V Happenee existují vedle sebe dva moduly pro odchozí e-maily — Zvací e-mail a E-mailové kampaně. Organizátoři si je často pletou. Zkrácené pravidlo: zvací e-mail pošlete jako první vlnu pozvánek po importu kontaktů. Na všechno ostatní (remindery, follow-upy, segmentovaná sdělení, dopozvánky novým kontaktům) použijte kampaně. Kampaně umí všechno, co zvací e-mail, a navíc cílení na skupiny, plánování a dorozesílání novým.
Pokud posíláte úplně první pozvánku přiřazeným kontaktům a stačí vám cílit podle stavu (nepozvaní), můžete použít zvací e-mail.
Pokud potřebujete cílit jen na konkrétní skupinu (VIP, řečníci, jeden jazyk), plánovat rozesílku na datum, nebo mít jinou hlavičku než zbytek události — použijte kampaň.
Ve většině větších událostí je jednodušší a přehlednější vše řešit přes kampaně, včetně první pozvánky.
Zvací e-mail je legacy modul v produktu — byl před kampaněmi. Má:
Editor s proměnnými.
Registrační tlačítko (přímý / veřejný odkaz).
Individuální rozesílku (po jednom) a hromadnou rozesílku podle stavů účastníků:
Nepozvaní — komu zvací e-mail ještě nešel.
Kdo si nepřečetl zvací e-mail.
Neregistrovaný (bez odpovědi).
Nemá:
Cílení podle skupin.
Plánování rozesílky na konkrétní datum.
Vlastní hlavičku pro konkrétní rozesílku.
Dorozeslání novým bez zásahu do historie.
Napojení na reporty v takovém rozsahu jako kampaně.
E-mailová kampaň obsáhne vše ze zvacího e-mailu a přidává:
Cílení podle skupin (VIP, řečníci, jazyk, skupina ze slevového kódu atd.).
Plánovanou rozesílku na konkrétní datum a čas.
Vlastní hlavičku pro tuto kampaň.
Doposlat nově přiřazeným kontaktům — odešle jen těm, kdo se přidali po původní rozesílce.
PDF vstupenku s QR kódem jako přílohu (typicky ranní e-mail v den události).
Statistiky rozesílky s historií odeslání.
První vlna pozvánek po importu. Naimportujete seznam kontaktů, přiřadíte je k události, překontrolujete si text pozvánky a ve Zvacím e-mailu zvolíte rozesílku na „Nepozvané". Všichni přiřazení tak dostanou první pozvánku v jednotné formě. Pro tento krok je zvací e-mail připravený a je to jeho historická role.
Reminder týden / 3 dny / 1 den před událostí — naplánujete dopředu, odejde samo.
Guest list u placené události — přímý odkaz v kampani na vybraný seznam importovaných kontaktů.
Dopozvánka bez odpovědi — cílíte jen na stav „bez odpovědi" s nenásilnějším tónem.
Info pro VIP nebo řečníky — cílíte na skupinu, posíláte jim speciální info, které ostatní nedostanou.
Ranní e-mail v den události — vstupenka s QR kódem a krátký text, cílení podle stavu „zaregistrovaní".
Follow-up po události — poděkování, fotky, odkaz na feedback.
Různé segmenty podle jazyka — pokud chcete pro česky mluvící jiný text než pro anglicky.
Doposlat novým přihlášeným — posíláte kampaň opakovaně s funkcí Doposlat nově přiřazeným, aby ji dostali jen lidé, kteří přibyli.
Autor produktu mluví otevřeně: „V e-mailech se trošku topěj v tom, že je nějakej zvací e-mail a e-mailový kampaně." Organizátoři si kladou otázku, proč jsou dva moduly, a nevědí, do kterého sáhnout.
Důvod je historický — zvací e-mail byl v produktu dřív. Kampaně přibyly, protože organizátoři potřebovali cílit podle skupin, plánovat a dorozesílat. Sjednocení do jednoho modulu je v plánu, ale teď jsou v produktu oba.
Produkt dlouhodobě směřuje k tomu, aby veškerá zvací komunikace šla přes kampaně. Pokud pokrýváte opakovaně podobné eventy, zvykněte si používat kampaně i na první pozvánku — ušetříte si změnu návyku, až zvací e-mail splyne s kampaněmi.
Situace Použijte První pozvánka, všem přiřazeným kontaktům, jeden text Zvací e-mail (nebo kampaň — obojí OK) Pozvánka jen VIP / řečníkům / jedné skupině Kampaň Reminder v konkrétní datum Kampaň (naplánovaná) Dopozvánka těm bez odpovědi Zvací e-mail (stavem) nebo kampaň (stav + skupina) Kampaň pro nové přihlášené Kampaň (Doposlat nově přiřazeným) Guest list s přímým odkazem u placené události Kampaň Follow-up po události Kampaň Ranní vstupenka v den události Kampaň (s PDF vstupenkou v příloze) Vlastní hlavička pro jednu rozesílku Kampaň
Zvací e-mail ≠ potvrzovací e-mail ≠ kampaň. Potvrzovací e-mail chodí automaticky po registraci a má vlastní modul. Zvací e-mail a kampaně jsou pro aktivní oslovování — rozhodujete o nich vy.
Pro cílení na konkrétní skupinu použijte kampaň. Zvací e-mail cílí pouze podle stavů.
Zvací e-mail neumí plánovanou rozesílku. Pro timing v konkrétní datum použijte kampaň a zvolte Naplánovat rozesílku.
Použijte kampaň s událostí Doposlat nově přiřazeným kontaktům. Ta pošle kampaň jen těm, kdo ji ještě nedostali.
Pokud váš běžný scénář obsahuje remindery, dopozvání nebo cílení na skupiny, začněte používat kampaně jako hlavní kanál. Zvací e-mail nechte na první jednoduchou pozvánku, nebo ho úplně vynechte a první pozvánku pošlete také kampaní.
