Save the date je předběžné oznámení o události, které účastník dostane dříve než plnou pozvánku. Cílem je rezervovat si datum v kalendáři, ne ještě registrovat. V Happenee se save the date pošle přes zvací e-mail s vypnutým registračním tlačítkem a přiloženým ICS souborem pro přidání do kalendáře. Plná pozvánka s registrací jde stejnému kontaktu později jako další zvací e-mail nebo e-mailová kampaň.
Rozhodněte, kdy save the date pošlete — typicky 2–6 měsíců před událostí, dostatečně dopředu na to, aby si účastníci zarezervovali termín.
Připravte minimální obsah: krátký text „rezervujte si datum“, název události, místo (nebo „místo upřesníme“), datum.
Domluvte se s týmem, kdy půjde plná pozvánka s registračním odkazem — typicky 4–8 týdnů před událostí.
Save the date plní jednu funkci: rezervovat termín v kalendáři účastníka dřív, než je registrace připravená. Hodí se ve dvou situacích:
Událost je v daleké budoucnosti a nemáte ještě dořešený program, vstupenky nebo location, ale chcete, aby si účastníci datum drželi.
Cílíte na publikum, které má nabité kalendáře (top management, klíčoví klienti) a registraci dělíte na fáze.
Save the date není nic jiného než zvací e-mail v jiné konfiguraci. Stejný modul, stejný systém — jen registrační tlačítko nezobrazujete a místo něj nabídnete přidání do kalendáře.
V administraci události otevřete Zvací e-mail a v jeho nastavení proveďte dvě úpravy:
Skrýt registrační tlačítko. V sekci Registrační tlačítko přepnete viditelnost na skryté. E-mail půjde bez CTA, který by účastníka vedl na registrační formulář — ten ještě nemusí být ostře připravený.
Přidat ICS soubor pro kalendář. V sekci s úvodním obrázkem / nastavením přílohy zapnete ICS. Účastník po otevření přílohy přidá událost do svého kalendáře (Outlook, Google Calendar, Apple Calendar) jediným klikem.
Obsah těla e-mailu napište jako save-the-date zprávu: krátký text, datum, místo nebo „místo upřesníme“, informace, že plná pozvánka přijde později.
Save the date posíláte stejně jako běžný zvací e-mail — přes sekci Odeslání v modulu Zvací e-mail. Pokud máte celý seznam kontaktů přiřazený k události, použijete hromadné odeslání. Pokud jde jen o úzký okruh (například VIP), můžete poslat individuální odeslání zadáním jednotlivých e-mailových adres.
Save the date je první krok dvoufázové komunikace. Druhý krok přichází později a má dvě varianty:
Druhý zvací e-mail po přepnutí. Po odeslání save the date upravíte zvací e-mail — zapnete registrační tlačítko, vypnete ICS (nebo ho ponecháte), upravíte text, a stejnému seznamu kontaktů pošlete znovu. Hodí se, když si chcete držet jednu logickou linku.
E-mailová kampaň jako plná pozvánka. Místo přepínání zvacího e-mailu pošlete e-mailovou kampaň s plným registračním tlačítkem. Kampaně dovolují cílit přesněji (na skupiny, na nezaregistrované) a držet historii několika rozesílek vedle sebe. Většina organizátorů v ostrém provozu volí tuto cestu — viz článek Kdy použít zvací e-mail a kdy e-mailovou kampaň.
Cenu vstupenky — pokud je událost placená, save the date jen avizuje událost a registrace s nákupem přijde ve druhé fázi.
Plný program — stačí 1–2 řádky, co účastníka čeká.
Detailní logistiku (parkování, jídlo, dress code) — ta patří do potvrzovacího e-mailu a infomailu před událostí.
Před odesláním ověřte, že máte registrační tlačítko skryté. Jinak účastník skončí v rozpracované registraci, která ještě nemá vstupenky / otázky / cenu finalizované, a vznikne falešně-pozitivní registrace, kterou pak musíte ručně řešit.
Smysl save the date je předstih. Pokud pošlete obě e-maily ve stejném týdnu, ztrácí save the date svůj účel a účastník dostane dva podobné e-maily zbytečně. Plánujte odstup typicky alespoň 4 týdny.
Pokud chcete cílit přesněji (jen na ty, kteří save the date četli, nebo naopak na ty, kteří ho nečetli), zvolte ve druhé fázi e-mailovou kampaň — má cílení podle stavu přečetl / nepřečetl zvací e-mail. Zvací e-mail tuto granularitu nemá, vždy jde všem přiřazeným kontaktům.
ICS bere datum a čas přímo z nastavení události. Pokud nemáte správně vyplněné časové pásmo v základním nastavení, účastník v cizí časové zóně dostane do kalendáře špatný čas. Před odesláním save the date proto ověřte základní nastavení události.
