Check-in (odbavení na místě) je okamžik, kdy účastník fyzicky dorazí a vy zaznamenáte jeho příchod. Happenee to řeší dvěma cestami — ručně v nástroji Prezence (webová aplikace v administraci) nebo skenováním QR kódu v servisní aplikaci na iPhonu, iPadu nebo Androidu. QR kód má každý účastník v potvrzovacím e-mailu, v PDF vstupence a v modulu QR vstupenka v účastnické aplikaci. Skenování je rychlé (pod 1 sekundu), umí propojit tisk jmenovek a sledovat přítomnost účastníků v reálném čase.
Rozhodněte, kolik míst pro skenování budete mít (jeden vstup, víc vstupů, šatna, workshop, bus) a jaký typ chování má každé místo — viz níže.
Rozhodněte, které skupiny chcete při skenování zobrazit (VIP, řečník, skupina vstupenky) — nastavte je předem v sekci odbavení.
Objednejte si u customer success hosteskové účty, pokud budete mít na místě obsluhu nad rámec administrátora — není to samoobslužné.
Stáhněte si servisní aplikaci pro iOS nebo Android (tým hostesek na tabletech / telefonech) a otestujte přihlášení pod vaším účtem.
Paralelně připravte Prezenci (webový nástroj v administraci) — tam budete řešit účastníky bez QR kódu.
Servisní aplikace (iOS / Android) — mobilní nástroj pro hostesky u vstupu. Skenuje QR kód z e-mailu, z PDF vstupenky nebo z engagement funkce QR vstupenka v účastnické aplikaci. Připojí se přes Bluetooth k tiskárně jmenovek (viz článek Tisk jmenovek). Přihlášení je možné pod administrátorským účtem. Pro hosteskové účty (vlastní přihlášení pro personál) kontaktujte customer success — tato funkce se zapíná manuálně, není v samoobsluze.
Prezence (webový nástroj v administraci) — otevřete ji v levém menu události. Používá se pro ruční odbavení a pro řešení problémových účastníků bez QR kódu (viz níže).
Jedno odbavení nemusí stačit. Na větší události typicky skenujete QR na více místech — vstup do areálu, šatna, výdej občerstvení, kontrola u workshopu. V servisní aplikaci vytvoříte místo a zvolíte mu typ podle chování, které potřebujete. Typy jsou čtyři:
Příchod — klasický vstup na událost. Po naskenování se účastník označí jako Odbaven v Prezenci. Pokud se pokusí naskenovat znovu se stejným QR kódem, aplikace upozorní, že už dorazil. Typické použití: hlavní vstup do areálu.
Odchod — používá se při opouštění areálu nebo konkrétní části události. Stav se přepne na Odešel, ale záznam o příchodu zůstane. Účastníka lze následně znovu odbavit přes typ Příchod. Typické použití: odchod z večírku, ukončení části programu.
Kontrola jednorázově — jednorázové ověření přístupu. Po naskenování se stav zaznamená, při dalším pokusu aplikace upozorní, že kontrola už proběhla. Typické použití: výdej voucheru, výdej dárku, jednorázové ověření u šatny.
Kontrola opakovaně — opakované skenování bez omezení. Vhodné tam, kde potřebujete zaznamenat příchod vícekrát. Typické použití: vstup do konkrétní zóny, nástup do autobusu, docházka.
Všechny typy lze na jedné události kombinovat. Hosteska si v servisní aplikaci volí, u jakého místa zrovna stojí, a přepíná podle situace.
V nastavení odbavení si vyberete skupiny, které chcete při skenování zobrazit (například VIP, Řečník, Speaker, Standard). Když hosteska naskenuje QR kód, v servisní aplikaci se jí pod jménem účastníka objeví příslušnost do skupiny. To pomáhá rychle rozpoznat, kdo potřebuje zvláštní zacházení (průvod VIP do salonku, ukázání speakera do backstage).
Skupiny se plní ručně (přiřazení ve správě kontaktů, při importu) nebo automaticky — přiřazením ke vstupence, vyplněním odpovědi v registračním formuláři, přihlášením na workshop nebo časový slot, použitím slevového kódu. Detail v článku Práce se skupinami a viditelností.
Samostatný check-in na konkrétní workshop nebo na konkrétní časový slot dnes Happenee přímo neumí. Řešíte to přes skupiny: účastník přihlášený na workshop je automaticky ve skupině daného workshopu, tu skupinu nastavíte k zobrazení v servisní aplikaci, u dveří workshopu zvolíte Kontrola opakovaně, a hosteska podle barvy nebo textu skupiny vidí, jestli má účastník přístup. Přímé odbavení workshopu s jeho seznamem účastníků je v přípravě.
Pokročilejší varianta — účastník si naskenuje QR kód sám u samoobslužného stanoviště. Po úspěšném načtení se automaticky vytiskne jmenovka. Hodí se pro událost, kde chcete snížit fronty u hostesky. Vyžaduje spolehlivou tiskárnu a jednoduchou instrukci u stanoviště.
Vždycky bude na události skupina lidí, kteří z jakéhokoli důvodu nemají QR kód po ruce — smazali e-mail, aplikaci nestáhli, registrovali se teprve teď. Pro ně mějte vedle fronty druhé stanoviště s počítačem a otevřenou Prezencí. V ní:
Vyhledáte účastníka podle jména nebo e-mailu.
Rozkliknete profil — uvidíte stav, QR kód, poznámku od organizátora.
Znovu odešlete potvrzovací e-mail s QR kódem.
Vygenerujete jednorázové heslo pro přihlášení do účastnické aplikace.
Manuálně zaznamenáte příchod (bez skenu).
Rychle přidáte nového účastníka — povinné je jen jméno a příjmení; pak ho lze naskenovat a vytisknout jmenovku.
Přidáte poznámku, která se zobrazí v servisní aplikaci při dalším skenování (dietní omezení, VIP status, poznámka k vydání dárku).
Dobrá praxe: ráno v den události rozešlete účastníkům připomínkový e-mail s QR kódem (e-mailová kampaň s PDF vstupenkou), aby měli QR v mailboxu nahoře. Snížíte počet lidí ve frontě na Prezenci.
Dnes dostupné pouze v Prezenci (webová verze) — hosteska vyhledá účastníka podle jména a ručně označí Odbaven. V mobilní účastnické aplikaci tato cesta zatím není — hosteska skenuje QR, ne jméno.
Z nastavení odbavení lze exportovat seznam všech skenů (kdo, kdy, na kterém místě) a statistiky účastníka (kdo dorazil, kdo ne, opakované skeny). Hodí se pro reporting po události a pro kontrolu provozu na místě.
Hosteskové účty zapíná customer success, není to samoobslužné. Domluvte je s předstihem — minimálně týden. Jako nouzovka lze přihlásit hostesku pod administrátorským účtem, ale pak nemáte separátní audit.
Rozlišujte typy míst. Hlavní vstup = Příchod. Zóna, která se opakuje (WC, občerstvení) = Kontrola opakovaně. Jednorázový výdej = Kontrola jednorázově.
Skupiny musíte vybrat dopředu v nastavení odbavení (sekce Zobrazit skupiny při skenování). Bez výběru se nezobrazují.
Dnes se řeší přes skupiny (účastník je ve skupině daného workshopu, hosteska vidí příslušnost). Přímé odbavení workshopu je v přípravě.
Tato cesta zatím není v mobilní aplikaci — vyhledávání podle jména je jen v Prezenci (web). Mějte u fronty bez QR notebook s Prezencí, nebo nechte hostesku manuálně přidat účastníka v Prezenci a pak ho naskenovat.
Mějte záložní tiskárnu a záložní roli jmenovek. Viz Tisk jmenovek — typická chyba je špatně nastavená velikost jmenovky v tiskárně.
