Účastník přijde ke vstupu bez QR kódu (nestáhl aplikaci, smazal e-mail, nemá signál) a fronta začíná narůstat. Většinu případů vyřešíte přímo v servisní aplikaci — v záložce Účastníci ho najdete podle jména a odbavíte, nebo přes Přidat účastníka založíte walk-ina. Webový Check-in (Prezenci) potřebujete jen na to, co aplikace neumí: znovu poslat vstupenku, zobrazit QR na obrazovce nebo vygenerovat jednorázové heslo.
Na hlavním stanovišti se servisní aplikací odbavíte i účastníka bez QR — najdete ho v seznamu Účastníci podle jména, nebo přidáte jako walk-ina.
Mějte stranou druhé stanoviště s otevřenou Prezencí (počítač) pro případy, kdy je potřeba vstupenku znovu poslat, zobrazit QR nebo vygenerovat jednorázové heslo.
Hodinu před událostí rozešlete e-mailovou kampaň s QR vstupenkou. Většina lidí pak vstupenku nehledá v týden starých e-mailech.
V servisní aplikaci v záložce Účastníci vyhledejte účastníka podle jména nebo příjmení:
Najít a odbavit — otevřete jeho Detail účastníka a klepněte na Odbavit, případně mu rovnou vytiskněte jmenovku (Tisk badge). Nejrychlejší cesta, když je v seznamu.
Přidat walk-ina — pokud v seznamu není, založte ho přes Přidat účastníka (e-mail, jméno, příjmení, firma, pozice). Po uložení ho odbavíte a vytisknete jmenovku.
Pokud účastník potřebuje vstupenku znovu poslat, QR zobrazit na obrazovce nebo jednorázové heslo do účastnické aplikace, přejděte na stanoviště s Prezencí — tyto tři možnosti aplikace nemá. Do Poznámky si zapište, co bylo vyřešeno („resend e-mail 9:42") — pomůže to při dohledávání po události.
Hlavní stanoviště se servisní aplikací zvládne najít, přidat i odbavit, takže většina lidí bez QR projde rovnou. Pozdrží vás jen případy, které vyžadují Prezenci (resend / QR / heslo):
Oddělte fyzicky stanoviště. Vedlejší stanoviště s Prezencí stojí stranou hlavní fronty, ne na ní.
Po vyřešení pošlete účastníka do hlavní fronty s pokynem, že vstupenku už má v telefonu.
Pokud událost běží na placené vstupenky, ověřte předem s organizátorem, zda je ručně přidaný walk-in v pořádku, nebo musí projít fakturací zvlášť.
Většinu případů zachytí preventivní e-mail. Ráno v den události (typicky hodinu před otevřením registrace) rozešlete e-mailovou kampaň s tématem „dnes se vidíme — tady máte vstupenku". V kampani: cílení Zúčastní se, příloha PDF vstupenka s QR, plánovaný čas odeslání ráno (aby e-mail byl nahoře v inboxu). Detail v článku Komunikační flow v den události.
Servisní aplikace účastníka najde, přidá i odbaví, ale neumí znovu odeslat vstupenku, zobrazit QR na obrazovce ani vygenerovat jednorázové heslo. Pro tyto tři případy mějte u vstupu počítač s otevřenou Prezencí. Pokud obsluha nemá vlastní přístup do administrace, řešte předem se zákaznickou podporou.
Formulář Přidat účastníka v servisní aplikaci začíná e-mailem. Pokud walk-in žádný e-mail nemá nebo ho nechcete zadávat, rychlejší je přidat ho ve webové Prezenci přes Rychle přidat účastníka — té stačí jméno a příjmení.
Jednorázové heslo funguje jen tehdy, když je aplikace už nainstalovaná. Pokud ji účastník nemá, je rychlejší zobrazit QR rovnou v Prezenci nebo znovu odeslat e-mail než ho posílat instalovat aplikaci ve frontě.
Vyhledávejte podle jména a příjmení primárně, e-mail jako fallback — platí ve Hledat v aplikaci i v Prezenci. Mnoho účastníků si nepamatuje přesný tvar e-mailu z registrace (osobní vs firemní). Jméno je spolehlivější.
