V Happenee existují vedle sebe dva moduly pro odchozí e-maily — Zvací e-mail a E-mailové kampaně. Organizátoři si je často pletou. Zkrácené pravidlo: zvací e-mail pošlete jako první vlnu pozvánek po importu kontaktů. Na všechno ostatní (remindery, follow-upy, segmentovaná sdělení, dopozvánky novým kontaktům) použijte kampaně. Kampaně umí všechno, co zvací e-mail, a navíc cílení na skupiny, plánování a dorozesílání novým.
Pokud posíláte úplně první pozvánku přiřazeným kontaktům a stačí vám cílit podle stavu (nepozvaní), můžete použít zvací e-mail.
Pokud potřebujete cílit jen na konkrétní skupinu (VIP, řečníci, jeden jazyk), plánovat rozesílku na datum, nebo mít jinou hlavičku než zbytek události — použijte kampaň.
Ve většině větších událostí je jednodušší a přehlednější vše řešit přes kampaně, včetně první pozvánky.
Zvací e-mail je legacy modul v produktu — byl před kampaněmi. Má:
Editor s proměnnými.
Registrační tlačítko (osobní odkaz, veřejný odkaz, u placené události i individuální vstup zdarma).
Individuální rozesílku (po jednom) a hromadnou rozesílku podle stavů účastníků:
Nepozvaní — komu zvací e-mail ještě nešel.
Kdo si nepřečetl zvací e-mail.
Neregistrovaný (bez odpovědi).
Nemá:
Cílení podle skupin.
Plánování rozesílky na konkrétní datum.
Vlastní hlavičku pro konkrétní rozesílku.
Dorozeslání novým bez zásahu do historie.
Napojení na reporty v takovém rozsahu jako kampaně.
E-mailová kampaň obsáhne vše ze zvacího e-mailu a přidává:
Cílení podle skupin (VIP, řečníci, jazyk, skupina ze slevového kódu atd.).
Plánovanou rozesílku na konkrétní datum a čas.
Vlastní úvodní obrázek jen pro tuto kampaň.
Doposlat kampaň nově přiřazeným — odešle jen těm, kdo k události přibyli až po zahájení rozesílky.
PDF vstupenku s QR kódem jako přílohu (typicky ranní e-mail v den události).
Historii rozesílek s doručitelností po jednotlivých příjemcích.
První vlna pozvánek po importu. Naimportujete seznam kontaktů, přiřadíte je k události, překontrolujete si text pozvánky a ve Zvacím e-mailu zvolíte rozesílku na „Nepozvané“. Všichni přiřazení tak dostanou první pozvánku v jednotné formě. Pro tento krok je zvací e-mail připravený a je to jeho historická role.
Reminder týden / 3 dny / 1 den před událostí — naplánujete dopředu, odejde samo.
Guest list u placené události — kampaň s volbou Individuální vstup zdarma na vybraný seznam importovaných kontaktů.
Dopozvánka bez reakce — cílíte jen na stav Bez reakce s nenásilnějším tónem.
Info pro VIP nebo řečníky — cílíte na skupinu, posíláte jim speciální info, které ostatní nedostanou.
Ranní e-mail v den události — vstupenka s QR kódem a krátký text, cílení podle stavu Registrovaní.
Follow-up po události — poděkování, fotky, odkaz na feedback.
Různé segmenty podle jazyka — pokud chcete pro česky mluvící jiný text než pro anglicky.
Doposlání novým přihlášeným — kampaň spustíte znovu funkcí Doposlat kampaň nově přiřazeným, aby ji dostali jen lidé, kteří přibyli.
Autor produktu mluví otevřeně: „V e-mailech se trošku topěj v tom, že je nějakej zvací e-mail a e-mailový kampaně.“ Organizátoři si kladou otázku, proč jsou dva moduly, a nevědí, do kterého sáhnout.
Důvod je historický — zvací e-mail byl v produktu dřív. Kampaně přibyly, protože organizátoři potřebovali cílit podle skupin, plánovat a dorozesílat. Sjednocení do jednoho modulu je v plánu, ale teď jsou v produktu oba.
Produkt dlouhodobě směřuje k tomu, aby veškerá zvací komunikace šla přes kampaně. Pokud pokrýváte opakovaně podobné eventy, zvykněte si používat kampaně i na první pozvánku — ušetříte si změnu návyku, až zvací e-mail splyne s kampaněmi.
První pozvánka, všem přiřazeným kontaktům, jeden text — Zvací e-mail (nebo kampaň — obojí OK)
Pozvánka jen VIP / řečníkům / jedné skupině — Kampaň
Reminder v konkrétní datum — Kampaň (naplánovaná)
Dopozvánka těm bez odpovědi — Zvací e-mail (stavem) nebo kampaň (stav + skupina)
Kampaň pro nové přihlášené — Kampaň (Doposlat kampaň nově přiřazeným)
Guest list zdarma u placené události — Kampaň (Individuální vstup zdarma)
Follow-up po události — Kampaň
Ranní vstupenka v den události — Kampaň (s PDF vstupenkou v příloze)
Vlastní hlavička pro jednu rozesílku — Kampaň
Zvací e-mail ≠ potvrzovací e-mail ≠ kampaň. Potvrzovací e-mail chodí automaticky po registraci a má vlastní modul. Zvací e-mail a kampaně jsou pro aktivní oslovování — rozhodujete o nich vy.
Pro cílení na konkrétní skupinu použijte kampaň. Zvací e-mail cílí pouze podle stavů.
Zvací e-mail neumí plánovanou rozesílku. Pro timing v konkrétní datum použijte kampaň a zvolte Naplánovat rozesílku.
Použijte u odeslané kampaně panel Doposlat kampaň nově přiřazeným na záložce Rozesílka a tlačítko Nově přiřazení. Kampaň dostanou jen ti, kdo ji ještě nedostali.
Pokud váš běžný scénář obsahuje remindery, dopozvání nebo cílení na skupiny, začněte používat kampaně jako hlavní kanál. Zvací e-mail nechte na první jednoduchou pozvánku, nebo ho úplně vynechte a první pozvánku pošlete také kampaní.
