E-mailová kampaň slouží pro hromadné oslovení kontaktů a účastníků přiřazených k události — remindery, follow-upy, segmentovaná sdělení, vstupenka v den události, zkrátka všechno kromě úvodního zvacího e-mailu. Na rozdíl od zvacího e-mailu umí cílit podle skupin a stavů, plánovat odeslání na konkrétní datum a čas a používat vlastní úvodní obrázek. Jedna kampaň přitom není jedno odeslání — drží historii jednotlivých rozesílek a umí kampaň doposlat kontaktům, které k události přibyly později. Naplánovanou rozesílku můžete zrušit (kampaň i obsah zůstanou) a celou kampaň smazat (nevratně, včetně statistik rozesílky); odeslanou kampaň už ale vzít zpět nejde — opravuje se kopií.
Rozhodněte, co chcete poslat a komu — reminder všem, info jen pro VIP, dopozvánka těm bez reakce, ranní vstupenka v den události.
Připravte obsah ve všech jazycích události — chybějící jazyková varianta se rozešle prázdná (viz níže).
Rozhodněte, zda použijete ikonu události, nebo vlastní úvodní obrázek specifický pro tuto kampaň.
Než kampaň odešlete, pošlete si zkušební kampaň — po odeslání se už obsah upravit nedá.
Pokud kampaň míří na konkrétní termín, naplánujte rozesílku místo okamžitého odeslání.
V levém menu události → modul E-mailové kampaně. Modul má dvě záložky: Kampaně (seznam kampaní této události) a Rozesílky s číslem v odznaku — souhrn všech rozesílek napříč kampaněmi.
V seznamu kampaní je u každé vidět Název kampaně, Předmět e-mailu, Cílení, Stav rozesílky (Nenaplánováno u kampaně, která ještě nešla ven, Naplánováno u kampaně čekající na termín, Odesláno po rozeslání) a Datum rozesílky. Vpravo je tlačítko Upravit, vedle něj ikona …, která rozbaluje nabídku Kopírovat, Zrušit rozesílku a Smazat kampaň; u odeslané kampaně je navíc E-maily. Obě červené položky nabídky zasahují do rozesílky — rozdíl mezi nimi je popsaný níže v sekci Zastavení, změna a smazání kampaně.
Tlačítkem Nová kampaň otevřete dialog, který se ptá na dvě povinné věci:
Název kampaně — interní identifikátor pro orientaci v administraci. Účastník ho nikdy nevidí, takže ho pojmenujte tak, abyste kampaň za tři měsíce našli: Reminder týden předem je lepší než Kampaň 3.
Předmět e-mailu — to, co adresát uvidí ve schránce.
Obojí jde později změnit — název na záložce Nastavení, předmět na záložce Obsah.
Detail kampaně má čtyři záložky v tomto pořadí:
Obsah — předmět, tělo e-mailu, registrační tlačítko, zástupné proměnné.
Nastavení — název kampaně, úvodní obrázek, přílohy, odesílatel a příjemce odpovědi.
Odeslání — zkušební kampaň, cílení, plánování, samotné odeslání.
Rozesílky — historie odeslaných rozesílek, doručitelnost a doposlání nově přiřazeným. Číslo v odznaku u názvu záložky říká, kolik rozesílek už kampaň má.
V hlavičce nad záložkami je vždy vidět stav kampaně (Naplánováno, Odesláno), datum a čas rozesílky a počet příjemců. U kampaně s naplánovanou rozesílkou je pod hlavičkou navíc oranžový pruh s ikonou zámku a textem U této kampaně je naplánována rozesílka na … — to je vysvětlení, proč jsou pole na záložce Obsah ztlumená a nejdou editovat.
Předmět e-mailu — povinný.
Obsah e-mailu — tělo e-mailu otevřete tlačítkem Upravit. Je to stejný editor jako u zvacího a potvrzovacího e-mailu.
Zástupné proměnné — seznam proměnných, které systém při odeslání nahradí údaji konkrétního účastníka (jméno, název události, datum a čas, místo, QR kód pro vstup a další). Vkládají se do textu jako znaky typu ::UZIVATEL_JMENO::. Fungují stejně napříč microsite, zvacím e-mailem, potvrzovacím e-mailem i kampaněmi — detail v článku Jak funguje zvací e-mail. Pod univerzálními proměnnými najdete navíc zástupné proměnné k vlastním polím kontaktů — ty se generují z vlastních polí, která máte ve svém workspace, takže v každém workspace vypadají jinak.
U tlačítka volíte tři věci:
Text tlačítka — povinný, formulujete si ho sami.
Pozice tlačítka — Nad obsahem, Pod obsahem, Nad i pod obsahem nebo Skrýt. U dlouhého e-mailu dává smysl Nad i pod obsahem, aby účastník nemusel scrollovat zpět. U čistě informačního sdělení, kde se nikam neregistruje, zvolte Skrýt.
Kam má registrační tlačítko vést? — Osobní odkaz pro adresáta (odkaz svázaný s konkrétním kontaktem), Veřejný odkaz (adresát zadá libovolný e-mail a pokračuje dál; odkaz lze veřejně sdílet), a u placené události navíc Individuální vstup zdarma (adresát se zaregistruje bez nákupu vstupenky).
Guest list u placené události dělá volba Individuální vstup zdarma: naimportujete 50 kontaktů, pošlete jim kampaň s touto volbou a oni se zaregistrují bez placeného nákupu. Osobní odkaz to neumí — ten u placené události vede na nákup vstupenky. Víc v článku Osobní a veřejný odkaz: jaký je rozdíl.
Úvodní obrázek — buď Ikona události s názvem a datem (převezme se z nastavení události), nebo Vlastní úvodní obrázek hlavičky jen pro tuto kampaň. Vlastní obrázek se hodí na VIP pozvánku nebo reminder s jiným vizuálem. Doporučená šířka je 1300 px v poměru stran 3:1, formát JPG do 500 kB.
Přílohy — dva samostatné přepínače: ICS soubor (po kliknutí přidá událost do kalendáře) a PDF vstupenka (vstupenka s QR kódem). Typický scénář pro PDF vstupenku je ranní e-mail v den události.
Odesílatel kampaně a příjemce odpovědi — Jméno odesílatele, e-mail pro odpověď, Jméno pro odpověď a Společnost. Toto nastavení je unikátní pro konkrétní kampaň, nepřepisuje tedy nastavení události ani workspace.
Úplně na konci záložky Nastavení je červeně orámovaná sekce Smazat kampaň — viz Zastavení, změna a smazání kampaně níže.
Na záložce Odeslání jsou tři bloky.
Test kampaně — zadáte e-mailovou adresu, vyberete jazyk a odešlete si zkušební kampaň. Otestujte každý jazyk zvlášť.
Odeslání kampaně — tady se rozhoduje, komu a kdy:
Cílení — dropdown se skupinami. Můžete jich vybrat víc naráz; každá vybraná skupina se zobrazí jako odstranitelný štítek. Když nevyberete žádnou skupinu, kampaň jde všem.
Naplánovat — buď Rozeslat ihned, nebo Naplánovat rozesílku na pozdější datum. Při plánování zadáváte datum i čas.
Odesílací tlačítka — samotné odeslání spustíte tlačítkem podle stavu účastníků: Všichni · Registrovaní · Nepozvaní · Bez reakce · Nepřečetli zvací e-mail · Účastníci na místě · Zobrazili liveportál · Nezobrazili liveportál. Liveportál je v tomto cílení webová účastnická aplikace — tedy zda si účastník událost otevřel v prohlížeči. Stav se kombinuje s cílením na skupiny — kliknutí na Registrovaní u vybrané skupiny VIP pošle kampaň jen registrovaným VIP.
Před odesláním se objeví potvrzovací dialog s počtem vybraných účastníků. Výsledný počet se od něj může mírně lišit — mezitím se stavy mohou změnit.
Kontakty přiřazené k události — přehled, kolik kontaktů spadá do kterého stavu, ještě než kliknete. Pod ním je rozpad Výchozí jazyk uživatelů, tedy kolik příjemců má jaký preferovaný jazyk. Je to nejrychlejší kontrola před rozesláním: pokud tu vidíte 40 anglických kontaktů a anglickou verzi jste nevyplnili, víte to včas. Odtud se také prokliknete do sekce Správa kontaktů a skupin.
Odesílání velkého množství e-mailů může trvat i několik hodin. Během té doby obsah kampaně neměňte.
Kampaň není jedno odeslání. Je to obálka, která drží historii rozesílek — každé spuštění (včetně doposlání nově přiřazeným) zakládá novou rozesílku. Najdete je na záložce Rozesílky v tabulce se sloupci Rozesílka (datum a čas), Počet e-mailů, Cílení, Stav odesílání a E-maily.
Rozesílka prochází stavem Probíhá odesílání a končí jako Odesláno. Dokud běží, můžete ji smazat ikonou koše u řádku; po dokončení už ne. Přepínačem Zobrazit testovací rozesílky si do tabulky přimícháte i zkušební kampaně, které jste si posílali sami — ve výchozím stavu jsou skryté, aby historii nezaplevelily.
Praktický důsledek: nemusíte pro každou vlnu zakládat novou kampaň. Jedna kampaň „Reminder týden předem“ může mít tři rozesílky podle toho, jak postupně přibývají registrovaní — a všechny je uvidíte pohromadě.
Na záložce Rozesílky je panel Doposlat kampaň nově přiřazeným. Ukazuje počet nově přiřazených kontaktů — tedy těch, které se k události nebo do skupiny dostaly až po zahájení rozesílky. Nezáleží na tom, jak přibyly: může je přiřadit organizátor ručně, nebo se zaregistrují sami, případně si koupí vstupenku.
Tlačítkem Nově přiřazení kampaň dopošlete jen jim. Původní adresáti ji nedostanou podruhé. Dokud není komu doposílat, zůstává tlačítko neaktivní.
Použití: kampaň odešlete 200 přihlášeným, o týden později se zaregistruje dalších 30 lidí, kliknete na Nově přiřazení a kampaň půjde jen těm novým. Zvací e-mail tuto logiku nemá.
Jakmile je kampaň naplánovaná nebo odeslaná, obsah nejde editovat. Je to pojistka proti tomu, abyste text měnili ve chvíli, kdy už mohla část rozesílky odejít. Další postup závisí na stavu kampaně:
Nenaplánováno — kampaň ještě nikam nemíří, upravujte ji volně.
Naplánováno — klikněte na Zrušit rozesílku (v hlavičce kampaně i v nabídce … u řádku v seznamu). Potvrzovací dialog Zrušit naplánovanou rozesílku? říká, že e-maily neodejdou a rozesílku můžete naplánovat znovu. Zruší se tedy jen plánování, kampaň i obsah zůstanou. Kampaň upravte a naplánujte rozesílku znovu — bez toho neodejde vůbec.
Probíhá odesílání — rozesílku, která už běží, zastavíte ikonou koše u jejího řádku na záložce Rozesílky. Jakmile doběhne do stavu Odesláno, ikona zmizí.
Odesláno — už se nedá vrátit. Použijte Kopírovat (v hlavičce kampaně i v nabídce … u řádku), což vytvoří novou kampaň se stejným obsahem a nastavením. Kopie se pojmenuje podle originálu s příponou - copy a založí se ve stavu Nenaplánováno. Přejmenujte ji, upravte a odešlete jako samostatnou kampaň.
Pozor na dva pojmy, které se snadno pletou: kampaň je obálka s obsahem a nastavením, rozesílka je jedno konkrétní spuštění. Zrušit rozesílku ruší plánování, ikona koše maže jednu rozesílku — a kampaň v obou případech zůstává.
Celou kampaň smažete dvěma cestami:
na konci záložky Nastavení v červeně orámované sekci Smazat kampaň,
nebo v nabídce … u řádku v seznamu kampaní.
Obě cesty vedou na potvrzovací dialog s volbami Ponechat a Smazat kampaň. Smazáním přijdete o obsah kampaně, nastavení cílení i statistiky rozesílky a naplánované e-maily neodejdou. Akce je nevratná — kampaň se nikam neodkládá a nejde obnovit.
Kdy má smazání smysl: u testovacích a omylem založených kampaní, u duplicit, které vznikly opakovaným klikáním na Kopírovat, a u kampaní, které jste připravili a nakonec se rozhodli neposílat. Jinými slovy tam, kde vám na obsahu ani na historii nezáleží.
Kdy sáhnout po něčem jiném:
Chcete jen zastavit odeslání a kampaň zachovat → Zrušit rozesílku, ne mazání.
Chcete opravit už odeslanou kampaň → Kopírovat a upravit kopii. Smazat jde i odeslaná kampaň, jenže mazání bere i statistiky rozesílky — přišli byste o kompletní historii doručitelnosti: kdo e-mail dostal, komu nedorazil a kdo si ho otevřel. Tato data jsou jediným dokladem o tom, co komu odešlo, a znovu je nezískáte.
Chcete uklidit v seznamu a kampaň má za sebou rozesílky → nechte ji být. Historie odeslaných kampaní je součást reportingu události.
Blok Stav rozesílky na záložce Rozesílky ukazuje prstencový graf s rozpadem na K odeslání, Odesílá se, Doručeno a nepřečteno, Doručeno a přečteno a Nedoručeno. To je první místo, kam se podívat, když si někdo stěžuje, že mu nic nepřišlo — hodnota Nedoručeno odliší problém na straně doručování od toho, že si e-mail jen nikdo nepřečetl.
Přes odkaz E-maily (u řádku rozesílky i v hlavičce kampaně) se dostanete na detail po jednotlivých příjemcích — u každé adresy je vidět, zda byl e-mail odeslán, doručen, otevřen a zda na tlačítko někdo klikl. Řádek se dá rozbalit a zobrazí náhled e-mailu přesně tak, jak odešel danému člověku. Tím se dá spolehlivě ověřit, že se proměnné doplnily a že odešla správná jazyková verze.
Remindery — „Za týden začíná událost, tady máte program“.
Dopozvánka bez reakce — reaktivace těch, kdo na zvací e-mail nereagovali.
Info pro VIP a řečníky — cíleně jen na jejich skupinu; ostatní tato sdělení nedostanou.
Segmentované pozvánky — kampaň česky pro české kontakty, anglicky pro zahraniční, každá s vlastním úvodním obrázkem.
Ranní e-mail v den události — vstupenka s QR kódem a krátký text; typicky se odesílá hodinu před otevřením.
Follow-up — poděkování, odkaz na dotazník, fotky, záznam.
Obsah kampaně vyplňujete v jednom jazyce. Pak přepnete Jazyk obsahu v pravém horním rohu na druhý jazyk a musíte ho vyplnit taky — předmět, tělo, případně text tlačítka. Pokud druhý jazyk nevyplníte a kampaň rozešlete, účastníkům s tímto preferovaným jazykem dojde prázdný e-mail. Systém na to neupozorňuje. Vyplňujte vždy všechny jazyky a před rozesláním si pošlete zkušební kampaň v každém z nich.
Přepněte Jazyk obsahu a vyplňte obsah i ve druhém jazyce. Kolika lidí se to týká, zjistíte v přehledu Kontakty přiřazené k události v rozpadu Výchozí jazyk uživatelů. Před rozesláním pošlete zkušební kampaň v obou jazycích.
Důvod je v oranžovém pruhu pod hlavičkou: U této kampaně je naplánována rozesílka na …. Naplánovanou kampaň nejdřív odemkněte tlačítkem Zrušit rozesílku (zruší se jen plánování, obsah zůstane), potom ji upravte. Pozor na druhou půlku: rozesílku je pak nutné naplánovat znovu, jinak kampaň neodejde vůbec.
Zrušit rozesílku a Smazat kampaň jsou dvě různé věci, i když v nabídce … stojí hned pod sebou a obě jsou červené. Zrušit rozesílku zastaví jen odeslání a kampaň nechá být — text, cílení i nastavení zůstanou a rozesílku můžete naplánovat znovu. Smazat kampaň smaže obsah i cílení a nejde to vrátit zpět. Když chcete jen získat čas nebo opravit překlep, sáhněte po Zrušit rozesílku.
Smazat kampaň funguje i u odeslané kampaně a nic vás nezastaví — smazání ale bere i statistiky rozesílky. U odeslané kampaně tím zmizí kompletní historie doručitelnosti: komu e-mail odešel, komu nedorazil a kdo ho otevřel. Nezískáte ji zpátky a přijdete o jediný doklad, kterým se dá dohledat, co komu odešlo. Odeslané kampaně nechte v seznamu; pokud vadí nepořádek, pomůže spíš důsledné pojmenovávání.
V seznamu kampaní je schované pod ikonou … vedle tlačítka Upravit. Druhá cesta vede přes detail kampaně — úplně dole na záložce Nastavení je červeně orámovaná sekce Smazat kampaň.
Odeslanou kampaň opravit nelze. Použijte Kopírovat, opravte kopii a odešlete ji jako novou kampaň. Cílení nastavte tak, aby opravu dostali jen ti, kterých se týká.
V nastavení kampaně zapněte přepínač PDF vstupenka. Samotný text e-mailu vstupenku sám od sebe nepřikládá.
Použijte panel Doposlat kampaň nově přiřazeným a tlačítko Nově přiřazení. Kampaň dostanou jen ti, kdo ji ještě nedostali.
Jedna kampaň unese víc rozesílek. Historie je na záložce Rozesílky — u každé rozesílky vidíte datum, počet e-mailů a cílení. Nová kampaň dává smysl při jiném obsahu, ne při stejném obsahu pro další lidi.
Vyberte skupinu v dropdownu Cílení a teprve pak klikněte na tlačítko stavu. Zvací e-mail filtr skupin nemá, proto se pro segmentovaná sdělení volí právě kampaň.
Otevřete E-maily u příslušné rozesílky a najděte adresu. Uvidíte, zda byl e-mail odeslán, doručen a otevřen, a můžete si zobrazit i jeho konkrétní podobu. Stav Nedoručeno v prstencovém grafu je jiný problém než nepřečtený e-mail a řeší se jinak.
