U interní firemní události doporučujeme celý ekosystém Happenee včetně účastnické aplikace, i když přijde 30 lidí. Podle cíle přizpůsobte registraci, komunikaci, program a obsah aplikace: od praktických informací a materiálů po rezervace nebo Networking. Zaměstnanec si může vybrat webovou či mobilní aplikaci, nebo zůstat u e-mailu a vstupních podkladů; doporučení neznamená povinnou instalaci ani používání.
Popište výsledek pro zaměstnance. Například: rozumí třem prioritám firmy, najde kolegy z jiné pobočky, nebo si vybere vhodnou aktivitu. Podle výsledku později sestavíte i zpětnou vazbu.
Určete role a cestu pozvánky. Kdo dostane pozvání, kdo potvrdí vlastní účast a kdo případně vybírá hosty za pobočku? Oddělte zaměstnance, nominátora, kapitána týmu a doprovod. Ověřte, jak se k informacím dostanou lidé bez firemního telefonu nebo pravidelného přístupu ke schránce.
Rozhodněte, které údaje skutečně použijete. Potvrzení účasti, doprava, stravování a volba aktivity mají mít konkrétního příjemce. Formulář nemusí sbírat údaje jen proto, že je lze přidat.
Domluvte správce a okamžiky spuštění. Registrace, obsah aplikace a rezervace aktivit mohou být připravené v různý čas. Před první pozvánkou potřebujete funkční registrační cestu; před předáním aplikace použitelný obsah.
Pro pozvání a potvrzení jednoduchého setkání se společným programem může stačit Microsite události, Registrační formulář, Potvrzovací e-mail a praktická E-mailová kampaň. Na microsite uveďte důvod účasti, čas, místo a kontakt. Odbavení přidejte, pokud potřebujete evidovat příchod nebo kontrolovat vstup.
I k tomuto základu doporučujeme lehkou účastnickou aplikaci s informacemi, vstupenkou a materiály pro pozdější návrat; e-mailová cesta zůstává použitelná.
Pro kick-off s diskusí připravte Program, Řečníky, Otázky a případně Hlasování v účastnické aplikaci. Moderátor musí vědět, kdy otázky uvést a kdo na ně odpoví. Jeden smysluplný vstup do diskuse je užitečnější než několik nezapojených funkcí.
U sportovního dne nebo vzdělávacího setkání řešte individuální volbu aktivit a kapacity. U setkání poboček či opakované komunity zvažte Networking s chatem, aby lidé dokázali najít kolegu a domluvit další kontakt. U setkání 50 lidí může být Networking hlavním přínosem aplikace; u oslavy mohou mít přednost informace, vstupenka a následné materiály. Interní událost také nemusí být pouze jednojazyčná nebo bez partnerů. Vycházejte ze skutečného publika a obsahu.
Pokud HR zná pozvané, připravte jejich seznam a cestu, kterou každý potvrdí účast a doplní vlastní údaje. Jestli vedoucí pobočky vybírá účastníky, může být vhodná nominace. Před jejím použitím ověřte s podporou potřebný rozsah a pravidla: kdo smí přidat lidi, kolik jich může přiřadit a kdo odešle pozvání.
U týmů vysvětlete, zda zaměstnanec volí pouze preferenci, nebo již potvrzené složení. Jestli organizátor sestavuje týmy až po uzávěrce, napište to do instrukcí a potom rozešlete konečné zařazení. Kapitán ani člověk vyplňující seznam automaticky nepotvrzuje individuální účast všech členů. Pravidla změn připravte předem a konkrétní týmový postup ověřte; nepředpokládejte automatické přeskládání soupisky.
Doprovod posuzujte samostatně: potřebujete jen počet, konkrétní osobu, vlastní vstup, nebo výběr aktivity? Podle toho ověřte jeho cestu. Firemní přihlašování zaměstnance nemusí být dostupné doprovodu.
Do Účastnické aplikace připravte užitečný obsah i pro malé setkání: program, praktické informace, materiály, vstupenku a kontakt na organizátora. Podle cíle přidejte rezervované aktivity a vybrané engagement funkce. V pozvánce vysvětlete užitek, například „najděte podklady ke školení a kolegy z ostatních poboček“. Po události ponechte dostupné slíbené materiály v dohodnutém období přístupu; u série připravte také cestu k dalšímu setkání.
Každý host si může zvolit e-mail/PDF s QR vstupenkou nebo dohledání podle jména při odbavení, webovou aplikaci v prohlížeči, či mobilní aplikaci. Stažení ani používání nevynucujte. Pokud se jako organizátor po zvážení přínosu rozhodnete aplikaci nepoužít, zajistěte praktické informace, vstup i změny jiným dohodnutým kanálem.
Registraci nebo nákup propojte s potvrzením a správným přístupem hosta do aplikace. Pro další setkání nabídněte příslušný registrační či prodejní odkaz. Před rozesláním vyzkoušejte, kam odkaz vede a zda host dokončí požadovaný krok; samotné zobrazení vstupenky není nová registrace ani nákup.
Webová aplikace se otevírá v prohlížeči. Mobilní varianta může být vhodná pro průběžné používání; předem ověřte přístup a potřebné funkce na zařízení, které zaměstnanci skutečně mají. Fyzická událost s webovou aplikací je stále fyzická událost, nepotřebujete ji kvůli tomu navrhovat jako hybridní.
SSO řešte přes customer success, pokud potřebujete firemní přihlášení. Samostatně ověřte zaměstnance, externí hosty a doprovod; SSO samo neřeší odpovědi ve formuláři. White label aplikace je možnost s vlastní značkou přes customer success, s přípravou obvykle 6–8 týdnů. Není nutnou součástí interní události ani pouhou změnou loga.
Společné přednášky mohou být informativní položky programu. Pro omezené aktivity použijte Workshop a u opakovaných krátkých rezervací Časový slot podle konkrétního scénáře. Účastník se na session registruje v účastnické aplikaci, včetně webové verze; veřejná microsite mu sama rezervaci neumožní.
Před otevřením určete kapacitu, začátek a konec registrace a případný termín odhlášení. Termín odhlášení omezuje, dokdy lze rezervaci zrušit; vypnutím tohoto nastavení zrušení nezakážete. Přidejte čas na přesun mezi aktivitami.
Čekací seznam není k dispozici. Připravte náhradní aktivitu nebo další běh, pokud máte prostor a lektora. Uvolněné místo není automaticky slíbené konkrétnímu náhradníkovi. Oblíbená položka v osobním programu navíc neznamená rezervované místo.
První zpráva vysvětlí účel a povede na registraci. Potvrzení uvede, co je hotové a co následuje. Praktická kampaň před událostí připomene místo, dopravu a případný QR vstup; aplikaci představte, až v ní zaměstnanec najde potřebný obsah. Pro různé pobočky nebo jazyky připravte odpovídající cílení a texty.
Připomenutí nezaregistrovaným připravujete ručně jako kampaň; automatické připomínky této skupině nejsou k dispozici. Skupiny jsou globální v rámci workspace, proto jejich názvy a použití odlište podle události. Změna jedné skupiny může ovlivnit i jiný obsah nebo komunikaci.
Během události použijte Oznámení pro změny a moderátora pro aktivní uvedení Otázek či Hlasování. Důležité pokyny doplňte vhodným dalším kanálem pro lidi bez přístupu k aplikaci. Zveřejnění oznámení není potvrzení, že jej všichni přečetli.
Před spuštěním projděte registraci a potvrzení v každém používaném jazyce. Potom vyzkoušejte obsah a přístup aplikace z pohledu zaměstnance. Před samotnou událostí ověřte obsluhu, zařízení a případný tisk: QR kód, člověka bez QR, dlouhé jméno a změnu týmu. Software pro odbavení není automaticky personální služba; potřebné vybavení a podporu si domluvte.
Pokud chcete gamifikaci, Leaderboard je placená funkce, kterou zapíná customer success. Vyplatí se tam, kde máte srozumitelná pravidla, moderaci a konkrétní žádoucí aktivitu. Networking zase potřebuje účel, vyplněné profily a čas na kontakt; QR jmenovka je užitečná pro výměnu kontaktů, nikoli povinná pro chat.
Po události oddělte pozvané, registrované a odbavené. Dotazník zaměřte na původní cíl: pochopení priorit, užitečný kontakt nebo vhodnost aktivit. Statistiky jsou v administraci; pro kolegy použijte export, veřejný odkaz na statistiky neexistuje. Před dalším ročníkem znovu ověřte seznamy, data a přístupové podmínky.
Otázky, Hlasování i soutěž potřebují konkrétní okamžik a odpovědného člověka. Připravte moderátorovi krátké zadání a vyzkoušejte účastnickou cestu.
Po ruční změně zkontrolujte původní i nové zařazení, kapacitu a viditelnost. Potom účastníka výslovně informujte; úprava údajů sama neodešle zprávu a není automatickým převodem identity.
Ověřte běžného zaměstnance, potřebné jazyky a zařízení mimo firemní síť. Přidejte doprovod nebo nominátora, pokud tuto cestu používáte.
Webové použití, rezervace aktivit a užitečný kontakt mají jiný význam než instalace. Vyhodnoťte konkrétní účel; rezervovaná schůzka ještě neprokazuje, že se lidé setkali.
