Cílení komunikace v Happenee stojí na dvou osách — stavech účastníka (kde je v registraci) a skupinách (do čeho patří). Stavy se aktualizují automaticky, skupiny řídíte vy: vytváříte je dopředu a plníte importem, registrací, vstupenkami, slevovými kódy, odpověďmi ve formuláři nebo ručně. E-mailová kampaň cílí na obojí, zvací e-mail jen na stavy. Jazyk e-mailu se navíc vybírá podle preferovaného jazyka kontaktu.
Promyslete si dopředu, jaké skupiny budete potřebovat. Nové pravidlo nemusí zpětně zařadit dřívější účastníky. Chybějící členství můžete doplnit ručně nebo importem; výsledek ověřte.
Při importu kontaktů vyplňte sloupec s preferovaným jazykem — systém podle něj rozesílá jazykovou variantu.
Uvědomte si rozdíl: stavy jsou automatické (na co má kontakt reagovat), skupiny jsou ruční (jaké má postavení).
Pro segmentovanou komunikaci (jen VIP, jen řečníci, jen ČR kontakty) volte e-mailovou kampaň. Zvací e-mail cílí jen podle stavů.
Stav říká, kde účastník je v registračním procesu nebo v průběhu události. Stav řídí systém, vy ho pouze pozorujete (s výjimkou ručního překlopení).
V e-mailové kampani je každý stav samostatné odesílací tlačítko na záložce Odeslání:
Všichni — všechny kontakty přiřazené k události.
Registrovaní — dokončená registrace.
Nepozvaní — kontakt je přiřazený k události, ale zvací e-mail mu ještě nešel.
Bez reakce — pozvánku dostal, ale zatím nijak nereagoval.
Nepřečetli zvací e-mail — podle trackingu otevření.
Účastníci na místě — lidé, kteří na událost fyzicky dorazili.
Zobrazili liveportál / Nezobrazili liveportál — liveportál je v tomto cílení webová účastnická aplikace, tedy zda si účastník událost otevřel v prohlížeči.
Kolik kontaktů do kterého stavu spadá, uvidíte ještě před kliknutím v přehledu Kontakty přiřazené k události na téže záložce. Zvací e-mail nabízí užší výběr stavů (Nepozvaní, Kdo si nepřečetl zvací e-mail, Neregistrovaný) a neumí je kombinovat se skupinami.
Na mobilní aplikaci kampaň cílit neumí. Mezi odesílacími tlačítky je jen liveportál, tedy webová aplikace — kdo si stáhl mobilní aplikaci, se v cílení kampaně nijak nepozná. Pokud potřebujete oslovit lidi podle toho, že mají mobilní aplikaci, použijte místo kampaně Oznámení v účastnické aplikaci, které cílení na mobilní i webovou aplikaci má (viz článek Používání oznámení v účastnické aplikaci).
Skupiny vytváří vždy organizátor, ne systém. Kontakt se do skupiny může dostat několika cestami:
Ruční přiřazení ve správě kontaktů — vyberete kontakt a přidáte ho do skupiny.
Hromadný import s #skupina — v Excelu použijete prefix ve sloupci skupiny při importu. Detail v článku Správa kontaktů a skupin ve workspace.
Po registraci ke vstupence — u vstupenky si v nastavení vyberete, do jaké skupiny se účastník zařadí po dokončení registrace.
Přes individuální nebo hromadný registrační odkaz — u odkazu si volíte skupinu po registraci (typicky partnerský odkaz → skupina „Partner XY“).
Po použití slevového kódu — kód může zařadit do skupiny („Skupina po použití kódu“).
Podle odpovědi v registračním formuláři — u typů otázek, které umí zařadit do skupiny (výběr z možností). Například odpověď „Dopravím se autobusem č. 2“ → skupina „Autobus 2“.
Po registraci na workshop nebo časový slot — účastník workshopu A padá do skupiny „Workshop A“.
Cílení e-mailové kampaně — kampaň pošlete jen skupině VIP, jen řečníkům, jen skupině „Česky“.
Cílení oznámení v účastnické aplikaci — oznámení dostane jen skupina, pro kterou je relevantní.
Viditelnost modulů — některé obsahové / engagement funkce vidí jen skupina (detail v článku Práce se skupinami a viditelností).
Skenování na check-inu — personál vidí u QR kódu, zda účastník patří do vybrané skupiny (VIP, speaker).
Jazyk e-mailu se neřídí podle jazyka události — řídí se preferovaným jazykem kontaktu. Proto při importu vyplňujte sloupec s jazykem.
Tři situace:
Kontakt má preferovaný jazyk čeština → dostane českou variantu e-mailu.
Kontakt má preferovaný jazyk angličtina → dostane anglickou variantu.
Kontakt bez jazyka → použije se primární jazyk události (při statistikách je vidět „X kontaktů bez jazyka“).
Při registraci z microsite se preferovaný jazyk automaticky přednastaví podle toho, v jakém jazyce si účastník otevřel microsite.
VIP a řečníci — vlastní e-maily s detaily o vyzvednutí jmenovky, hotelu, hlavní zkoušce.
Jen anglicky mluvící — oddělená kampaň s odlišným tónem nebo formátem.
Jen neregistrovaní — dopozvánka, která nebudí lidi, kteří už přišli.
Skupina ze vstupenky — pokud máte tři typy vstupenek a jen jedna má přístup do VIP lounge, kampaň jen pro držitele této vstupenky.
Skupina z workshopu — připomínka dvě hodiny před workshopem, ať si nezapomenou přijít.
Partneři — každý partner má vlastní hromadný registrační odkaz, který účastníky přiřadí do skupiny „Partner XY“; cílená komunikace jen pro ně.
V e-mailové kampani můžete filtry kombinovat — například:
„Registrovaní + skupina VIP“ → VIP reminder.
„Bez reakce + skupina České kontakty“ → dopozvánka česky.
„Zobrazili liveportál + skupina Řečníci“ → rychlá info řečníkům, kteří už liveportál otevřeli.
Skupinu vyberete v dropdownu Cílení a teprve pak kliknete na tlačítko stavu.
Dnes v Happenee fungují pouze globální uživatelské skupiny — vytváříte si je ručně a platí napříč workspace. Existují plány na:
Lokální skupiny — skupiny jen pro konkrétní událost, aby se neznečišťoval globální seznam.
Systémové skupiny — automaticky vytvářené podle stavů (například Potvrzení účastníci, Registrovaní).
Obě varianty jsou v přípravě, v samoobsluze zatím nejsou. Pro dnešní účely počítejte s tím, že skupiny si pojmenujete a spravujete ručně a že stavy (registrován, přišel) nejsou automatické skupiny, ale stavy — cílíte na ně pomocí filtru stavu, ne skupinou.
Určete, jaký úkol má příjemce udělat. Potom ověřte skupinu, aktuální registrační stav, jazyk a správný cílový odkaz. Již registrovanému hostovi neposílejte výzvu k nové registraci jen proto, že u něj chybí záznam otevření e-mailu. Chybějící záznam otevření sám nedokazuje, že zprávu nečetl.
Při opravě špatného zařazení porovnejte odpověď ve formuláři a členství ve skupině. Pokud skupina řídí také viditelnost nebo vstup, ověřte i tento dopad. Změnu vyzkoušejte na vhodném testovacím kontaktu, potom zkontrolujte skutečné cílení před odesláním.
Skupiny si promyslete a vytvořte před spuštěním registrace. Pravidla plnění (ze vstupenek, z odpovědí ve formuláři, ze slevových kódů, z workshopů) nastavte tak, aby se skupiny plnily samy.
Při importu vyplňujte sloupec preferovaný jazyk. Pokud chybí, doplňte ho ve správě kontaktů (individuálně nebo opakovaným importem).
Zvací e-mail neumí cílit podle skupin, jen podle stavů. Pro cílení na skupiny použijte e-mailovou kampaň.
Tyto automatické skupiny nejsou. V kampani použijte odesílací tlačítko Registrovaní jako filtr stavu. Systémové skupiny jsou v plánu, ale zatím nejsou k dispozici.
Přidejte do workflow skupiny — přes vstupenky, formulář, slevové kódy. Jakmile jednou nastavíte plnění skupin, dostanete segmentaci zdarma.
Mějte rozumný počet skupin — typicky 5–15 pro středně velkou událost. Skupiny, které nevyužíváte pro komunikaci ani viditelnost, nemá smysl udržovat.
