Různé velikosti událostí potřebují různý setup. Malá událost si vystačí s registrací a základními informacemi. Středně velká událost už těží z aplikace a širšího obsahu. Větší události bez aplikace, programu a engagement funkcí v podstatě nejde smysluplně odbavit. Tento článek shrnuje minimální doporučený setup pro tři typické velikostní kategorie — abyste měli orientační bod, než se pustíte do detailů.
Odhadněte velikost události: malá (do ~50 lidí), střední (50–300), větší (300+).
Zvažte i komplexitu: má událost workshopy, paralelní sessions, potřebuje platby? Pak jděte o úroveň výš.
Projděte si odpovídající seznam a pro každou funkci a modul rozhodněte, zda je zapnete, nebo ne.
Moduly, které nezapnete teď, můžete přidat později.
Typicky galavečery, menší klientská setkání, interní workshopy, executive dinner. Účastník přijde, něco prožije, odejde. Nepotřebuje dlouho studovat program.
Malé jednoduché události nejsou typickým Happenee zákazníkem. Platforma přináší největší hodnotu u komplexnějších eventů. U malých událostí využijete jen základ — ale i to stojí za to, pokud patří do širšího portfolia vašich událostí (které obvykle zahrnuje i velké).
Doporučený minimální setup:
Modul Proč Microsite Veřejná vizitka události, pozvánka s detaily Registrační formulář Evidence účastníků, GDPR Lokalita Kde se události koná, mapa Kontakt Komu se ozvat v případě dotazu Zvací a potvrzovací e-mail Automatická komunikace kolem registrace
Co obvykle nepotřebujete:
Aplikaci (webovou ani mobilní) — účastník ji nemá proč stahovat
Program jako samostatnou obsahovou funkci — jeden blok stačí popsat v microsite
Engagement funkce (hlasování, soutěže, networking)
Sponzory a vystavovatele (pokud nejsou součástí události)
Co zvažte navíc:
Oznámení — pokud chcete den před událostí poslat organizační info (dress code, parkování)
Dotazník — pokud chcete zpětnou vazbu
Klientské konference, odborná setkání, firemní výroční událost, workshopy s paralelními sessions. Akce má strukturovaný průběh, účastník potřebuje vědět, kde má být a kdy.
Doporučený minimální setup:
Modul Proč Microsite Veřejná vizitka + registrace Registrační formulář Evidence, včetně doplňujících otázek (strava, parking, workshop) Lokalita, kontakt Základ Program Struktura dne, časy, místa Řečníci Kdo vystupuje (pokud relevantní) Účastnická aplikace Moje agenda, oznámení v průběhu dne, QR vstupenka Zvací a potvrzovací e-mail Komunikace kolem registrace Oznámení / push notifikace Aktualizace během dne, změny v programu
Co zvažte podle typu události:
Sponzoři — pokud události někdo podporuje a chce viditelnost
Sessions / workshopy — pokud má událost více paralelních programů, mezi kterými si účastník volí
Hlasování a otázky z publika — pokud má událost diskusní formát
Dotazník — evaluace na konci
Co obvykle nepotřebujete:
Vystavovatele (pokud nemáte doprovodnou výstavu)
Advanced engagement (interaktivní ankety a soutěže v rámci Hlasování, gamifikace)
Seating (pokud nejste v pevně uspořádaném sále)
Konference, veletrhy, expo, vícedenní odborné události, velké firemní summity. Account management, registrace, provoz i komunikace jsou už profesionální operace. Bez plné sady funkcí a modulů se události odbavuje s obtížemi.
Doporučený minimální setup:
Modul Proč Microsite Vizitka, registrace, detaily programu před událostí Registrační formulář s doplňujícími otázkami Komplexní sběr informací od účastníka Lokalita, kontakt Základ Program Detailní struktura, paralelní sessions Řečníci Kdo vystupuje, bio, jejich sessions Účastnická aplikace Klíčové; Moje agenda, Networking, aktuality Oznámení / push notifikace Operativní komunikace během události Dotazník / zpětná vazba Evaluace Zvací e-mail, potvrzovací e-mail, e-mailové kampaně Více fází komunikace před událostí
Podle povahy události zvažte navíc:
Sponzoři a partneři — u konferencí standard
Vystavovatelé — u expa / veletrhu nutnost
Sessions / workshopy / typy sessions — u paralelních programů, workshopů na registraci
Networking — u odborných konferencí klíčový
Hlasování, otázky z publika — u konferencí s diskusními panely
Hlasování (interaktivní ankety a soutěže) a gamifikace — pokud chcete zapojit účastníky aktivně
Nominace — pokud registraci deleguje obchodní nebo klientský tým
Placené vstupenky — u placených konferencí
Online modul — u hybridních událostí
Specializované moduly (přes zákaznickou podporu):
Seating — pokud je událost v pevně uspořádaném sále, aréně nebo divadle a chcete přiřazovat konkrétní místa
Hranice mezi velikostními kategoriemi jsou orientační. Pokud máte 40 lidí, ale s workshopy na registraci a programem přes celý den, je to spíš střední události. 500 lidí na galavečer v pevných stolech je naopak větší událost s důrazem na seating, ne na aplikaci.
Klíčové otázky, které rozhodují:
Má událost strukturovaný program, mezi kterým si účastník volí?
Budete komunikovat v průběhu události (oznámení, změny, update)?
Chcete aktivní zapojení účastníků (networking, hlasování, soutěže)?
Když odpovíte ano alespoň na dvě, máte střední události. Když na všechny tři a navíc jde o 300+ lidí, máte větší události.
U galavečeru většinu funkcí a modulů nevyužijete a jejich prázdnost působí amatérsky. Setup přizpůsobujte velikosti a charakteru každé události zvlášť.
U každé funkce a modulu si položte otázku — co tam bude uvnitř? Pokud odpověď není jasná, nezapínejte.
Aplikace je k dispozici i jako webová verze — účastník nic nestahuje. Pokud má událost aktivní průběh, aplikace zpravidla přínosná je.
U větších událostí s placenými vstupenkami myslete na placení kartou i fakturou dopředu. Přenastavovat to v průběhu registrace je zbytečný stres.
