U klientské nebo partnerské události sestavte cestu od osobního pozvání přes účast až k dalšímu kontaktu. Doporučujeme celý ekosystém Happenee včetně účastnické aplikace i pro 30 hostů; rozsah obsahu přizpůsobte cíli setkání. Host může využít informace a materiály, Networking nebo rezervaci konzultace. Webová a mobilní aplikace jsou jeho možnosti, nikoli povinnost; zachovejte také e-mail a potřebné vstupní podklady.
Určete hlavní cíl. Chcete posílit vztah, představit řešení, propojit partnery, nebo získat zájem o konkrétní další krok? Uveďte, co má host získat a kdo u vás převezme výsledek.
Rozlište pozvaného a člověka, který údaje vyplní. Host může jednat sám, přes asistenta nebo přes partnera nominujícího několik lidí. Předem rozhodněte, zda lze poslat náhradníka a kdo změnu schvaluje.
Zmapujte již používané nástroje. Pokud máte web, registraci nebo ticketing, určete jejich správce a platný seznam hostů. Probíhající registraci nenahrazujte bez připravené návaznosti.
Připravte obsah a předání. Potřebujete registrační cestu, jazykové varianty, praktické pokyny a osobu zodpovědnou za změny. Už před událostí si dohodněte podobu následného kontaktu a výstupu pro obchod nebo marketing.
Pro pozvání a potvrzení klientské večeře se společným programem může stačit Microsite události, Registrační formulář, Potvrzovací e-mail a praktické E-mailové kampaně. Host má vědět, proč je pozván, kam přijít, zda může přivést doprovod a na koho se obrátit.
I k tomuto základu doporučujeme lehkou účastnickou aplikaci s informacemi, vstupenkou a materiály pro pozdější návrat; e-mailová cesta zůstává použitelná.
Produktové setkání s ukázkami může využít Program, Řečníky a rezervaci konkrétní konzultace. Opakovaná partnerská komunita může potřebovat Networking s profily a chatem i při menším počtu lidí. U rozsáhlejšího programu aplikace pomáhá s orientací a změnami. U každé funkce si určete konkrétní použití; samotné zapnutí zážitek nevytvoří.
Pokud účast zpoplatňujete, posuďte Placené vstupenky podle pravidel vstupu. Událost se tím automaticky nemění na konferenci. Jestli část hostů přijde online, navrhněte také jejich přístup a produkci; pouhá webová aplikace pro hosty na místě hybridní formát nevytváří.
Pro jmenný seznam hostů použijte odpovídající osobní registrační cestu. Pro otevřenou událost může být vhodný veřejný odkaz. Hostovi vysvětlete, zda je pozvání určeno jemu, zda může doporučit kolegu a jak požádat o změnu. Pravidla pozvání neponechávejte jen na formulaci tlačítka.
Pokud za hosta vyplňuje údaje asistent, otestujte, komu přijde potvrzení a kdo se následně přihlásí do aplikace. Kupující několika vstupenek není totožný se všemi jejich držiteli. Při nominacích ověřte konkrétní postup a rozsah s podporou; nominátor, nominovaný a skutečný účastník jsou různé role.
U placené události osobní odkaz obvykle vede k nákupu, nikoli automaticky k bezplatné účasti. Pro konkrétní VIP hosty prověřte Individuální vstup zdarma a skutečný nárok. Placené vstupenky nelze kombinovat se schvalovanou registrací; potřebujete-li zvláštní schválení hostů, vyřešte postup před spuštěním.
Můžete ponechat firemní web jako hlavní prezentaci a odkázat z něj na registraci v Happenee. Nebo soustředit praktický obsah na microsite Happenee a z firemního webu na ni odkazovat. Rozhoduje, kdo obsah připravuje, jak často se mění a kde jej host očekává.
Určete jedno místo, kde platí aktuální čas a program. Jestli informace zveřejňujete na obou webech, přidělte člověka, který po změně zkontroluje obě místa. U malého rozsahu může ruční aktualizace stačit. Automatické propojení přes API není součástí obyčejného odkazu; případnou integraci projednejte s customer success podle konkrétních dat a systému.
Vlastní doménu nebo white label aplikaci řešte přes customer success. Vlastní mobilní aplikace obvykle potřebuje 6–8 týdnů přípravy a není nutnou podmínkou klientské události. Změna loga, doména a aplikace v obchodech jsou různé požadavky; pojmenujte, co přesně potřebujete.
Účastnickou aplikaci nabídněte každému klientskému setkání jako místo pro program, praktické informace, materiály, vstupenku a kontakty. U komorní večeře může host najít místo a podklady k rozhovoru; po setkání se vrátí k materiálům. U série přidejte cestu k další události v dohodnutém období přístupu. Rezervace a Networking rozviňte podle cíle. Webová verze umožňuje přístup bez instalace; před předáním odkazu ověřte přihlášení a obsah. Nezvěte hosty do dosud prázdné aplikace.
Každý host si může zvolit e-mail/PDF s QR vstupenkou nebo dohledání podle jména při odbavení, webovou aplikaci v prohlížeči, či mobilní aplikaci. Stažení ani používání nevynucujte. Pokud se jako organizátor po zvážení přínosu rozhodnete aplikaci nepoužít, zajistěte praktické informace, vstup i změny jiným dohodnutým kanálem.
Registraci nebo nákup propojte s potvrzením a správným přístupem hosta do aplikace. Pro další setkání nabídněte příslušný registrační či prodejní odkaz. Před rozesláním vyzkoušejte, kam odkaz vede a zda host dokončí požadovaný krok; samotné zobrazení vstupenky není nová registrace ani nákup.
Networking podporujte vysvětlením, koho lze najít a proč má smysl doplnit profil. Propojování potřebuje vyhrazený čas, například po společné prezentaci nebo během delší přestávky. Seznam účastníků a chat mohou mít hodnotu i bez rezervovaných schůzek.
Pokud chcete schůzky rezervovat, domluvte předdefinovaná místa s podporou a instruujte hosty, aby si nastavili dostupné časy. Pokud pracujete se zástupci vystavovatelů, ověřte jejich cestu i běžné spojení mezi účastníky. Stahování nasbíraných kontaktů zapíná podpora; neposílejte partnerům automaticky celý seznam hostů.
QR kód na jmenovce je užitečný pro osobní výměnu kontaktů. Není však podmínkou profilu, chatu ani celého Networkingu. O tisku rozhodněte podle způsobu uvítání a sběru kontaktů. Má-li být na jmenovce firma nebo pozice, zajistěte příslušné údaje v kontaktech a vyzkoušejte skutečný tisk.
Jestli si hosté navzájem vybírají čas, použijte odpovídající možnosti Networkingu. Pokud vy nabízíte opakované konzultace konkrétního specialisty nebo omezené ukázky, může být vhodná rezervace v Programu přes Workshop nebo Časový slot. Nejdřív ověřte dostupnost člověka, prostor, délku a čas na přesun.
Na sessions se host registruje v účastnické aplikaci, včetně webové varianty. Před otevřením nastavte kapacitu a potřebná časová okna; běžná přednáška pro všechny rezervaci mít nemusí. Čekací seznam není k dispozici, proto připravte alternativu pro naplněnou konzultaci. Pokud nastavíte termín odhlášení, host může rezervaci zrušit do něj; vypnutí nastavení zrušení nezakazuje.
Pozvánka má vysvětlit přínos a další krok. Potvrzení doplní praktické údaje. Pozdější kampaň může představit program a aplikaci nebo připomenout cestu a vstup. Pro různé jazyky a skupiny zkontrolujte text i adresáty. Připomenutí nezaregistrovaným vytvoříte ručně jako kampaň; automatické připomínky této skupině nejsou k dispozici.
Před rozesílkou otestujte registraci a potvrzení, poté potřebný obsah a aplikaci. Před událostí projděte odbavení, hosta bez QR a dohodnutou změnu hosta. Oddělte technickou kontrolu vstupu od osobního uvítání; obsluha má vědět, kdo řeší výjimku. Software, vybavení a personální podpora jsou samostatné části domluvy.
Dotazník může zjišťovat, o jakou konzultaci nebo materiály má host zájem. Následnou kampaň i příjemce výsledků připravte před událostí. Po ní rozlište registraci, skutečnou účast, rezervovanou schůzku a výslovně projevený zájem. Obchodní výsledek doplňte z vlastního obchodního procesu. Statistiky sdílejte potřebným exportem; veřejný odkaz na statistiky není k dispozici.
Předem projděte cestu obou lidí a určete adresáta potřebných zpráv. Při výměně hosta ověřte identitu, vstup, rezervace a následnou komunikaci; samotný přepis jména vše nevyřeší.
U každé změny určete platnou verzi a správce obou míst. Integraci slibujte až po ověření a dohodě; ruční udržování má také potřebovat jasnou odpovědnost.
Vysvětlete účel profilů a kontaktů, vložte čas do programu a vyzkoušejte přístup. QR jmenovka sama nezařídí rozhovor; rezervovaná schůzka ještě nedokládá uskutečnění.
Předem si ukažte, které údaje potřebujete a kdo je převezme. Naskenovaný kontakt není automaticky obchodní příležitost a export aktivit nemusí obsahovat celý nákupní proces.
