Expo a veletrh propojují návštěvníky s relevantními vystavovateli a jejich zástupci. Připravte srozumitelné profily, čas na setkání a způsob navazujícího kontaktu; teprve podle toho zvolte registraci, Networking, rezervace a případný tisk. Uložený kontakt, přijatá schůzka a obchodní příležitost jsou různé výsledky.
Nabídněte účastníkům celý ekosystém včetně aplikace i u malého setkání. V aplikaci mohou mít program, firmy a kontakty, materiály, případnou vstupenku a důvod vrátit se po události. Upravte rozsah, nevyřazujte aplikaci podle velikosti. Host si volí e-mail/PDF, webovou nebo mobilní aplikaci; instalace není podmínkou. Případné odbavení QR nebo jménem závisí na vašem nastavení. Pokud aplikaci vědomě nevyužijete, zachovejte návštěvníkům jasné informace a domluvenou cestu ke kontaktům. Pokračování pro další ročník ověřte podle přístupu a licence.
Určete přínos pro obě strany. Co návštěvník hledá a co partner udělá s kontaktem po události? „Domluvit produktovou ukázku“ je konkrétnější než „nasbírat leady“.
Projděte program a prostor. Vyhraďte návštěvě stánků použitelný čas včetně přesunů. Pokud se veškerý program odehrává jinde, samotná aplikace návštěvnost nezajistí.
Zvolte způsob setkávání. Volné návštěvy, schůzky s konkrétními zástupci nebo obojí. Pokud chcete i networking mezi návštěvníky, zachovejte jej vedle partnerských schůzek.
Domluvte podklady a lidi. Každý profil má vysvětlit, pro koho je nabídka určená, kde stánek najít a kdo bude přítomen. Zástupce musí znát svou roli a dostupnost.
Ověřte jeden úplný průchod. Návštěvník najde firmu, spojí se se zástupcem a uloží kontakt dohodnutou cestou. Zástupce zvládne převzetí schůzky i další krok.
Ve funkci Vystavovatelé připravte popis nabídky, kategorie, místo a zástupce. Kategorie a štítky používejte podle toho, jak návštěvníci hledají, například podle oboru nebo problému, který potřebují vyřešit. U každé firmy zkontrolujte přiřazení a publikovaný stav.
Sponzoři slouží prezentaci podpory události; partner, se kterým se má návštěvník setkat, potřebuje i srozumitelnou cestu ke konkrétnímu člověku. Program, Lokalita a praktické informace pomohou setkání uskutečnit.
Volná návštěva je jednoduchá pro návštěvníka. Potřebujete dostupné stánky, orientaci, čas a přítomné zástupce.
Rezervovaná schůzka je vhodná, pokud má specialista omezený čas. Domlouvá se přes konkrétního člověka v Networkingu, ne rezervací firmy jako celku. Předem ověřte dostupnost, místo a reakci zástupce; potřebná předdefinovaná místa domluvte se zákaznickou podporou. Přiřazení člověka ke stánku nenahrazuje jeho informování a zaškolení.
Pokud kombinujete partnerství s networkingem návštěvníků, otestujte obě cesty. Seznam partnerů nemá odstranit možnost spojit se s ostatními účastníky.
Networking umožňuje uložit kontakt z profilu nebo využít QR výměnu. QR na jmenovce je praktický na místě, ale není jedinou cestou; účastník má QR také v aplikaci. Při tisku otestujte skutečnou jmenovku a skenování na používaném zařízení.
Rozlišujte uložení firmy mezi oblíbené, kontakt na konkrétního člověka a dohodu o dalším jednání. Ne každý QR kód dělá totéž. Před spuštěním si ověřte, kde se požadovaný kontakt uloží a kdo jej může použít.
Stažení nasbíraných kontaktů je potřeba domluvit se zákaznickou podporou. Předávání dat partnerům má odpovídat dohodnutému účelu, oprávnění a nastavení; automatický přenos do jejich CRM nepředpokládejte. Seznam všech registrovaných není náhradou kontaktů získaných partnerem.
Placené vstupenky použijte, pokud vstup prodáváte; nejsou povinné pro každé expo. Ponecháváte-li externí ticketing, ověřte předání účastníků a jejich přístup. Happenee může vedle něj poskytovat program, komunikaci, Networking a zpětnou vazbu.
Pro ukázky s omezenou kapacitou zvažte rezervace v Programu; nejprve určit, zda omezeným zdrojem je člověk, místo nebo zařízení. Otázky a hlasování mají smysl u moderovaných bloků. Leaderboard může podpořit konkrétní aktivitu, pokud jsou pravidla i bodované úkony ověřené; zapnutí domluvte s customer success. Nenahradí čas v programu ani relevantní nabídku.
Automatický matchmaking a AI kola nejsou k dispozici. Účastník hledá pomocí dostupných profilů; cílená kampaň může doporučit relevantní část programu.
Před událostí vysvětlete, koho a proč lze potkat, a přidejte přístup do aplikace, mapu a praktické instrukce. Naplánujte a připravte relevantní kampaně; nepředpokládejte automatické připomínání nepřihlášeným.
Před otevřením registrace ověřte vstupy a komunikaci. Před používáním aplikace zkontrolujte profily a setkávání. Před začátkem provozu potvrďte obsluhu, zařízení a postup při výpadku. Kontroly mohou nastat v různý čas; není nutné čekat s první registrací na každý konečný detail obsahu.
Během události pomozte návštěvníkům s orientací a aktivně představte užitečné příležitosti. Při malé návštěvnosti nejprve ověřte trasu, čas, dostupnost zástupců a relevanci nabídky.
Oddělte návštěvy profilů, uložené kontakty, přijaté schůzky a skutečně uskutečněná jednání. Poslední krok ověřte s partnerem; rezervace sama jej nedokládá. Domluvte, kdo převezme výstup a naváže na kontakty. Statistiky z administrace se předávají vhodným exportem, ne veřejným odkazem.
Sjednoťte formát a potvrďte příjemce. Podporovaný import a ruční správa jsou současné cesty; automatický Speakers Management a Partners Management jsou v přípravě bez veřejně slíbeného termínu.
Požádejte zástupce, aby si sám prošel přístup, dostupnost a převzetí testovací schůzky. Vyplněný profil není převzetí provozu.
Nejprve definujte přínos pro návštěvníka a partnera. Počet bodů nebo kontaktů neprokazuje obchodní výsledek.
Předem ověřte způsob sběru, výstupní pole a oprávněného příjemce. Neslibujte celý seznam hostů ani automatický CRM export.
