Účastník přijde ke vstupu bez QR kódu (nestáhl aplikaci, smazal e-mail, nemá signál) a fronta začíná narůstat. Řešení je v Prezenci — webovém nástroji v administraci eventu, kterou má hosteska otevřenou na počítači u vstupu. Vyhledá účastníka, znovu mu pošle vstupenku nebo zobrazí QR rovnou na obrazovce. Když je takových případů víc, je třeba je řešit na vlastním stanovišti vedle hlavní fronty — jinak hlavní fronta uvázne.
Mějte u vstupu dvě stanoviště: hlavní pro lidi s QR (servisní aplikace + tiskárna jmenovek) a vedlejší pro problémové případy (počítač s otevřenou Prezencí).
Hosteska na vedlejším stanovišti potřebuje přístup do administrace eventu. Pokud ho nemá, kontaktujte předem zákaznickou podporu — hosteskovské účty zapíná support, ne organizátor.
Hodinu před událostí rozešlete e-mailovou kampaň s QR vstupenkou. Většina lidí pak vstupenku nehledá v týden starých e-mailech.
V Prezenci vyhledejte účastníka podle jména nebo příjmení. Detail karty účastníka nabízí čtyři možnosti, jak situaci vyřešit:
Zobrazit QR na obrazovce — nejrychlejší. Hosteska otočí monitor / tablet a hlavní stanoviště ho naskenuje stejně jako z mobilu.
Znovu odeslat potvrzovací e-mail — pokud má účastník přístup k e-mailu na místě (signál, datový roaming), vstupenka mu dorazí do pár sekund.
Vygenerovat jednorázové heslo do účastnické aplikace — pokud má aplikaci nainstalovanou, ale nepřihlásil se. Účastník zadá heslo, otevře sekci vstupenek a hosteska skenuje QR z displeje.
Ručně přidat účastníka (pokud není v seznamu) — povinné je jméno a příjmení, ostatní pole volitelná. Po uložení se vygeneruje QR a vytiskne se jmenovka.
Doplňková událost: do poznámky v Prezenci si zapište, co bylo vyřešeno („resend e-mail 9:42") — pomůže to při dohledávání po události.
Když fronta lidí bez QR přesáhne 2–3 lidi, hosteska řešící každého případu jednotlivě zablokuje hlavní stanoviště. Postup:
Oddělte fyzicky stanoviště. Vedlejší stanoviště s Prezencí stojí stranou hlavní fronty, ne na ní. Ti, co mají QR, jdou rovnou bez čekání.
Použijte rychlý sken po vyřešení. Jakmile hosteska vyřeší vstupenku (zobrazí QR / pošle e-mail), pošle účastníka do hlavní fronty s pokynem „teď můžete projít, vstupenku už máte v telefonu."
Mějte připravenou variantu Rychlé přidání pro lidi, kteří v seznamu nejsou. Pokud událost funguje s placenými vstupenkami, ověřte předem s organizátorem, zda je ručně přidaný účastník v pořádku, nebo musí projít fakturací separátně.
Většinu případů zachytí preventivní e-mail. Den události ráno (typicky T−1 h před otevřením registrace) rozešlete e-mailovou kampaň s tématem „dnes se vidíme — tady máte vstupenku". V kampani:
Cílení: Účastní se (Attending).
Příloha: PDF vstupenka s QR kódem (zapnete v nastavení kampaně).
Plánovaný čas odeslání: ráno před událostí, ne příliš brzy (aby e-mail byl nahoře v inboxu, když účastník odjíždí).
Detail v článku Komunikační flow v den události.
Servisní aplikace QR jen skenuje a tiskne jmenovky — nemá funkce vyhledat, resendnout nebo přidat. Pro vedlejší stanoviště s problémovými případy je třeba administrátorský přístup do eventu, který otevře webovou Prezenci. Pokud hosteska nemá vlastní účet, řešte předem se zákaznickou podporou.
Jednorázové heslo funguje jen tehdy, když je aplikace už nainstalovaná. Pokud ji účastník nemá, je rychlejší zobrazit QR rovnou v Prezenci nebo znovu odeslat e-mail než ho posílat instalovat aplikaci ve frontě.
Pokud máte jen jednu tiskárnu, vedlejší stanoviště ji bude sdílet s hlavním. Ve špičce stačí, aby hosteska ručně přidaného účastníka odbavila bez tisku jmenovky a jmenovku domalovala / vytiskla později. Vstupenka je důležitější než štítek.
V Prezenci vyhledávejte podle jména a příjmení primárně, e-mail jako fallback. Mnoho účastníků si nepamatuje přesný tvar e-mailu, který použili při registraci (osobní vs firemní). Jméno je spolehlivější.
