Check-in (odbavení na místě) je okamžik, kdy účastník fyzicky dorazí a vy zaznamenáte jeho příchod. Happenee ho řeší dvěma cestami — mobilní servisní aplikací (Happenee Service App) na telefonu nebo tabletu a webovým nástrojem Check-in (Prezence) v administraci. Servisní aplikace má dva režimy: Režim obsluhy (hosteska skenuje QR kódy nebo odbavuje přímo ze seznamu účastníků podle jména) a Kiosk režim (samoobslužný check-in, účastník si naskenuje vstupenku sám). Odbavení trvá pod sekundu, umí přes Bluetooth tisknout jmenovky a sleduje příchody v reálném čase.
Rozhodněte, kolik míst pro odbavení budete mít (jeden vstup, víc vstupů, šatna, workshop, bus) a jaký typ chování má každé místo — viz Typy míst pro odbavení níže.
Rozhodněte, které skupiny chcete při skenování zobrazit (VIP, řečník, typ vstupenky) — nastavte je předem v sekci odbavení v administraci.
Objednejte si u customer success hosteskové účty, pokud bude mít obsluha vlastní přihlášení nad rámec administrátora — není to samoobslužné, domluvte je s předstihem.
Stáhněte si servisní aplikaci Happenee Service App — pro iOS z App Store, pro Android z Google Play. Přihlaste se a otestujte: vyberte událost, zvolte Režim obsluhy nebo Kiosk režim, Místo check-inu a spárujte tiskárnu (viz Tisk jmenovek).
Pro účastníky bez QR kódu, kterým je potřeba znovu poslat vstupenku nebo zobrazit QR, mějte u vstupu připravený i webový Check-in (Prezenci) — viz níže.
Servisní aplikace (Happenee Service App) — mobilní nástroj pro obsluhu na telefonu nebo tabletu. Skenuje QR kódy, odbavuje účastníky ze seznamu podle jména, tiskne jmenovky a zvládne i samoobslužný režim. Přihlašuje se pod administrátorským účtem; pro samostatné hosteskové účty kontaktujte customer success.
Check-in (Prezence) — webový nástroj v administraci události (UI label Check-in). Otevřete ho z nástrojů události na počítači. Zvládá ruční odbavení a navíc tři věci, které servisní aplikace zatím neumí: znovu odeslat vstupenku e-mailem, zobrazit QR kód rovnou na obrazovce a vygenerovat jednorázové heslo do účastnické aplikace. Proto má u vstupu pořád své místo (viz Účastník bez QR kódu níže).
Po přihlášení vyberete událost ze seznamu. U události zvolíte režim a místo:
Režim obsluhy („Skenování QR kódů") — obsluhuje hosteska. Skenuje QR i odbavuje ze seznamu.
Kiosk režim („Samoobslužný check-in") — bezobslužné stanoviště, účastník se odbaví sám.
Místo check-inu — vyberete jedno z míst nastavených v administraci (každé má svůj typ chování, viz níže). Aplikace ukazuje názvy míst, ne jejich typy.
Tiskárna — volitelně spárujete tiskárnu jmenovek (viz Tisk jmenovek). Bez ní check-in funguje, jen se netiskne.
Volbu potvrdíte tlačítkem Pokračovat. Režim i místo jdou kdykoli přepnout (přes přepnutí události v Nastavení nebo zpět na výběr).
Spodní záložka Sken je klasický QR skener („Naskenujte QR kód účastníka"). Skenuje QR z potvrzovacího e-mailu, z PDF vstupenky nebo z modulu QR vstupenka v účastnické aplikaci. Po každém skenu aplikace ukáže výsledek:
úspěšné odbavení — a u připojené tiskárny rovnou nabídne tisk jmenovky,
upozornění, že účastník už dorazil (duplicitní sken na místě typu Příchod) — s možností otevřít jeho detail,
neplatný kód — s možností účastníka rovnou zadat ručně.
Nahoře běží počítadlo Dnes odbaveno, dole je historie Poslední skeny a stav tiskárny („Není připojená žádná tiskárna", dokud ji nespárujete).
Spodní záložka Účastníci je živý seznam všech účastníků události — tady odbavíte i člověka, který nemá QR kód po ruce. Umí:
Hledat podle jména nebo e-mailu a filtrovat rychlými přepínači Vše / Odbaveno / Čeká (plus řazení a filtr podle skupiny).
Swipnutím řádku rovnou odbavíte (akce Odbavit) nebo vytisknete jmenovku (akce Tisknout jmenovku) — bez otevírání detailu.
Přidat účastníka — walk-ina, který v seznamu není, založíte přímo v aplikaci (e-mail, jméno, příjmení, firma, pozice, tagy). Po uložení ho lze odbavit a vytisknout mu jmenovku.
Otevřít Detail účastníka s tlačítky Odbavit a Tisk badge (tisk jmenovky na vyžádání), s Poznámkou organizátora, sekcí Detaily (s úpravou přes Upravit účastníka), přehledem Místa check-inu (kde a kdy už byl odbaven, kým, a pořadovým číslem skenu) a historií Scany v tomto eventu.
U každého účastníka vidíte jeho RSVP status (Zúčastní se / Bez odpovědi) a check-in status (Odbaveno / Nedorazil).
Jedno odbavení nemusí stačit. Na větší události skenujete na více místech — vstup do areálu, šatna, výdej občerstvení, kontrola u workshopu. Každé místo má v administraci přiřazený typ podle chování, které potřebujete:
Příchod — klasický vstup. Po naskenování je účastník Odbaven. Druhý sken stejného QR ohlásí, že už dorazil. (Hlavní vstup do areálu.)
Odchod — opuštění areálu nebo části události. Stav se přepne na Odešel, záznam o příchodu zůstává; přes Příchod lze znovu odbavit. (Odchod z večírku, ukončení bloku.)
Kontrola jednorázově — jednorázové ověření; další pokus ohlásí, že kontrola už proběhla. (Výdej voucheru, dárku.)
Kontrola opakovaně — opakované skenování bez omezení. (Vstup do zóny, nástup do autobusu, docházka.)
Typy lze na jedné události kombinovat. Obsluha v servisní aplikaci volí, u jakého místa zrovna stojí.
V nastavení odbavení vyberete skupiny, které se mají při skenování zobrazit (například VIP, Řečník, Standard). Po naskenování pak obsluha u jména vidí příslušnost účastníka do skupiny a rychle rozpozná, kdo potřebuje zvláštní zacházení (VIP do salonku, řečníka do backstage). Bez výběru se žádná skupina nezobrazí.
Skupiny se plní ručně (ve správě kontaktů, při importu) nebo automaticky (přiřazením ke vstupence, odpovědí ve formuláři, přihlášením na workshop, slevovým kódem). Detail v článku Práce se skupinami a viditelností.
V Kiosk režimu se účastník odbaví sám. Režim je uzpůsobený pro zobrazení na tabletu umístěném na stojanu u vstupu: aplikace ukazuje výzvu, ať si účastník přiloží QR kód ke kameře; po úspěšném načtení potvrdí jeho jméno (a u placené události typ vstupenky a doprovod), automaticky vytiskne jmenovku a po pár sekundách se vrátí ke skeneru pro dalšího. Když sken neprojde, vyzve účastníka, ať se obrátí na obsluhu.
Hodí se tam, kde chcete snížit fronty u hostesky. Vyžaduje spolehlivou tiskárnu, stabilní stojan na tablet a jednoduchou instrukci u stanoviště.
Samostatné odbavení na konkrétní workshop nebo časový slot Happenee přímo neumí — servisní aplikace odbavuje per místo, ne per session. Řešíte to přes skupiny: účastník přihlášený na workshop je automaticky ve skupině daného workshopu, tu nastavíte k zobrazení při skenování, u dveří zvolíte místo typu Kontrola opakovaně a obsluha podle skupiny vidí, jestli má účastník přístup. Přímé odbavení workshopu s vlastním seznamem účastníků je v přípravě.
Část lidí QR kód po ruce mít nebude (smazali e-mail, nestáhli aplikaci, registrovali se teď). Většinu z nich teď odbavíte přímo v servisní aplikaci — v záložce Účastníci je najdete podle jména a odbavíte, nebo přes Přidat účastníka založíte walk-ina.
Webový Check-in (Prezenci) mějte u vstupu pro případy, které aplikace neumí: znovu odeslat vstupenku e-mailem, zobrazit QR kód na obrazovce (účastník nebo sousední stanoviště ho pak naskenuje) a vygenerovat jednorázové heslo do účastnické aplikace. Detail postupu v článku Co dělat, když účastník bez QR stojí ve frontě.
Z nastavení odbavení v administraci lze exportovat seznam všech skenů (kdo, kdy, na kterém místě) a statistiky účastníka (kdo dorazil, kdo ne, opakované skeny). Hodí se pro reporting po události a kontrolu provozu.
Před prvním účastníkem zkontrolujte, že máte zvolený správný režim (Režim obsluhy vs Kiosk režim) a hlavně správné Místo check-inu — sken se započítá k tomu místu, které je vybrané. U více vstupů přiřaďte každé obsluze její místo a typ (hlavní vstup = Příchod, opakovaná zóna = Kontrola opakovaně, jednorázový výdej = Kontrola jednorázově).
Hosteskové účty zapíná customer success, není to samoobslužné. Domluvte je s předstihem — minimálně týden. Jako nouzovku lze obsluhu přihlásit pod administrátorským účtem, ale pak nemáte oddělený audit, kdo koho odbavil.
Skupiny musíte vybrat dopředu v nastavení odbavení (sekce pro zobrazení skupin při skenování). Bez výběru se příslušnost nezobrazuje, i když skupiny existují.
Dnes to není nativní funkce — řeší se přes skupiny (účastník je ve skupině workshopu, obsluha vidí příslušnost u dveří). Přímé odbavení workshopu je v přípravě.
Servisní aplikace umí účastníka najít, přidat a odbavit, ale neumí znovu odeslat vstupenku, zobrazit QR na obrazovce ani vygenerovat jednorázové heslo. Tyhle tři věci řešíte ve webovém Check-inu (Prezenci) — mějte ho u vstupu otevřený na počítači.
Mějte záložní tiskárnu a záložní roli jmenovek. Typická chyba je špatně nastavená velikost jmenovky — detail v článku Tisk jmenovek.
