Happenee nabízí velkou škálu obsahových funkcí, engagement funkcí a modulů (Placené vstupenky, Registrační formulář, Microsite, komunikační moduly). Ne všechny dávají u každé události smysl. Čím méně zapnete, tím čistější a profesionálnější působí výsledek — prázdné nebo polohotové funkce a moduly rušivě připomínají, že práce není dokončená. Tento článek vám dá mapu, co je pro váš typ události povinné, co volitelné, a co pokročilé nebo specializované. Rozhodnutí uděláte rychleji, pokud budete vědět, co obvykle funguje a co je u menších událostí zbytečné.
Rozhodněte o velikosti události (malá, střední, větší) a její komplexitě (jeden sál vs. workshopy a paralelní sessions).
Projděte si must-have položky — ty zapněte vždy.
Podle typu události a jejích potřeb přidejte volitelné funkce a moduly.
Pokročilé zapínejte jen tehdy, když pro ně máte jasný use case.
Než přejdeme ke konkrétnímu výčtu, jedno pravidlo, které šetří práci i zážitek účastníka:
Prázdná nebo polohotová funkce působí hůře než její absence. Pokud nemáte pro Networking připravené účastníky, pro Hlasování žádnou otázku, pro soutěže žádnou cenu — funkci nezapínejte. Raději ji zapněte později, až budete připravení.
Tvoří kostru každé události v Happenee. Bez nich event funguje jen v omezené podobě:
Registrační formulář (modul) — standard pro sběr účastníků. I pro malou událost zdarma je lepší mít registraci než evidovat lidi v Excelu.
Microsite události (modul) — veřejná vizitka události. Má vždy smysl, i když obsah je minimální.
Základní obsahové funkce — alespoň Lokalita (kde se událost koná) a Kontakt (na koho se obrátit).
Zvací e-mail a potvrzovací e-mail (moduly) — automatická komunikace základní registrace. Jsou součástí platformy a je potřeba je jen nastavit.
Tyto funkce a moduly zapnete tehdy, když k nim máte obsah:
Program (obsahová funkce) — pro událost s časovou strukturou (konference, workshopy, vícedenní). U galavečeru s jedním blokem je často zbytečný.
Řečníci (obsahová funkce) — u událostí, kde je jméno a reputace řečníka součástí lákadla. Sjezd, konference, odborné setkání.
Sponzoři (obsahová funkce) — u událostí s partnerskou strukturou, kde chcete partnery viditelně prezentovat.
Vystavovatelé (obsahová funkce) — u veletrhů, expo, konferencí s doprovodnou výstavou.
Vlastní obsah (obsahová funkce: FAQ, informační bloky, mapa) — u událostí, kde účastníci potřebují specifické informace, které nezapadají do standardních funkcí.
Oznámení (engagement funkce: push notifikace a news feed) — u událostí, kde potřebujete komunikovat v průběhu dne (změny programu, upozornění, výsledky).
Účastnická aplikace (modul) — u středních a větších událostí (viz Microsite vs účastnická aplikace).
Tyto engagement funkce a moduly zapínejte tehdy, když pro ně máte jasný use case:
Hlasování (engagement funkce: interaktivní ankety a soutěže) — u událostí, kde chcete interakci s publikem (konference s moderovanými diskusemi, interní firemní setkání), případně gamifikaci a motivaci k zapojení.
Otázky (engagement funkce: otázky z publika) — u událostí s přednáškami a moderovanými diskusemi, kde chcete účastníkům dát prostor klást otázky.
Dotazník (engagement funkce) — u událostí, kde sbíráte evaluaci na konci, nebo specifické doplňkové informace v průběhu.
Účastníci / Networking (engagement funkce) — u událostí, kde chcete aktivně podporovat propojení účastníků mezi sebou (odborná setkání, klientské události, networkingové večery).
Moje agenda — automaticky navazuje na obsahovou funkci Program, kdykoliv ji zapnete.
Online modul (engagement funkce) — pro živé přenosy, 3D prostředí, virtuální doplňky. U hybridních nebo virtuálních událostí.
Nominace a nominátoři (modul napojený na Registrační formulář) — u událostí, kde registraci deleguje obchodní nebo klientský tým.
Placené vstupenky (modul) — u událostí, kde je účast zpoplatněna.
Ubytování a výběr spolubydlícího (nastavení v Registračním formuláři) — u vícedenních událostí s ubytováním.
Časové bloky / rezervace (nastavení v Programu: testovací jízdy, workshopy, sloty) — u událostí, kde účastník rezervuje konkrétní čas nebo zdroj.
Tyto funkce nejsou standardně dostupné ve všech eventech a zapínají se přes zákaznickou podporu:
Seating — správa konkrétních sedadel (modelovaný prostor sálu či arény, přiřazení účastníků k místům, vygenerování vstupenky s číslem sedadla). Využívá se u galavečerů a událostí v pevně uspořádaných sálech.
White label aplikace — brandovaná mobilní aplikace v App Store a Google Play pod jménem vaší organizace. U většiny enterprise zákazníků Happenee je to standard.
Single Sign-On (SSO) — propojení Happenee s firemním identitním systémem. U větších enterprise integrací.
CRM integrace — propojení dat s firemním CRM. Součást pokročilého enterprise nastavení.
Následující přehled vychází z praxe u různých typů událostí. Použijte ho jako rychlou mapu, co u jakého typu zapnout.
Interní firemní event (teambuilding, výroční událost, kick-off, roadshow)
Obsahové funkce: Program, Řečníci (většinou), Lokalita, Kontakt, Vlastní obsah (FAQ, mapa areálu)
Engagement funkce: Oznámení, Dotazník, Hlasování (vč. interaktivních anket a soutěží), Otázky
Zpravidla se nepoužívá: Sponzoři, vystavovatelé, placené vstupenky, networking (méně aktuální u interních)
Aplikace: Ano, web i mobilní
Odbavení: QR vstupenka + Prezence, tisk jmenovek
Pokud organizace má SSO a white label, je to zde typické prostředí
Externí klientský event (klientská setkání, partnerské události, VIP večery)
Obsahové funkce: Program, Řečníci, Lokalita, Kontakt, Vlastní obsah (mapa, FAQ)
Vystavovatelé a Sponzoři (obsahové funkce) — podle povahy události (někdy ano, někdy ne)
Engagement funkce: Registrační údaje, Účastníci / Networking, Oznámení, Dotazník, Hlasování a Otázky (pokud má událost diskusní formát)
Aplikace: Ano, i když na jednodušších událostech někdy organizátor preferuje vlastní web s odkazem do Happenee
Placené vstupenky: Mohou, ale také nemusí
Odbavení: QR vstupenka + Prezence, tisk jmenovek s QR pro networking
Konference (velká událost s programem, workshopy, často placená)
Všechny obsahové funkce: Program (včetně sessions / workshopů), Řečníci, Lokalita, Kontakt, Vlastní obsah (FAQ), Sponzoři, Vystavovatelé
Engagement funkce: Kompletní sada — Účastníci / Networking, Oznámení, Hlasování (vč. interaktivních anket a soutěží), Otázky, Dotazník, Moje agenda
Placené vstupenky: Obvykle ano, včetně více typů vstupenek (Early Bird, VIP, standardní)
Aplikace: Nezbytná
Odbavení: QR check-in, tisk jmenovek
Expo / veletrh (důraz na vystavovatele a leady)
Obsahové funkce: Program (často paralelní sessions), Řečníci, Vystavovatelé (kategorie, místa, štítky, filtrování), Sponzoři
Engagement funkce: Účastníci / Networking s důrazem na schůzky, bookování meetingů na stáncích, leady, Oznámení, Otázky
Placené vstupenky: Obvykle ano, s různými typy
Aplikace: Nezbytná — typicky i klíčový kanál pro komunikaci mezi návštěvníky a vystavovateli
Incentive / itinerář / digitální průvodce cestou
Obsahové funkce: Program (spíše jako itinerář), Lokalita, Kontakt, Vlastní obsah (detaily cesty, praktické informace)
Engagement funkce: Oznámení, Dotazník
Zpravidla se nepoužívá: Registrační formulář, Placené vstupenky, Sponzoři, Vystavovatelé, Účastníci / Networking
Aplikace: Pouze účastnická aplikace, často bez microsite
Odbavení: Obvykle není potřeba
Nejdůležitější otázka při rozhodování není "jaký je to typ události", ale jak velká je a pro kolik lidí. Happenee přináší největší přidanou hodnotu u komplexních a velkých událostí. U jednoduchých událostí do pár desítek lidí dává smysl vypnout všechno, co by bylo prázdné. Konkrétní doporučení podle velikosti události najdete v článku Minimální doporučený setup pro malý, střední a větší event.
Začněte s must-have. Volitelné zapínejte, když budete mít pro ně obsah. Je snadné přidat, nesnadné vysvětlit účastníkovi, proč je prázdné.
O tom, co zapnout, rozhoduje spíš velikost a komplexita než typ. Velký galavečer se seatingem a sponzory je komplexnější než malá konference. Rozhodujte case-by-case.
Aplikace je dostupná jako web i mobil. Nabídnutí neznamená vynucení. Účastník si sám vybere, jak ji použít.
Advanced engagement funkce potřebují aktivního správce — někoho, kdo moderuje Otázky z publika, vyhlašuje soutěže, reaguje. Bez toho působí zapnuté, ale ne živé.
