Den před událostí už neměníte koncept — kontrolujete, že všechno domluvené opravdu funguje. Projděte pět oblastí: komunikaci, data účastníků, techniku u vstupu, jmenovky a lidi, kteří budou odbavovat. Rozsah a čas kontroly přizpůsobte počtu různých cest účastníků, zařízení a lidí v obsluze.
Vyhraďte si na kontrolu blok času den předem, ne ráno v den události. Ráno už na opravy není prostor — tiskárna se nedá pořídit, účty pro obsluhu se nezapnou a e-mail se nedá vzít zpátky.
Odešel infomail registrovaným? Ověřte v detailu kampaně, že rozesílka proběhla a kolik e-mailů se nedoručilo. U nedoručených zpráv ověřte dostupný důvod a konkrétní případ. Samotný počet neprokazuje chybu adres ani nevylučuje jinou příčinu.
Máte připravenou ranní kampaň? Pokud chcete ráno poslat e-mail s QR vstupenkou, kampaň musí být hotová a naplánovaná už teď.
Sedí obě jazykové verze? U dvojjazyčné události otevřete obě mutace každé připravené zprávy. Prázdná druhá verze je nejčastější chyba, kterou v den události nikdo nestihne opravit.
Poslali jste si test? Kampaň naplánovanou na ráno si nejdřív pošlete na vlastní adresu a otevřete ji na telefonu.
Kolik lidí je registrovaných a kolik jen pozvaných? Rozdíl ukáže kontakty bez dokončené registrace; sám nepředpovídá, kolik jich dorazí. Pozvaní bez registrace nemají QR kód.
Mají všichni vyplněný e-mail? Kontakt bez e-mailu nedostane vstupenku a na místě se bude řešit ručně.
Sedí skupiny? Pokud podle skupin řídíte vstup do VIP zóny nebo výdej dárků, zkontrolujte počty ve skupinách. Doplňovat je ráno je pozdě.
Víte o účastnících se zvláštním režimem? Řečníci, VIP hosté, doprovod — projděte je jménem a ověřte, že mají správné zařazení.
Jsou účty pro obsluhu funkční? Nechte každého člena personálu přihlásit se do servisní aplikace ještě dnes.
Je aplikace nainstalovaná na zařízeních, která opravdu půjdou na místo?
Jsou nastavená místa check-inu a jejich typy podle rozvržení události?
Proběhl zkušební sken? Zaregistrujte testovací účet a projděte celou cestu od potvrzovacího e-mailu po sken.
Je nabité všechno, co poběží na baterii — telefony, tablety, tiskárna, powerbanky.
Vytiskli jste testovací jmenovku? Ověřte i to, že se na štítek vejde nejdelší jméno a firma z vašich dat.
Máte dost štítků a náhradní roli? Uprostřed fronty se role mění špatně.
Víte, kdo tiskne? Určete, jestli se tiskne on-demand při odbavení, nebo předem.
Vyzkoušejte běžný QR průchod a zvlášť postup pro chybějící registraci, nesprávnou skupinu nebo opravu údajů účastníka, pokud se vás tyto situace týkají. Postupy najdete v článku Jak opravovat věci ex post.
Použijte zařízení a přístup obsluhy, které budou skutečně na místě. Funkční kontrola v administraci nepotvrzuje fungování servisní aplikace.
Ověřte, co u vás sken skutečně zaznamená. Stav Odbaven zapíše jen místo typu Příchod; Kontrola opakovaně a Kontrola jednorázově slouží pro zónu, autobus nebo výdej dárku, sken se počítá k danému místu a stav účastníka nemění. U více vstupů zkontrolujte, že má každá obsluha vybrané své místo a jeho typ.
Pokud tisknete jmenovky předem, počítejte s tím, že účast vzniká až skenem na příchodu, ne tiskem. Sken mezi účastníky v Networkingu je něco jiného: ukládá kontakt a s docházkou nesouvisí, takže v jeho statistikách nehledejte, kdo dorazil.
Počet míst check-inu posuďte podle očekávané příchozí špičky, rychlosti skutečného průchodu a obsluhy výjimek; celkový počet hostů sám nestačí.
Zapište, kdo rozhodne při problému a jak obsluha předá dotaz, který sama nevyřeší.
Ví každý, kde stojí a co dělá? Přiřaďte konkrétní místo check-inu konkrétnímu člověku.
Má někdo přístup do administrace? U vstupu se hodí notebook s webovým nástrojem Check-in (Prezence) — jen z něj znovu odešlete vstupenku, zobrazíte QR kód na obrazovce nebo vygenerujete jednorázové heslo do aplikace.
Máte fallback? Domluvte dopředu, co se stane, když vypadne wi-fi, dojdou štítky nebo se zasekne tiskárna.
Ráno zjistíte problém, ale nemáte čas ani prostředky ho vyřešit. Účty pro obsluhu zapíná customer success, tiskárnu z půjčovny nepřivezou během hodiny a odeslaný e-mail nevrátíte. Den předem máte ještě všechny tyhle možnosti.
Nejčastější zdroj chaosu u vstupu nejsou zařízení, ale data a lidi: nezaregistrovaní hosté bez QR kódu, chybějící e-maily, nikdo neví, kdo stojí u kterého vstupu. Techniku zvládne obsluha vyřešit, dezorientaci ne.
Kontrola „na oko" v administraci neukáže, co uvidí účastník. Projděte cestu opravdu — registrace, potvrzovací e-mail, QR kód v telefonu, sken v aplikaci. Zahrňte varianty, které mají odlišná oprávnění nebo zařízení, a ponechte čas na opravu a opakovaný test.
