Setup eventu v Happenee má logiku, která respektuje závislosti mezi jednotlivými kroky. Skupiny musí existovat předtím, než na ně budete cílit viditelnost v registračním formuláři. Kontakty musí být ve workspace, než je přiřadíte k eventu. Program musí být vytvořený, než k němu přiřadíte řečníky. Tento článek vám dá pořadí, které se osvědčilo — nejprve spuštění registrace, potom provozní fáze, potom průběh události a nakonec reporting.
Než začnete, ujistěte se, že máte připraveno: základní kontakty a skupiny ve workspace, GDPR nastavení, patičku e-mailů.
Pracujte po etapách — nesnažte se mít všechno hotové naráz. Některé věci se nastavují až v druhé fázi.
U každé etapy si odbavte "blocking" rozhodnutí dříve, než se pustíte do detailů.
Poznámka: Aktuálně si setup každého eventu děláte ručně od začátku. Šablony eventu a kopie existujícího eventu na reuse jsou v přípravě, ale nejsou v tuto chvíli dostupné. Pokud pořádáte opakující se události, usnadněte si práci aspoň tím, že budete mít jasnou strukturu skupin, vlastních polí kontaktů a GDPR šablony v nastavení workspace — tyto části se napříč akcemi nepřenastavují.
Tato etapa platí pro celou organizaci a řeší se jednou. Pokud ji máte hotovou, přeskočte na etapu 1.
Nastavení workspace — informace o společnosti, výchozí patička e-mailů a microsite (typicky řeší zákaznická podpora na vaši žádost).
Vlastní pole kontaktů — pokud víte, že budete chtít u kontaktů evidovat specifické informace napříč všemi eventy (firma, pozice, interní ID), nastavte je teď.
Ochrana osobních údajů (GDPR) — šablona zpracování, souhlasy nad rámec (marketing, fotky). Bez toho nesmíte legálně spouštět registrace.
Import kontaktní databáze — pokud máte stávající databázi účastníků, naimportujte ji.
Založení základních skupin — VIP, speakeři, klientské segmenty, interní tým.
Vytvoření nového eventu — název, datum, čas, časové pásmo, typ (Fyzická / Virtuální / Hybridní).
Primární jazyk — rozhodněte podle očekávaných národností účastníků. Pokud přijedou cizinci, primární jazyk = angličtina. Toto rozhodnutí je po vytvoření eventu nevratné.
Sekundární jazyky — přidejte další jazyky, ve kterých budete obsah publikovat.
Rozhodnutí o typu registrace — veřejná, uzavřená, nominovaná, se schvalováním? S doplněním informací nebo automatická? Placená nebo zdarma? (Viz Výběr správného typu registrace.)
Struktura skupin pro tento event — vytvořte skupiny, které budete používat v registračním formuláři, na cílení viditelnosti a komunikace.
Přiřazení kontaktů k eventu — z workspace přiřaďte, kdo patří k této události. U uzavřené registrace tím určujete, kdo dostane přímý odkaz.
V této fázi plníte informační základ eventu. Pořadí v rámci etapy není striktní, ale několik závislostí platí:
Lokalita — kde se událost koná.
Kontakt — kdo je kontaktní osoba za organizaci.
Program — nejdřív typy sessions (pokud relevantní), potom jednotlivé sessions.
Řečníci — až po vytvoření programu, aby je šlo přiřazovat k sessions.
Sponzoři, vystavovatelé — pokud jsou součástí události.
Vlastní obsah, FAQ, informační bloky — specifické informace pro účastníky.
U každé obsahové funkce rozhodněte:
Kde se zobrazí (microsite, aplikace, obojí)?
Kdo ho uvidí (všichni, nebo vybrané skupiny)?
Kontaktní údaje — určete, která pole jsou povinná, nepovinná, skrytá.
Doplňující otázky — přidejte otázky specifické pro tento event (strava, parkování, workshop, ubytování).
Podmíněné otázky — pokud některé otázky závisí na jiných odpovědích, propojte je.
Viditelnost podle skupin — pokud má otázka být viditelná jen některým účastníkům, nastavte.
Náhled formuláře — vyzkoušejte si celý flow z pohledu účastníka.
Zvací e-mail — obsah, design, vložené odkazy. Krátký a úderný, cílem je dostat účastníka na microsite.
Potvrzovací e-mail — obsahuje QR vstupenku, odkazy na aplikaci, další informace.
E-mailové kampaně — pokud plánujete další komunikaci před událostí (připomínky, detaily, praktické info).
Test odeslání — odešlete si zvací i potvrzovací e-mail na testovací adresu, ověřte odkazy a zobrazení.
Microsite — ověřte vizuální vzhled, jazyky, obsah jednotlivých funkcí a modulů.
Účastnická aplikace — pokud ji využíváte, projděte, jak se obsah zobrazuje v mobilní a webové verzi.
Viditelnost funkcí a modulů — znovu projděte, co je kde zapnuté.
Finální kontrola — náhledy v microsite i aplikaci, všechny jazyky, test registrace.
Spuštění — sdílení odkazu (veřejný nebo přímé odkazy podle typu registrace), odeslání zvacích e-mailů.
V této fázi je event veřejný. Sledujte:
Statistiky registrací
Chybové e-maily (nepřišel zvací e-mail, problém s odkazem)
Změny kapacit, schvalování (pokud je zapnuté)
E-mailové kampaně — připomínky, detaily programu, praktické informace
Kontrola check-in nastavení — kdo bude odbavovat, které zóny, QR skenery.
Účty pro hostesky — pokud delegujete odbavení na třetí stranu.
Tisk jmenovek — pokud tisknete, projděte layout a připravte export.
Seating — pokud používáte, dokončete přiřazení sedadel.
Oznámení pro první den — připravené push notifikace.
Odbavení účastníků (Prezence).
Operativní oznámení (změny v programu, praktické info).
Reakce na otázky účastníků přes aplikaci.
Statistiky — celková účast, zaplněnost workshopů, vývoj registrací.
Dotazník / zpětná vazba — pokud je zapnutá.
Follow-up komunikace — poděkování, materiály, další kroky.
Export dat — pokud potřebujete data pro interní reporting.
Pracujte po etapách. Dokončete strukturu (jazyk, typ registrace, skupiny), až pak jděte na obsah. Dokončete obsah, až pak registrační formulář. Dokončete registrační formulář, až pak spouštějte.
Pořadí v etapě 3: nejdřív typy sessions, pak sessions, pak řečníci. Když to zvládnete v tomto pořadí, nebudete se vracet.
Skupiny naplánujte v etapě 2, tedy před registračním formulářem. Aby je formulář uměl automaticky přiřazovat, musí existovat.
Vždy proveďte test — projděte si registraci jako účastník, nechte si přijít všechny e-maily, otevřete QR vstupenku, podívejte se do aplikace. Lepší je najít chybu hodinu před spuštěním než hodinu po.
Po každé úpravě přepněte vlajkou jazyk a ověřte. Zejména před spuštěním projděte všechny jazyky celkově.
