Setup eventu v Happenee má logiku, která respektuje závislosti mezi jednotlivými kroky. Skupiny musí existovat předtím, než na ně budete cílit viditelnost v registračním formuláři. Kontakty musí být ve workspace, než je přiřadíte k eventu. Program musí být vytvořený, než k němu přiřadíte řečníky. Tento článek vám dá pořadí, které se osvědčilo — nejprve spuštění registrace, potom provozní fáze, potom průběh události a nakonec reporting.
Než začnete, ujistěte se, že máte připraveno: základní kontakty a skupiny ve workspace, GDPR nastavení, patičku e-mailů.
Pracujte po etapách — nesnažte se mít všechno hotové naráz. Některé věci se nastavují až v druhé fázi.
U každé etapy si odbavte „blocking“ rozhodnutí dříve, než se pustíte do detailů.
Poznámka: Pokud pořádáte opakující se události, ušetříte si čas kopií existující události — Happenee zduplikuje nastavení (grafiku, registrační formulář, microsite, e-maily, obsahové a engagement funkce) do nové události, bez účastníků a transakčních dat. Co přesně se přenese a na co si dát pozor, najdete v článku Kopírování události. Šablony eventu jako znovupoužitelné vzory jsou zatím v přípravě. Nezávisle na tom udržujte jasnou strukturu skupin, vlastních polí kontaktů a GDPR šablony v nastavení workspace — tyto části se napříč událostmi nepřenastavují.
Oddělte datum události od termínu, kdy potřebujete rozeslat pozvánky a otevřít registraci. Před tím musí být připravené potřebné podklady, případné nastavení domény, zaškolení a test. Rozsah a termíny potvrďte podle sjednané spolupráce; platnost nabídky a období licence nejsou totéž.
Pro spuštění registrace dokončete obsah, který host potřebuje k rozhodnutí a registraci. Další program nebo účastnickou aplikaci můžete připravovat později, pokud na nich registrace nezávisí. Určete, kdo zbývající obsah dodá a kdy jej účastník dostane.
Tato etapa platí pro celý workspace. U další události ověřte změny firmy, odesílatele, přístupů a podkladů. Pokud vše odpovídá aktuálnímu zadání, pokračujte etapou 1.
Nastavení workspace — informace o společnosti, výchozí patička e-mailů a microsite (typicky řeší zákaznická podpora na vaši žádost).
Vlastní pole kontaktů — pokud víte, že budete chtít u kontaktů evidovat specifické informace napříč všemi eventy (firma, pozice, interní ID), nastavte je teď.
Ochrana osobních údajů (GDPR) — šablona zpracování, souhlasy nad rámec (marketing, fotky). Bez toho nesmíte legálně spouštět registrace.
Import kontaktní databáze — pokud máte stávající databázi účastníků, naimportujte ji.
Založení základních skupin — VIP, speakeři, klientské segmenty, interní tým.
Vytvoření nového eventu — název, datum, čas, časové pásmo, typ (Fyzická / Virtuální / Hybridní).
Primární jazyk — rozhodněte podle očekávaných národností účastníků. Pokud přijedou cizinci, primární jazyk = angličtina. Toto rozhodnutí je po vytvoření eventu nevratné.
Sekundární jazyky — přidejte další jazyky, ve kterých budete obsah publikovat.
Rozhodnutí o typu registrace — veřejná, uzavřená, nominovaná, se schvalováním? S doplněním informací nebo automatická? Placená nebo zdarma? (Viz Výběr správného typu registrace.)
Struktura skupin pro tento event — vytvořte skupiny, které budete používat v registračním formuláři, na cílení viditelnosti a komunikace.
Přiřazení kontaktů k eventu — z workspace přiřaďte, kdo patří k této události. U uzavřené registrace tím určujete, kdo dostane osobní odkaz.
V této fázi plníte informační základ eventu. Pořadí v rámci etapy není striktní, ale několik závislostí platí:
Lokalita — kde se událost koná.
Kontakt — kdo je kontaktní osoba za organizaci.
Program — nejdřív typy sessions (pokud relevantní), potom jednotlivé sessions.
Řečníci — až po vytvoření programu, aby je šlo přiřazovat k sessions.
Sponzoři, vystavovatelé — pokud jsou součástí události.
Vlastní obsah, FAQ, informační bloky — specifické informace pro účastníky.
U každé obsahové funkce rozhodněte:
Kde se zobrazí (microsite, aplikace, obojí)?
Kdo ho uvidí (všichni, nebo vybrané skupiny)?
Kontaktní údaje — určete, která pole jsou povinná, nepovinná, skrytá.
Doplňující otázky — přidejte otázky specifické pro tento event (strava, parkování, workshop, ubytování).
Podmíněné otázky — pokud některé otázky závisí na jiných odpovědích, propojte je.
Viditelnost podle skupin — pokud má otázka být viditelná jen některým účastníkům, nastavte.
Náhled formuláře — vyzkoušejte si celý flow z pohledu účastníka.
Zvací e-mail — obsah, design, vložené odkazy. Krátký a úderný, cílem je dostat účastníka na microsite.
Potvrzovací e-mail — obsahuje QR vstupenku, odkazy na aplikaci, další informace.
E-mailové kampaně — pokud plánujete další komunikaci před událostí (připomínky, detaily, praktické info).
Test odeslání — odešlete si zvací i potvrzovací e-mail na testovací adresu, ověřte odkazy a zobrazení.
Microsite — ověřte vizuální vzhled, jazyky, obsah jednotlivých funkcí a modulů.
Účastnická aplikace — pokud ji využíváte, projděte, jak se obsah zobrazuje v mobilní a webové verzi.
Viditelnost funkcí a modulů — znovu projděte, co je kde zapnuté.
Finální kontrola — náhledy v microsite i aplikaci, všechny jazyky, test registrace.
Spuštění — sdílení odkazu (veřejný nebo osobní odkazy podle typu registrace), odeslání zvacích e-mailů.
V této fázi je event veřejný. Sledujte:
Statistiky registrací
Chybové e-maily (nepřišel zvací e-mail, problém s odkazem)
Změny kapacit, schvalování (pokud je zapnuté)
E-mailové kampaně — připomínky, detaily programu, praktické informace
Kontrola check-in nastavení — kdo bude odbavovat, které zóny, QR skenery.
Účty pro personál — pokud delegujete odbavení na třetí stranu.
Tisk jmenovek — pokud tisknete, projděte layout a připravte export.
Seating — pokud používáte, dokončete přiřazení sedadel.
Oznámení pro první den — připravené push notifikace.
Odbavení účastníků (Prezence).
Operativní oznámení (změny v programu, praktické info).
Reakce na otázky účastníků přes aplikaci.
Statistiky — celková účast, zaplněnost workshopů, vývoj registrací.
Dotazník / zpětná vazba — pokud je zapnutá.
Follow-up komunikace — poděkování, materiály, další kroky.
Export dat — pokud potřebujete data pro interní reporting.
Pracujte po etapách. Nejprve rozhodněte jazyk, typ registrace a skupiny. Před spuštěním dokončete a otestujte registrační cestu a obsah, který pro ni účastník potřebuje. Pozdější obsah nemusí blokovat registraci, pokud na něm nezávisí formulář ani příslib účastníkovi.
Pořadí v etapě 3: nejdřív typy sessions, pak sessions, pak řečníci. Když to zvládnete v tomto pořadí, nebudete se vracet.
Skupiny naplánujte v etapě 2, tedy před registračním formulářem. Aby je formulář uměl automaticky přiřazovat, musí existovat.
Vždy proveďte test — projděte si registraci jako účastník, nechte si přijít všechny e-maily, otevřete QR vstupenku, podívejte se do aplikace. Lepší je najít chybu hodinu před spuštěním než hodinu po.
Po každé úpravě přepněte vlajkou jazyk a ověřte. Zejména před spuštěním projděte všechny jazyky celkově.
Při změně termínu, firmy, odkazů nebo domluveného rozsahu projděte, co už bylo odesláno a co se teprve připravuje. Určete aktuální verzi podkladů a ověřte změněnou cestu z pohledu účastníka. Starší nabídka ani zkopírovaná událost nenahrazují aktuální zadání.
