Zvací e-mail je systémová zpráva, kterou rozešlete kontaktům přiřazeným k události, aby se dostali na microsite a zaregistrovali. Obsahuje předmět, tělo (s proměnnými), registrační tlačítko, případně ICS soubor a patičku. Hodí se jako první vlna pozvánek — typicky po importu kontaktů. Pokud ale potřebujete cílit na různé skupiny nebo plánovat rozesílku, použijte místo něj e-mailovou kampaň.
Nejprve přiřaďte kontakty k události (ve správě kontaktů a skupin). Bez přiřazených kontaktů není koho pozvat.
Vyplňte obsah zvacího e-mailu ve všech jazycích události — systém rozesílá variantu podle preferovaného jazyka kontaktu.
Než spustíte hromadnou rozesílku, odešlete si zkušební zvací e-mail a ověřte vzhled i funkčnost tlačítka.
Pokud budete potřebovat cílit na různé skupiny nebo odeslat follow-up, připravte si vedle zvacího e-mailu i e-mailové kampaně.
V levém menu události → modul Zvací e-mail. V modulu je editor těla e-mailu, předmět, registrační tlačítko, nastavení, odeslání a statistiky.
Text e-mailu píšete v textovém editoru. Dole najdete zástupné proměnné (merge tagy), které systém automaticky nahradí údaji účastníka — jménem, názvem události, datem a dalšími. Stejné proměnné fungují v potvrzovacím e-mailu i v kampaních.
Editor zvládá základní formátování. Pokročilejší WYSIWYG je v produktu rozpracovaný; v běžných scénářích si vystačíte se současným editorem.
U tlačítka si vybíráte typ odkazu:
Tlačítko na microsite s přímým odkazem — registrovat se může pouze adresát e-mailu. Osobní pozvánka, kterou nelze přeposlat.
Tlačítko na microsite s veřejným odkazem — po kliknutí se zobrazí microsite, kde zájemce zadá e-mail a pokračuje do registračního formuláře. Odkaz lze veřejně šířit.
Který typ kdy použít je popsané v článku Přímý a veřejný odkaz: jaký je rozdíl.
Grafické a technické prvky se sdílejí s potvrzovacím e-mailem a microsite, proto se nastavují centrálně v Nastavení události:
Úvodní obrázek — v sekci Nastavení grafiky. Společný pro zvací e-mail, potvrzovací e-mail, microsite a účastnickou aplikaci.
Příloha ICS — v sekci Nastavení e-mailů / ICS souboru. Po rozbalení nabídne účastníkovi přidání události do kalendáře.
Patička e-mailu — v sekci Nastavení e-mailů. Buď výchozí text platformy, nebo vlastní.
Odesílatel a Příjemce odpovědi — rovněž v Nastavení e-mailů.
V sekci Odeslání máte dvě cesty:
Individuální odeslání zvacího e-mailu — vyberete konkrétní kontakt a odešlete jen jemu. Hodí se pro zkušební rozesílku (odeslat si ho sám sobě) nebo pro ruční dopozvání jednoho člověka.
Hromadné odeslání zvacího e-mailu — rozesíláte na některý z následujících stavů:
Nepozvaní — kontakty přiřazené k události, kterým zvací e-mail ještě nebyl odeslán.
Kdo si nepřečetl zvací e-mail — pro druhou vlnu, když na první nereagovali.
Kdo je neregistrovaný (bez odpovědi) — dostali pozvánku, ale ještě nevyplnili registrační formulář.
Systém u toho ukazuje, kolik kontaktů je k události přiřazeno a v jakých jazycích — například „43 česky, 13 anglicky, 2 bez nastaveného jazyka".
Zvací e-mail se rozesílá podle preferovaného jazyka kontaktu ve správě kontaktů a skupin. Proto:
Při importu kontaktů vyplňujte sloupec s jazykem. Pokud jazyk není nastaven, systém použije primární jazyk události.
Preferovaný jazyk se automaticky přednastaví i při registraci z microsite — podle jazyka, v jakém si účastník otevřel microsite.
Máte-li kontakty bez jazyka, doplňte ho před rozesláním, nebo počítejte s tím, že dostanou variantu v primárním jazyce.
Individuální odeslání je zároveň nástroj pro zkoušku — odešlete si zvací e-mail sám sobě (nebo na testovací adresu) a ověřte vzhled, proměnné a funkčnost tlačítka. Vždycky otestujte ještě druhý jazyk, nejen primární.
Pod odesláním najdete přehled stavu zvacího e-mailu — komu byl odeslán, kdo ho otevřel, kdo na něj reagoval registrací. Tyto stavy zároveň slouží jako cílení pro další rozesílky („kdo si nepřečetl", „bez odpovědi").
Zvací e-mail je historicky daný modul — byl v produktu dřív než e-mailové kampaně. Nemá napojení na reporty v takovém rozsahu jako kampaně a neumí cílit podle skupin, jen podle stavů účastníků. Pokud potřebujete flexibilněji cílit, plánovat rozesílku nebo dorozesílat nově přiřazeným kontaktům, použijte kampaň.
Produkt v této oblasti postupně směřuje k tomu, aby veškerá zvací komunikace šla přes kampaně. Zvací e-mail jako takový zatím běží dál a je plně funkční.
Po přepnutí vlajky v pravém horním rohu vyplňte tělo i předmět i v sekundárním jazyce. Před rozesláním si pošlete testovací zvací e-mail v obou jazycích.
Při importu vyplňujte sloupec s jazykem. Pokud chybí, ve správě kontaktů ho doplňte jednotlivě nebo hromadnou úpravou — a teprve pak spusťte rozesílku.
Zvací e-mail cílí pouze podle stavů, ne podle skupin. Pro cílení na skupiny použijte e-mailovou kampaň.
Přiřaďte kontakty k události ve správě kontaktů a skupin — teprve pak se objeví v rozesílce.
Grafika a příloha ICS se řídí z Nastavení události (sekce Grafika a E-maily). V modulu Zvací e-mail editujete hlavně tělo a předmět.
