaktní údaje, nebo potřebujete doplňující informace (doprava, stravování, ubytování, workshop)?
Pokud stačí kontaktní údaje, ponechte registrační formulář jednoduchý (záložka Kontaktní údaje s nastavením povinnosti polí).
Pokud potřebujete víc, přidejte doplňující otázky (záložka v registračním formuláři). Detail v článku Nastavení registračního formuláře.
Rozdíl mezi automatickou a s doplněním informací u neplacené události je fakticky dán tím, zda v registračním formuláři máte nějaké doplňující otázky, nebo ne — není to samostatný přepínač jako u placených vstupenek.
Pokud nemáte určenou osobu nebo tým pro schvalování, schvalovanou registraci neaktivujte. Alternativou je veřejná registrace + skupiny, které účastníky kategorizují po registraci.
U automatické registrace se registrační formulář ani rozšířené souhlasy nevyužívají. Volte registraci s doplněním informací.
Ve zvacím e-mailu i na microsite jasně uveďte, z jakých domén je registrace možná. Pokud potřebujete přidat nebo odebrat domény, kontaktujte zákaznickou podporu.
Omezení se kombinují. Viditelnost a přístup v aplikaci platí na úrovni účtu účastníka v appce, omezení registrace na to, kdo se může přihlásit přes microsite. Testujte na vlastním účtu, než otevřete události veřejnosti.
Bez nutnosti formuláře znamená, že účastník kliknutím přímo vstoupí do události (stav Zúčastním se). Pokud potřebujete získat souhlasy nebo data, tuto variantu nepoužívejte.
