V den události se komunikace přesune z předregistračního e-mailingu na operativní vrstvu: ranní reminder s QR vstupenkou přes e-mailovou kampaň, oznámení v aplikaci v průběhu dne (změny programu, výsledky soutěží) a poslední kampaně pro nezaregistrované, kteří ještě stojí na pomezí. Cíl: zkrátit fronty u check-inu, držet účastníky v obraze a zachytit pozdní rozhodnutí. Připravit komunikaci je třeba dopředu — v den události se už nemá dělat copywriting, jen spouštět naplánované rozesílky.
Připravte si timeline komunikace den předem: ranní e-mail (T−1 h před začátkem), oznámení během dne, případně závěrečné poděkování po události (to už je follow-up, viz článek Plánování follow-up komunikace).
Naplánujte e-mailovou kampaň s PDF vstupenkou a QR kódem na ráno události. Cíl: aby účastník měl vstupenku po ruce v prvních e-mailech, ne hluboko v inboxu.
Připravte si šablony oznámení v účastnické aplikaci — alespoň jedno uvítací, jedno avizující změnu programu, jedno pro výsledky / soutěže.
Mějte plán fallbacku pro nezaregistrované: poslední kampaň den před událostí pro ty, kteří se ještě nepřihlásili.
Standardně dostane účastník QR vstupenku v potvrzovacím e-mailu hned po registraci a má ji v účastnické aplikaci v sekci vstupenek. Problém: pokud se registroval před týdny nebo měsíci, e-mail se mu mezitím zanořil. V den události přichází ke vstupu a hledá ho ve frontě.
Řešení: ráno události pošlete e-mailovou kampaň s aktuální PDF vstupenkou a QR kódem. Kampaň nastavíte takto:
Cílení: Všichni přihlášení (Účastní se / Attending). Tedy ne nezaregistrovaní, ne odmítnutí — jen ti, kdo přijdou.
Obsah: krátký text „dnes se vidíme, tady máte vstupenku, připravte si ji u vstupu“, případně logistické info (parkování, vchod, čas registrace).
Příloha: v nastavení kampaně zapnete PDF vstupenka s QR kódem. PDF vygeneruje systém pro každý kontakt unikátně.
Naplánujte odeslání typicky 1 hodinu před otevřením registrace, ne dřív (aby byl e-mail nahoře v inboxu, když účastník odjíždí na událost).
Pro účastníky, kteří mají staženou účastnickou aplikaci, je Oznámení rychlejší a méně rušivé než e-mail. Hodí se na:
Uvítání ráno — „Vítáme vás na události, registrace je od 9:00 v hlavním foyer.“
Změny programu — odložení sessionu, přesun do jiného sálu, výpadek řečníka.
Vyhlášení výsledků — soutěž, hlasování, networking leader.
Připomenutí — „Networking break začíná za 10 minut v sále A.“
Oznámení mají dvě cesty doručení: push notifikaci (vyskočí na zamčenou obrazovku telefonu) a zápis do feedu Novinky / Oznámení v aplikaci. Detaily v článku Používání oznámení v účastnické aplikaci.
Připravte šablony oznámení dopředu — v den události se nestihne formulovat. Stačí ne-finální draft, který před odesláním upravíte podle aktuální situace.
Pokud máte ke dni před událostí v seznamu kontaktů nezaregistrované (mají pozvánku, ale neudělali registraci), poslední e-mailová kampaň den před událostí často přivede 5–15 % z nich. Cílení nastavíte jako Nezaregistrovaní nebo Co si nepřečetli zvací e-mail. Obsah: krátký reminder s argumentem, proč přijít, a registrační tlačítko vedoucí rovnou na formulář. Kampaň lze cílit i na ty, kteří nezobrazili účastnickou aplikaci (mobilní nebo webovou).
Pokud událost pracuje s placenými vstupenkami a registrace se den před událostí zavírá, naplánujte tuto kampaň před deadlinem, ne po něm.
Většina událostí vystačí s touto sekvencí v den události:
T−24 h — kampaň pro nezaregistrované (poslední pokus, pokud ještě jde registrovat).
T−1 h — kampaň s PDF vstupenkou a QR pro všechny přihlášené.
T+0 (otevření registrace) — uvítací oznámení v aplikaci.
Průběžně — oznámení o změnách programu / výsledcích / break-připomenutí.
T+konec události — krátké poděkování a info, že přijde follow-up (tomu se věnuje samostatný článek).
V den události není vyhnutí — někdo dorazí bez QR (nestáhl si aplikaci, neotevřel e-mail, smazal). Pro tyto případy je Prezence ve webovém prostředí a servisní aplikace připravené:
Personál v Prezenci vyhledá účastníka, znovu mu pošle vstupenku e-mailem (tlačítko Znovu odeslat), nebo ho odbaví ručně.
V servisní aplikaci jde i rychlé přidání nového účastníka (jméno + příjmení), pokud někdo přijde, kdo nebyl v původním seznamu.
Detail v článku Jak funguje check-in a skenování QR kódů.
Plánujte odeslání tak, aby účastník měl e-mail dostatečně dopředu před cestou. T−1 h je často pozdě. Pro událost v 9:00 zvažte odeslání v 7:00 nebo i den předem ráno, pokud cesta na místo trvá ≥ 1 h.
Cílte explicitně na status Účastní se (Attending), ne na Všechny. Bez cílení dostanou kampaň i ti, kdo registraci zrušili nebo neodpověděli, a vznikne zmatek.
Push notifikace vyžaduje, aby měl účastník staženou aplikaci a alespoň jednou se do ní přihlásil. Pokud potřebujete oslovit i ty, kdo aplikaci ještě neotevřeli, použijte e-mailovou kampaň místo oznámení (nebo paralelně).
Kritické změny (výpadek řečníka, přesun sálu) posílejte bezprostředně před momentem, kdy se mají projevit. Oznámení s 6h předstihem zapadne, oznámení s 10min předstihem účastník zaregistruje.
V den události se má spouštět, ne psát. Připravte si všechny e-maily a oznámení dopředu, ideálně s rezervou na last-minute úpravy. Provoz na místě nesnese delší texty psané za chodu.
