V den události už nic nenastavujete — hlídáte, že to, co jste připravili, běží. Ráno udělejte testovací sken, otevřete u vstupu webový Check-in (Prezenci) a ověřte, že obsluha má správně zvolený režim a místo. Během dne sledujte hlavně frontu a stav odbavení; zbytek je operativa, kterou zvládne obsluha sama.
Přijeďte dřív, než dorazí první účastníci — u větší události alespoň hodinu, u malé půl hodiny. Prvních deset minut věnujte kontrole, ne rozhovorům.
Testovací sken. Naskenujte testovací QR kód na každém zařízení, které bude odbavovat. Ověříte tím připojení, přihlášení i tisk naráz.
Režim a místo. U každého zařízení zkontrolujte, že je zvolený správný režim a hlavně správné Místo check-inu — sken se započítá k tomu místu, které je vybrané. Špatně zvolené místo znamená, že vám čísla po události nebudou sedět.
Tiskárna a štítky. Vytiskněte jednu jmenovku a nechte náhradní roli na dosah.
Otevřený Check-in (Prezence). U vstupu mějte na notebooku otevřený webový nástroj. Jen z něj znovu odešlete vstupenku e-mailem, zobrazíte QR kód na obrazovce a vygenerujete jednorázové heslo do účastnické aplikace — servisní aplikace tohle neumí.
Ranní kampaň. Pokud jste na ráno naplánovali e-mail s QR vstupenkou, ověřte, že rozesílka opravdu odešla.
Fronta. Když se tvoří, otevřete druhé stanoviště dřív, než se prodlouží. Dvě zařízení odbavují víc než dvojnásobek jednoho, protože ubyde čekání i nervozita.
Účastníci bez QR kódu. Počítejte s nimi vždy. Většinu vyřešíte přímo v servisní aplikaci — najdete je v seznamu podle jména a odbavíte, nebo přes Přidat účastníka založíte hosta bez registrace.
Průběžný stav. V nástroji Check-in vidíte, kolik lidí je odbavených. Pokud se číslo výrazně liší od očekávání, řešte to hned, ne až v reportu.
Oznámení v aplikaci. Změny programu, přesuny místností nebo pozvánku na večerní část posílejte jako oznámení v účastnické aplikaci — dorazí rychleji než e-mail.
Kontrola u dalších míst. Pokud používáte místa typu Kontrola opakovaně nebo Kontrola jednorázově (vstup do sálu, výdej dárku, nástup do autobusu), ověřte, že obsluha má u sebe zvolené správné místo.
Poslední výzva nezaregistrovaným. Kampaň pro lidi, kteří se ještě nezaregistrovali, má smysl poslat dopoledne, ne odpoledne.
Odbavení u odchodu. Pokud používáte místo typu Odchod, ověřte, že se skutečně skenuje — bez toho v datech uvidíte jen příchody.
Zapište si poznámky. Co se pokazilo, co lidé nejčastěji řešili u vstupu, co chybělo. Zítra už si to nevybavíte přesně a je to nejcennější vstup pro příští událost.
Nejtišší chyba dne — všechno funguje, lidé se odbavují, ale skeny se počítají k jinému místu. Poznáte to až po události, kdy vám v reportu sedí celkový počet, ale rozpad podle míst nedává smysl. Kontrola trvá deset vteřin na zařízení a dělá se ráno.
Servisní aplikace umí účastníka najít, přidat a odbavit, ale neumí znovu odeslat vstupenku, zobrazit QR na obrazovce ani vygenerovat jednorázové heslo. Bez notebooku s webovým nástrojem Check-in (Prezence) se tyhle případy řeší telefonem a zdržují frontu.
Druhé stanoviště otevřené o deset minut dřív ušetří půl hodiny čekání. Reagujte na první náznak, ne na stížnost.
V průběhu události lidé e-maily nečtou. Oznámení v účastnické aplikaci dorazí jako push notifikace a účastník ho uvidí. E-mail nechte na věci, které mají zůstat dohledatelné.
