Potvrzovací e-mail je systémová zpráva, která se automaticky odešle účastníkovi po dokončení registrace. Obvykle obsahuje PDF vstupenku s QR kódem a ICS soubor pro přidání do kalendáře. Funguje jako klíčový most z registrace do účastnické aplikace — z tohoto e-mailu účastník vstupuje dál. Pokud máte zapnuté schvalování registrace, systém pracuje se třemi variantami potvrzovacího e-mailu (čeká na schválení / schváleno / zamítnuto).
Vyplňte obsah potvrzovacího e-mailu ve všech jazycích události.
V Nastavení události se rozhodněte, co připojíte jako přílohu: ICS soubor, PDF vstupenku s QR kódem (typicky ano), případně obojí.
Pokud plánujete schvalování registrace, počítejte s tím, že nastavíte tři varianty potvrzovacího e-mailu.
Otestujte celý tok: registrace → potvrzovací e-mail → odkaz do účastnické aplikace.
Po dokončení registračního formuláře (typická cesta).
Po dokončení platby u placené události s automatickou registrací po nákupu.
Po vygenerování vstupenky u registrace s doplněním informací — až když účastník dokončí doplnění údajů.
Po ručním překlopení stavu účastníka na Zúčastním se v administraci (viz níže).
U schvalované registrace po manuálním schválení organizátorem.
V modulu Potvrzovací e-mail v levém menu události najdete:
Předmět e-mailu.
Textový editor těla — s proměnnými (merge tagy), které automaticky doplní jméno, název události, datum a další údaje.
HTML tlačítko — pro vložení vlastního tlačítka (např. odkaz do účastnické aplikace, odkaz na FAQ).
Proměnné dostupné ve všech e-mailových modulech (zvací, potvrzovací, kampaně) i na microsite v textu po odeslání registrace.
Stejně jako u zvacího e-mailu se grafika a přílohy řídí centrálně z Nastavení události:
Úvodní obrázek — v sekci Nastavení grafiky, sdílený s microsite a zvacím e-mailem.
ICS soubor — v sekci Nastavení e-mailů. Přijde jako příloha, po otevření přidá událost do kalendáře. Některé e-mailové programy zobrazí vlastní banner s přidáním do kalendáře.
PDF vstupenka s QR kódem — připojíte, aby si účastník mohl vstupenku vytisknout. QR kód v PDF funguje stejně jako QR kód v účastnické aplikaci.
Patička e-mailu — výchozí text platformy, nebo vlastní.
Odesílatel a Příjemce odpovědi — nastavuje se tamtéž.
Schvalovaná registrace se zapíná v Nastavení události (jen u neplacených událostí — nelze ji kombinovat s placenými vstupenkami). Když je aktivní, potvrzovací e-mail má tři varianty:
Čeká na schválení registrace — účastník dostane hned po odeslání formuláře. Říká, že registrace je přijatá a čeká na rozhodnutí organizátora.
Schváleno (potvrzení registrace) — po manuálním schválení. Obsahuje PDF vstupenku a ICS. Toto je „hlavní“ potvrzovací e-mail v této situaci.
Zamítnuto — po manuálním zamítnutí. Informuje účastníka, že se události nezúčastní.
Schvalovaná registrace se hodí, když chcete opravdu vybírat účastníky (například u veřejně sdíleného odkazu) nebo chcete sladit pozvání ve víc vlnách.
V administraci události můžete účastníkovi ručně překlopit stav na Zúčastním se (v Registraci). Typický případ: účastník napsal e-mailem, že přijde, ale neprošel formulářem. V tomto dialogu si admin volí, zda se má odeslat potvrzovací e-mail — typicky proto, aby přišla vstupenka.
Na rozdíl od zvacího e-mailu potvrzovací chodí automaticky, takže test je nepřímý — projděte si sami registraci (nebo si pomocí ručního překlopení stavu na Zúčastním se vyvolejte odeslání) a podívejte se, co reálně přijde. Vyzkoušejte to v obou jazycích.
Potvrzovací e-mail je první kontaktní bod s účastnickou aplikací. Obvykle obsahuje:
PDF vstupenku s QR kódem (pro vstup na místě).
ICS soubor pro kalendář.
Odkaz (nebo text) vedoucí do účastnické aplikace — buď „Stáhněte si naši aplikaci“ (mobilní), nebo „Otevřít v prohlížeči“ (webová).
Přihlášení účastníka probíhá přes Magic Link, PIN nebo QR kód odeslaný na stejný e-mail. Proto je potvrzovací e-mail klíčový pro to, aby se účastník vůbec do aplikace dostal.
Přepněte vlajku jazyků a vyplňte obsah i v druhém jazyce. Ověřte testovací registrací v obou jazycích.
Pro schvalovanou registraci vyplňte všechny tři varianty — čeká na schválení, schváleno, zamítnuto — a to v každém jazyce. Varianta, kterou nevyplníte, odejde bez vašeho textu.
Pokud má účastník dorazit, ponechte odesílání zapnuté, aby dostal PDF vstupenku s QR kódem a odkaz do aplikace. Znovu odeslat lze i později z detailu registrace.
Potvrzovací e-mail se vstupenkou chodí až po dokončení registrace (a u zálohových faktur po připsání platby / dokončení registrace). Proces nákupu vstupenky má vlastní e-maily (potvrzení objednávky, doplnění údajů).
Všechno se nastavuje v Nastavení události (Grafika, E-maily, ICS, Patička). Modul Potvrzovací e-mail slouží primárně pro předmět a tělo.
