Komunikace před událostí není jeden e-mail, ale sekvence vln — save the date, plná pozvánka, jedna až dvě připomínky nezaregistrovaným a těsně před událostí infomail s logistikou. Každá vlna má jiný cíl a jiné publikum, takže se liší i nástrojem: první pozvánku obvykle unese zvací e-mail, všechno cílené na konkrétní stav nebo skupinu patří do e-mailové kampaně. Rozvržení vln si připravte dřív, než rozešlete první zprávu.
Vezměte datum události a odpočítejte zpět. Pro střední firemní událost nebo konferenci funguje tahle kostra:
T−2 až T−6 měsíců — Save the date. Všem pozvaným, zvacím e-mailem se skrytým registračním tlačítkem.
T−4 až T−8 týdnů — Plná pozvánka s registrací. Všem pozvaným, zvacím e-mailem nebo kampaní.
T−2 týdny — Připomínka. Jen těm, kdo nereagovali; kampaní cílenou na stav.
T−3 až T−5 dní — Poslední výzva. Jen nezaregistrovaným; kampaní cílenou na stav.
T−1 až T−2 dny — Infomail s logistikou. Jen registrovaným, kampaní.
Termíny posuňte podle typu události: u interního firemního setkání stačí kratší náběh, u konference s placenými vstupenkami začněte dřív a připomínek pošlete víc.
První vlna má jediný úkol — zablokovat lidem termín v kalendáři. Program ani registrace ještě nemusí být hotové. V Happenee se posílá jako varianta zvacího e-mailu se skrytým registračním tlačítkem a s přiloženým ICS souborem, aby si účastník rovnou uložil termín do kalendáře. Detailní postup je v článku Zvací e-mail jako save the date.
Druhá vlna už zve k registraci. Tady se rozhoduje, jestli použijete zvací e-mail, nebo kampaň:
Zvací e-mail stačí, když posíláte jednu zprávu všem přiřazeným kontaktům a nepotřebujete cílit.
Kampaň zvolte, když chcete oslovit různé skupiny jiným textem (jinak zvete vedení, jinak řadové zaměstnance) nebo rozesílku naplánovat na konkrétní čas.
Rozdíl v možnostech obou nástrojů je popsaný v článku Kdy použít zvací e-mail a kdy e-mailovou kampaň.
Nejúčinnější a zároveň nejčastěji vynechaná vlna. Kampaň cílíte podle stavu účastníka tak, aby ji dostali jen lidé, kteří na pozvánku nereagovali. Kdo se už zaregistroval, ji nesmí dostat — nic tím nezískáte a vypadá to nepozorně.
Dvě připomínky jsou obvykle strop. Třetí a další už mají klesající výtěžnost a zvyšují riziko, že si příjemce zprávu označí jako nevyžádanou.
Poslední vlna před událostí míří jen na registrované a řeší praktické věci: kde je vstup, jak se parkuje, v kolik se otevírá registrace, jaký je dress code, co si vzít se sebou. Sem patří i připomenutí, že vstupenka s QR kódem přišla v potvrzovacím e-mailu a je i v účastnické aplikaci.
Detailní logistika nepatří do pozvánky — v momentě zvaní ji stejně většina lidí nečte a do dne události ji zapomene.
Tenhle článek končí den před událostí. Ranní e-mail s QR vstupenkou, oznámení v aplikaci během dne a poslední kampaň pro nezaregistrované jsou samostatná sekvence — viz Komunikační flow v den události.
Všechny vlny napište před spuštěním registrace, ne postupně. Připomínka psaná narychlo večer před odesláním je poznat a u dvojjazyčné události se u ní nejčastěji zapomíná druhá jazyková verze. Kampaně jde založit a naplánovat s předstihem.
Klasika, která organizátora shodí v očích právě těch nejaktivnějších lidí. Kampaň s připomínkou vždy cílete na stav — ne na celý seznam. Před odesláním se podívejte, kolik příjemců cílení vybralo; pokud je to stejné číslo jako u pozvánky, cílení nesedí.
Save the date sám o sobě nikoho nezaregistruje — nemá registrační tlačítko. Když se plná pozvánka zdrží, lidé mají termín v kalendáři, ale v seznamu registrovaných nikdo nepřibývá. Datum druhé vlny si domluvte s týmem už ve chvíli, kdy odesíláte první.
Infomail o parkování a dress code dostane i sto lidí, kteří se nezaregistrovali a nepřijdou. Zvyšuje to počet odhlášení z rozesílky a zbytečně zahlcuje. Cíleno má být na registrované.
U dvojjazyčné události má každá vlna dvě jazykové verze. Nejčastější chyba je vyplnit jen češtinu — anglicky mluvící příjemci pak dostanou prázdný nebo poloprázdný e-mail. Po dopsání každé vlny přepněte jazyk a zkontrolujte druhou verzi.
