Networking (v produktu také Účastníci) je engagement funkce, která zpřístupní účastníkům seznam ostatních registrovaných a umožní jim navazovat spojení, chatovat a domlouvat si schůzky. Každý účastník si nastavuje vlastní profil — základní údaje (jméno, firma, pozice, bio) jsou v seznamu viditelné všem, e-mail, telefon a sociální sítě jsou volitelné, nebo lze profil celý skrýt. Klíčové interakce: zobrazit profily, uložit si kontakt kliknutím, skenovat QR ze jmenovky, posílat zprávy, rezervovat si one-to-one schůzky. Nasbírané kontakty si účastníci po akci stáhnou jako CSV (stahování zapíná zákaznická podpora; u naskenovaných kontaktů je i e-mail — princip vizitky).
Rozhodněte, zda Networking pro událost dává smysl. Hodí se u konferencí, klientských událostí, networkingových večerů, expo/veletrhů. Nedává smysl u interních firemních školení, jednoduchých přednášek.
Komunikujte účastníkům, jak vyplnit profil — tlačítko v účastnické aplikaci je dostatečně viditelné, ale doplňující text ve zvacím e-mailu pomůže.
Rozhodněte cílové skupiny networkingu — všichni vidí všechny, nebo má smysl omezit?
Pokud chcete, aby účastníci skenovali QR ze jmenovek, připravte si tisk jmenovek s QR kódem (funkce check-inu).
Seznam účastníků. Všichni registrovaní se zobrazí v seznamu. Každý má profilovou kartu: jméno, pozice, firma, případně fotografie. Po kliknutí se otevře detailní profil.
Profil účastníka. Účastník si sám vyplňuje:
Jméno a příjmení.
Pracovní pozice.
Firma.
Bio (krátké představení).
E-mail (volitelné sdílení — samostatný přepínač pro zobrazení e-mailu na profilu).
Telefon (volitelné sdílení).
Sociální sítě (volitelné sdílení): LinkedIn, Twitter/X, Instagram, Facebook, YouTube.
Fotografie (případně).
Vypnutím Zobrazit mě v seznamu účastníků se účastník skryje úplně — pak není v seznamu vidět a zároveň ztrácí přístup k seznamu ostatních a k chatu.
Uložení kontaktu. Kontakt si účastník přidá do svého seznamu dvěma způsoby: kliknutím na tlačítko Uložit kontakt v profilu nebo seznamu (jednostranné přidání), nebo naskenováním QR ze jmenovky či vstupenky druhého účastníka (vědomá výměna kontaktu). Obojí skončí mezi uloženými kontakty, které si účastník po akci stáhne — podrobně v sekci Stažení nasbíraných kontaktů (vizitky).
QR ze jmenovky. Každý účastník má unikátní QR kód, který se tiskne na jmenovku při check-inu. Skenováním QR kódu z jmenovky se automaticky přidá kontakt. Sken je vědomá výměna kontaktu (obdoba předání vizitky) — proto je u takto získaného kontaktu ve staženém CSV i jeho e-mail, i když ho účastník nemá zveřejněný (na rozdíl od kontaktu uloženého tlačítkem; viz Stažení nasbíraných kontaktů (vizitky) a Privacy a GDPR).
Zprávy (Chat). Jeden-na-jednoho chat mezi účastníky v aplikaci. Zapíná se v nastavení Networkingu.
Rezervace schůzek. Účastník nabídne druhému schůzku v konkrétním čase a na konkrétním místě. Druhý potvrdí nebo odmítne. Místo se nezadává volně — vybírá se z nabídky. Jsou dvě varianty:
Předdefinovaná místa pro schůzky (typicky pojmenovaná Meeting table #1, Meeting table #2 apod.) — generická místa, kde si schůzku může domluvit kdokoli s kýmkoli. Nastavení a počet těchto míst zařizuje zákaznická podpora Happenee — organizátor je v administraci sám nezakládá. Pokud rezervační systém schůzek zapínáte, dejte podpoře vědět, kolik míst chcete a jak se mají jmenovat.
Stánek vystavovatele — pokud má event obsahovou funkci Vystavovatelé, jejich stánky se zpřístupní jako lokace pro schůzku. Schůzku na stánku ale nelze domluvit s kýmkoli — pouze se zástupcem daného vystavovatele.
V administraci události → Engagement funkce → Účastníci (tak se funkce jmenuje v menu). Přidejte tlačítkem + Přidat → Účastníci, pokud ještě nemáte.
Stav — publikováno / skryto.
Viditelnost — všem účastníkům / pouze vybraným skupinám.
Zapnout soukromé zprávy — povolit chat.
Zapnout rezervační systém schůzek — povolit one-to-one meetingy. Účastníci si nastavují vlastní dostupné časové sloty. Pokud nemáte předdefinovaná místa pro schůzky a žádné Vystavovatele, schůzku není kde uskutečnit — kontaktujte zákaznickou podporu, aby místa nastavila.
Účastník sám vyplňuje a upravuje svůj profil v aplikaci.
Organizátor nemůže za účastníka profil upravovat (jen smazat účastníka z události).
Ostatní účastníci vidí profil pouze tehdy, pokud není skrytý.
Při první registraci má účastník prázdný profil. Je vhodné ho ve zvacím e-mailu nebo oznámení vyzvat, aby si profil vyplnil.
Zástupci vystavovatelů (přiřazení ve funkci Vystavovatelé) jsou v Networkingu označení jako Vystavovatel. Ostatní účastníci je snadněji rozpoznají a mohou s nimi navázat spojení. Schůzka na stánku vystavovatele je vázaná na zástupce — účastník si ji může domluvit pouze s konkrétním zástupcem, ne se stánkem jako takovým. Předpokladem je, že vystavovatel má v administraci přiřazené zástupce a ti mají v aplikaci nastavené dostupné časové sloty.
Kontakty, které si účastník (nebo zástupce vystavovatele) během akce nasbíral, najde na jednom místě v účastnické aplikaci — v mobilní i webové verzi. Stáhne si je sám, organizátor mu je neposílá. Cesta v aplikaci: záložka Uplynulé → daná akce → sekce Účastníci → Uložení (koho jsem si uložil) nebo Uložili si mě → Stáhnout kontakty (CSV).
Stažený soubor (CSV) obsahuje základní údaje a navíc sloupec, který říká, zda jste si kontakt přidali QR skenem, nebo tlačítkem. U kontaktů přidaných QR skenem je i e-mail — i když ho účastník nemá na profilu zveřejněný (princip vizitky, viz Privacy a GDPR); telefon se nepředává. U kontaktů přidaných jen tlačítkem Uložit kontakt se e-mail řídí nastavením účastníka — uvidíte ho jen tehdy, pokud ho sám zveřejnil. V samotné aplikaci (mimo CSV) se u uložených kontaktů zobrazuje jen to, co má účastník nastavené; rozdíl QR vs. tlačítko se projeví až ve staženém CSV.
Stahování kontaktů zapíná zákaznická podpora Happenee — není defaultně v samoobsluze. Pokud chcete, aby si účastníci nebo vystavovatelé své nasbírané kontakty stahovali, požádejte podporu o zapnutí (stejně jako u hosteskových účtů nebo předdefinovaných míst pro schůzky). Dokud zapnuté není, je v aplikaci místo tlačítka jen neaktivní text Pro tuto událost není možné stáhnout kontakty (CSV).
Vedle stahování v aplikaci (výše) může organizátor exportovat data z administrace:
Seznam účastníků se zaškrtnutými uloženými kontakty.
Schůzky (kdo si domluvil s kým a kdy).
Data jsou v Excelu a slouží organizátorovi pro přehled po akci. Stažení jednotlivých „vizitek“ (CSV s e-maily u naskenovaných kontaktů) si naopak dělá každý účastník sám v aplikaci — viz Stažení nasbíraných kontaktů (vizitky).
V seznamu účastníků jsou základní údaje viditelné všem — jméno, firma, pracovní pozice a bio. E-mail, telefon a sociální sítě jsou opt-in — účastník je zveřejní samostatnými přepínači (např. zvlášť přepínač pro zobrazení e-mailu na profilu). Vypnutím Zobrazit mě v seznamu účastníků se účastník skryje úplně — pak není vidět a zároveň ztrácí přístup k seznamu ostatních i k chatu. Souhlas se sdílením je standardně součástí GDPR šablony při registraci.
Sken QR jako předání vizitky. Když si účastník nechá naskenovat svůj QR (vědomé spojení dvou lidí), objeví se ve staženém CSV toho, kdo skenoval, u tohoto kontaktu e-mail — i když ho účastník na profilu nemá zveřejněný. Telefon se nepředává. Je to obdoba předání papírové vizitky a Happenee to pokrývá v Podmínkách užití (sekce Networking), které účastník bere na vědomí při nákupu, registraci a při vstupu do aplikace. Naopak u kontaktu přidaného jen tlačítkem žádná výjimka neplatí — e-mail se řídí nastavením účastníka a uvidíte ho jen tehdy, pokud ho sám zveřejnil. Chrání to před únikem dat jen tím, že si někoho přidáte do seznamu.
Pokud má událost zvláštní požadavky na privacy (například uzavřená klientská událost), organizátor může:
Zakázat Networking úplně (skrýt obsahovou funkci Účastníci).
Omezit viditelnost jen pro vybrané skupiny.
Skupiny neslouží jako přímý filtr v Networkingu, ale ovlivňují viditelnost celé funkce Networking (například Networking pouze pro skupinu VIP). Každá skupina se pak mezi sebou seznamuje.
V zvacím e-mailu a v oznámeních upozorněte na vyplnění profilu. Klíčová je fotografie a pozice — bez nich je vizitka prázdná.
Chat funguje jen u přihlášených účastníků. Při prvním setupu upozorněte účastníky ve zvacím e-mailu, aby se do aplikace přihlásili — bez přihlášení nefunguje chat ani rezervace schůzek.
Dostupné sloty si účastník nastavuje sám v aplikaci. Komunikujte v oznámení, jak systém funguje a kdy si sloty nastavit.
Předdefinovaná místa pro schůzky (typu Meeting table #1, #2 apod.) zakládá zákaznická podpora Happenee, ne organizátor v admin UI. Pokud žádná místa nemáte a nemáte ani Vystavovatele se zástupci, účastníci si schůzku nemohou nikam zarezervovat. Před spuštěním rezervací požádejte podporu o nastavení potřebného počtu míst.
QR ze jmenovky je na papírové jmenovce (tisknuté při check-inu). Alternativa: v aplikaci každý účastník vidí svůj vlastní QR v sekci vstupenky — ostatní ho mohou skenovat přímo z obrazovky mobilu.
Stahování kontaktů zapíná zákaznická podpora Happenee, není defaultně v samoobsluze — dokud zapnuté není, vidíte v aplikaci jen neaktivní text Pro tuto událost není možné stáhnout kontakty (CSV); domluvte ho předem. A i po zapnutí platí: e-mail navíc (i u účastníka, který ho nemá zveřejněný) je v CSV jen u kontaktů přidaných QR skenem (princip vizitky); u kontaktů přidaných jen tlačítkem Uložit kontakt se e-mail řídí nastavením účastníka a telefon se nepředává nikdy. V CSV navíc poznáte podle samostatného sloupce, zda jste si kontakt přidali skenem, nebo tlačítkem. Vystavovatelům sbírajícím leady to vysvětlete dopředu, ať QR kódy reálně skenují, ne jen ukládají ze seznamu.
U klientských událostí zvažte omezení viditelnosti Networkingu na skupinu VIP. Nebo úplně vypněte a nahraďte offline.
Přístup do Networkingu vyžaduje registraci a přihlášení. Bez registrace není účastník vidět ani nevidí ostatní.
