Follow-up je sekvence komunikace po skončení událost, která navazuje vztah a sbírá zpětnou vazbu. Typicky obsahuje děkovný e-mail do 24 hodin, dotazník zpětné vazby do týdne, případně materiály z události (prezentace, fotky, záznamy) a pozvánku na další události. V Happenee follow-up jede přes e-mailové kampaně s cílením podle účasti — jiná zpráva pro ty, kdo přišli, jiná pro ty, kdo se nedostavili. Připravit kampaně jde už před událostí, pak jen spustit.
Rozhodněte, co po události pošlete a komu: minimálně děkovný e-mail (přišli) a dotazník (přišli). Volitelně: materiály z události, pozvánka na navazující události, omluvný / motivační e-mail pro ty, kdo se nedostavili.
Připravte šablony kampaní dopředu — ideálně před událostí, ať to nepadá na poslední chvíli, kdy je tým unavený.
Domluvte si s týmem, kdo zpracuje výsledky dotazníku a do kdy. Bez vyhodnocení je dotazník jen objem.
Většina událostí vystačí s touto sekvencí:
T+24 h (následující den) — krátký děkovný e-mail. Pouze poděkování, žádné prodejní CTA.
T+3 až 5 dní — dotazník zpětné vazby. Krátký, 5–10 otázek, max. 3 minuty.
T+1 až 2 týdny — materiály z události (prezentace, fotky, záznamy přednášek), pokud byly slíbeny.
T+4 až 6 týdnů — soft pozvánka na další události nebo navazující obsah (newsletter, blog).
Tahle sekvence je orientace, ne dogma. Menší události vystačí s 1–2 e-maily, velké konference s rozsáhlejším programem mohou rozdělit follow-up na více vln.
První e-mail po události. Jeden cíl: uzavřít zážitek. Krátký text (3–5 vět), poděkování za účast, zmínka konkrétního momentu z události (téma keynote, fotka publika, číslo účastníků), avizace, že přijde dotazník nebo materiály.
V Happenee posíláte přes e-mailovou kampaň s cílením na status Účastní se, případně stav check-inu Checked-in (pokud chcete striktně jen ty, kdo opravdu fyzicky dorazili).
V den po události je nejvyšší pozornost — open rate děkovných e-mailů bývá výrazně nad průměrem ostatních kampaní. Nemarkujete v něm prodej, ale můžete tam dát odkaz na materiály nebo dotazník, který přijde v další vlně.
Dotazník po události je nejcennější zdroj informací pro plánování dalších ročníků. Dva přístupy:
Externí formulář (Typeform, Google Forms) — odkaz vložíte do e-mailové kampaně. Více grafických možností, jednodušší segmentace odpovědí.
Engagement funkce Dotazník v účastnické aplikaci — pokud máte aplikaci aktivní i po události, dotazník v ní zachytí ty, kdo aplikaci ještě otevřou. Ti, kdo aplikaci nepoužívají, dotazník neuvidí — proto kombinujte.
Klíčová pravidla pro dotazník po události:
Krátký — 5 až 10 otázek, max. 3 minuty. Delší dotazníky mají strmě klesající dokončovací rate.
Mix škál a otevřených odpovědí — NPS / hodnocení 1–10 + 1–2 otevřené otázky („Co byste příště změnili?").
Cílení na účastníky — kampaň jde na status Účastní se nebo Checked-in. Nezaregistrovaným nebo nedostavivším se dotazník nedávejte.
Pokud jste účastníkům slíbili prezentace, fotky, záznamy nebo handouty, e-mailová kampaň s odkazy je standardní cesta. Připravte:
Souhrnný odkaz (Google Drive složka, vlastní landing page, sekce na microsite).
Krátký popis, co je k dispozici a co ne (často chybí záznam jednoho speakera, který nesouhlasil — radši to napsat předem).
Odkaz na vyplnění dotazníku, pokud ještě nebyl odeslán nebo má nízký response rate.
Cílení: stejné jako u děkovného e-mailu (přišli). Materiály obvykle nejdou nepřítomným — pokud chcete, aby se k nim dostali, je to oddělené rozhodnutí (často „ne, ti viděli ode mě jen pozvánku").
Pokud má smysl pozvat účastníky na navazující události, posíláte ji až po vyhodnocení dotazníku — víte, kdo byl spokojený, a víte, jaký formát rezonoval. Často je tahle vlna paralelně se startem kampaně na nový event a má vlastní logiku — viz článek Vytvoření a odeslání e-mailové kampaně.
Happenee umí cílit kampaně podle stavu registrace i podle stavu check-inu. Mapování:
Status registrace Účastní se (Attending) — všichni, kdo se na události hlásili a souhlasili s účastí. Cíl pro děkovný e-mail a dotazník.
Stav check-inu Checked-in — fyzicky přišli, byli odbaveni. Striktnější výběr; vhodný pro dotazník, kde chcete jen ty, kdo událost skutečně zažili.
Stav check-inu No-show — registrovali se, nepřišli. Volitelně omluvný / motivační e-mail („Mrzí nás, že jste se nedostali, posíláme aspoň záznam").
Nezaregistrovaní — pozvánku dostali, ale neregistrovali se. Po události typicky nechávat na pokoji; pokud chcete navazovat, počkejte na další pozvánku v rámci nového eventu.
Pokud po odeslání kampaně přibudou další kontakty (například pozdě se přihlásí někdo k follow-up materiálům), e-mailová kampaň umí doposlat nově přiřazeným kontaktům — funkce v sekci kampaně po jejím odeslání. Ušetří to vytváření nové kampaně se stejným obsahem.
Posílejte děkovný e-mail v rámci 24 hodin od konce události, ideálně tentýž večer nebo druhý den ráno. Po víkendu se priorita účastníka přesune na pracovní agendu a děkovný e-mail zapadne.
Cílete kampaň s dotazníkem na status Účastní se nebo Checked-in, ne na Všechny. Jinak dostanete zmatené odpovědi od lidí, kteří události hodnotí slepě, a zkreslíte si vyhodnocení.
Pokud v děkovném e-mailu řeknete „materiály pošleme příští týden", dodržte to. Pokud nevíte, kdy budou hotové, neavizujete termín — „materiály pošleme, jakmile je shromáždíme" je férovější. Posunutý slib se hůř doplňuje než nezavázaný.
Připravte všechny šablony před událostí. Po události stačí krátká finální úprava (konkrétní moment, číslo účastníků, odkazy na materiály). Tým je v dnech po události v útlumu a copywriting trpí.
Mezi follow-upem aktuální události a pozvánkou na další si dejte odstup alespoň 4 týdny. Účastník potřebuje pauzu, jinak vás vnímá jako agresivního.
