Interní firemní event (teambuilding, kick-off, výroční událost, roadshow) je typicky pro zaměstnance, často ve dvou jazycích (CZ + EN), bez placených vstupenek. Cílem je předání strategie nebo vize a zapojení zaměstnanců — proto má smysl kombinovat klasický setup (program, řečníci, registrace) s engagement funkcemi (hlasování, otázky, dotazník, leaderboard) a někdy gamifikací. Bez placených vstupenek, obvykle bez sponzorů a vystavovatelů, ale s důrazem na komunikaci a aplikaci.
Rozhodněte čtyři věci, než začnete setup:
Velikost události: malá (do ~50) / střední (50–300) / větší (300+). Určuje, jestli vůbec zapínat aplikaci a engagement funkce.
Jazyky: typicky 1 nebo 2 (český + anglický). Tři jazyky se u interních událostí téměř nevidí.
Placené vstupenky: u interních událostí ne. Zaměstnanci registraci neplatí.
White label / SSO: u větších firem se řeší přes customer success — brandovaná microsite, vlastní aplikace, Single Sign-On s firemním identitním systémem.
Interní událost má jasné poselství — nová strategie, roční shrnutí, spuštění produktu, oslava úspěchu, teambuilding. Spokojený zaměstnanec je druhotný — primární je předat sdělení. Proto má smysl použít engagement funkce tak, aby zapojení nebylo pasivní: hra, hlasování, otázky z publika, gamifikace na interních stáncích.
Moduly
Microsite události — základní vizitka událost s programem a místem konání. Interní událost se obvykle nesdílí veřejně, ale microsite slouží jako referenční bod.
Registrační formulář — sběr účasti, doplňující otázky (dieta, doprava, velikost trička).
Zvací e-mail nebo E-mailová kampaň — první vlna pozvánek. U větších firem s různými skupinami zaměstnanců dává smysl kampaně (cílení).
Potvrzovací e-mail — s QR kódem a odkazem do aplikace.
Odbavení na místě — QR skenování u vstupu, typicky s tiskem jmenovek.
Účastnická aplikace (mobilní i webová) — klíčový kanál během události.
Obsahové funkce
Program — struktura dne, časy, místa.
Řečníci — kdo vystupuje (CEO, vedoucí oddělení, externí host).
Lokalita — kde se událost koná (adresa, mapa, parkování).
Kontakt — organizátor, na koho se obrátit.
Vlastní obsah — FAQ (dress code, doprava, storno), mapa areálu, informace o cateringu.
Engagement funkce
Oznámení — push notifikace pro změny programu, aktualizace během dne.
Engagement funkce podle potřeby
Hlasování — u událostí s moderovanou diskusí nebo prezentací vize ("Jak byste hodnotili…?").
Otázky (z publika) — u panelové diskuse, Q&A s vedením.
Dotazník — zpětná vazba na konci události.
Leaderboard — pokud chcete gamifikovat (body za aktivitu, návštěvu stánků, účast na hlasování).
Soutěže — kombinace leaderboardu a odměn.
Sociální / foto / video engagement — sdílení zážitků v aplikaci.
single sign-on (SSO) — u velkých firem s enterprise integrací. Zaměstnanec se do aplikace přihlásí firemním účtem bez samostatné registrace. Zapíná customer success.
White label aplikace — brandovaná mobilní aplikace v App Store a Google Play pod jménem firmy. Standard u větších enterprise zákazníků. Zapíná customer success.
Sponzoři, vystavovatelé — u klasického interního eventu nejsou. Výjimka: firma má doprovodnou výstavu interních oddělení (HR stánek, IT stánek) — v tom případě jde o vystavovatele v interním kontextu.
Online modul — jen pokud streamujete mezi pobočky nebo máte hybridní formát (část účastníků se připojuje online). Jinak zbytečné.
Placené vstupenky — u interních událostí se nepoužívají.
Nominace a Nominátor — pro interní událost málokdy relevantní (registraci ovládá HR centrálně).
Networking (funkce Účastníci) — u interních událostí zpravidla nepotřebný (lidé se znají). Výjimka: velká firma s pobočkami, která chce mezi týmy propojit.
Seating — jen u formálních galavečerů s pevně uspořádaným sálem.
Před událostí
Oznámení termínu — typicky přes interní kanál (Slack, Teams, intranet). Odkaz na microsite.
Zvací e-mail / kampaň — s tlačítkem pro registraci. U velkých firem rozdělit na segmenty (podle oddělení, pobočky, jazyka).
Potvrzovací e-mail — automaticky po registraci, s QR vstupenkou a odkazem do aplikace.
Reminder 2–3 dny před událostí — e-mailová kampaň s programem, dopravou, dress codem. Přiložit ICS soubor, aby si zaměstnanci dali události do kalendáře.
Reminder ráno v den události — s QR kódem (pomáhá minimalizovat frontu u Odbavení u lidí, kteří si e-mail smazali).
Během události
Push notifikace přes Oznámení — změny v programu, zahájení sessions, soutěže, vyhlášení.
Hlasování / otázky z publika — během panelových diskusí.
Leaderboard / gamifikace — průběžné vyhodnocování bodů.
Dotazník na konci dne — případně s lákadlem (vylosování).
Po události
Follow-up e-mail — poděkování, fotky, video, key take-aways.
Odkaz na materiály — prezentace řečníků, záznamy.
Výsledky dotazníku — sdílení zpětné vazby se zaměstnanci (pokud se hodí).
Advanced engagement (soutěže, otázky z publika, hlasování) potřebuje aktivního moderátora. Bez toho funkce působí zapnuté, ale mrtvé.
U velkých firem si rozdělte skupiny (pobočka, jazyk, role) a používejte e-mailové kampaně s cílením. Jeden generický e-mail na 2 000 lidí má nižší open rate než tři cílené.
Aplikace je dostupná i jako web (odkaz z e-mailu) — účastník nic nestahuje. U středních a větších událostí zapněte vždy.
Program v obsahové funkci se automaticky plní do microsite i do aplikace. Pokud chybí v jednom, pravděpodobně jste ho nevyplnili v sekci Obsah, ale jen v textu microsite.
Vyplňte obsah jmenovky podle toho, co máte v kontaktech. Co chybí ve formuláři, není na jmenovce.
