Expo a veletrh je událost, kde vystavovatelé jsou hvězda — platí účast za stánek a potřebují z události odejít s leady. Cíl pořadatele: spokojený vystavovatel. Proto je setup postavený kolem obsahové funkce Vystavovatelé (se stánky, kategoriemi, filtry, zástupci a kalendářem schůzek), kolem networkingu s lead capture (účastníci skenují QR na jmenovkách, vystavovatelé si ukládají leady) a kolem placených vstupenek. Tisk jmenovek s QR je kriticky důležitý — právě přes něj se lead capture děje.
Rozhodněte:
Kolik vystavovatelů a jaká struktura stánků — kategorie, úrovně (zlatí, stříbrní, bronzoví), lokace v hale (místa, patra).
Placené vstupenky — typicky ano, často víc typů (návštěvník, profesionál, novinářská průkazka).
Jazyky — u mezinárodních veletrhů 2–3.
Chcete filtrování vystavovatelů v aplikaci (podle oboru, stánku, patra)? Ano = nastavte kategorie a štítky dopředu.
Matchmaking (účastník vidí relevantní vystavovatele podle zájmů)? Dnes se řeší přes skupiny a filtry — plnohodnotný AI matchmaking je v přípravě.
Schůzky na stáncích — chcete, aby si účastník mohl u vystavovatele rezervovat meeting? Využijete kalendář zástupců vystavovatelů.
Jednoduché vs. více dní — rozlišuje, jestli nastavíte sessions a časové sloty pro workshopy.
Expo slouží kontaktní výměně. Účastník chce projít stánky, zkoumat produkty, potkat se s dodavateli. Vystavovatel chce sbírat leady — QR skenování jmenovek účastníků na stánku je dnes nejrychlejší cesta. Pořadatel musí zajistit, aby tenhle mechanismus fungoval plynule.
Moduly
Microsite události — kompletní vizitka veletrhu se seznamem vystavovatelů, programem přednášek, informacemi o vstupenkách.
Registrační formulář s doplňujícími otázkami — obzvlášť otázky na zájmy účastníka (obor, role, co hledáte). Slouží pro filtrování a matchmaking.
Placené vstupenky — typicky více typů (návštěvník, profesionál, tiskový průkaz).
Zvací e-mail / E-mailové kampaně — mass kampaně pro veřejnost + cílené vlny pro odborníky.
Potvrzovací e-mail — s QR vstupenkou a odkazem do aplikace.
Odbavení na místě — QR skenování u vstupu + tisk jmenovek s QR kódem (zásadní — bez něj nelze provést lead capture na stáncích).
Účastnická aplikace — mobilní i webová.
Obsahové funkce
Vystavovatelé (klíčová obsahová funkce) — detail každého vystavovatele:
Logo, popis, kategorie (obor, téma).
Místo (stánek, číslo haly, patro).
Štítky — pro filtrování v aplikaci.
Zástupci — kdo je za firmu na místě, kontakt, kalendář pro bookování schůzek.
QR kód na stánku pro rychlé uložení kontaktu účastníkem.
Sponzoři — s úrovněmi (hlavní partner, ...).
Program — přednášky, workshopy, prezentace na hlavní scéně.
Řečníci — kdo přednáší.
Lokalita — mapa areálu, půdorys haly, patra.
Kontakt — pořadatel.
Vlastní obsah — FAQ, pravidla, code of conduct, mapa.
Engagement funkce
QR vstupenka — v aplikaci.
Oznámení — push notifikace pro highlighty (nový vystavovatel, přednáška, happy hour).
Účastníci (Networking) — s QR skenováním jmenovek (lead capture mechanismus). Účastník A skenuje QR kód na jmenovce účastníka B → uloží si kontakt.
Moje agenda — automatická z Programu.
Dotazník — evaluace pro účastníky i vystavovatele.
Obsahové funkce
Sessions s registrací (workshopy, omezená kapacita) — pokud má veletrh doprovodný vzdělávací program.
Časové sloty — pro rezervace schůzek na stáncích (kalendář zástupce vystavovatele).
Engagement funkce
Hlasování / Otázky — u doprovodných panelů.
Online modul — livestream hlavní scény, virtuální stánky pro vystavovatele, kteří nemohou fyzicky dorazit.
Advanced
White label aplikace — u velkých veletrhů standard.
Seating — u doprovodných konferenčních bloků (gala večer, konferenční sál).
Nominace — pokud vystavovatelé zvou své klienty (B2B kontext).
Matchmaking (systémové párování účastníků s relevantními vystavovateli podle zájmů) a AI kola v networkingu jsou v plánu. Dnes se řeší přes:
Registrační formulář sbírá zájmy (doplňující otázka s více volbami).
Skupiny — účastníci se podle odpovědí automaticky přiřazují do skupin (zajímá mě IT, zajímá mě HR).
Filtry v aplikaci — účastník filtruje vystavovatele podle kategorie a štítků.
Po AI kolech a matchmakingu bude Happenee navrhovat konkrétní schůzky podle profilu. Dnes ne, účastník hledá sám.
Hlasování — u čistého veletrhu bez diskusí zbytečné.
Leaderboard — jen pokud máte gamifikovanou procházku (razítka ze stánků, soutěž).
Seating — jen u večerního gala nebo formálního oběda. Veletrh sám o sobě seating nepotřebuje.
Před událostí
Save the date a Early Bird vstupenky — 3–6 měsíců předem.
Postupné announcement — vystavovatelé, hlavní partneři, keynote řečníci (každá vlna vlastní kampaň).
Reminder cílený podle skupiny zájmu — "pokud vás zajímá HR, na veletrhu jsou tito vystavovatelé...".
Ticket reminder — Early Bird končí, standard otevírá.
Den před událostí — praktické info, mapa, QR vstupenka.
Během události
Push notifikace — zahájení, keynote, happy hour, highlight na konkrétním stánku.
Networking — aktivně zmiňovaný během zahájení ("na jmenovce máte QR, skenujte si kontakty navzájem").
Lead capture — vystavovatelé skenují QR na jmenovkách účastníků (stisknout tlačítko, zaznamenat zájem).
Moje agenda — účastník sleduje své naplánované meetingy.
Denní dotazník — rychlá zpětná vazba.
Po události
Vystavovatelé dostanou export svých leadů — e-mail s tabulkou kontaktů, které si během veletrhu uložili.
Účastník dostane follow-up — poděkování, evaluace, pozvánka na další ročník.
Statistiky a reporty — pořadatel vyhodnocuje, kteří vystavovatelé měli nejvíc interakcí, nejvytíženější stánky, nejpopulárnější přednášky.
Speakers Management / Partners Management je v přípravě. Dnes data nastavujete jako pořadatel — hromadný import přes Excel, nebo ručně. S vystavovateli se domluvte na jednotném formátu podkladů a deadline pro odevzdání.
Velká jmenovka 80 × 50 mm s QR kódem je u expa klíčová. Malá jmenovka neumí QR a tím se ztrácí klíčová funkce veletrhu.
Kategorie vystavovatelů (obory, témata) a štítky nastavte před otevřením registrace. Všichni vystavovatelé musí mít přiřazené kategorie, jinak filtr nefunguje.
Automatický matchmaking je v přípravě. Pokud potřebujete personalizované doporučení, řeší se dnes ručně (e-mail kampaň cílená podle skupiny zájmu) nebo přes filtry v aplikaci. Neslibujte AI matchmaking tam, kde ještě není.
Kalendář spravuje zástupce (nebo pořadatel za něj). Před událostí si vyžádejte od vystavovatelů potvrzení dostupnosti zástupců a nastavte kalendář podle toho.
Export leadů dostane každý vystavovatel ze svého profilu. Pokud máte centrální export, ujistěte se, že obsahuje zdrojový stánek (kde se naskenovalo), aby bylo jasné, komu leady patří.
Využijte skupiny podle typu vstupenky (automaticky se plní) a při odbavení je zobrazte v servisní aplikaci. Hosteska uvidí, jestli účastník má být ve VIP sekci nebo standardní.
