Konference je velká událost (obvykle 300+ účastníků), často placená, vícedenní, s více paralelními sessions a edukativním cílem (odborné know-how, networking, vystavovatelé). Happenee zde využijete nejvíc — pokrývá téměř všechny moduly a funkce. Program s workshopy a časovými sloty, sponzoři, vystavovatelé, placené vstupenky, plná účastnická aplikace s networkingem.
Rozhodněte (ideálně 3–6 měsíců před událostí):
Velikost a komplexita — kolik účastníků, kolik stagí, kolik paralelních bloků?
Placené vstupenky přes Happenee, nebo vlastní systém? — Happenee má modul pro placené vstupenky se slevovými kódy, skupinami vstupenek, schvalovanými registracemi. Pokud používáte vlastní systém, Happenee dělá jen aplikaci a odbavení.
Vícedenní? — jazyky, jednotlivé dny, vstupenky podle dnů.
Vícejazyčnost — 2 až 3 jazyky typicky u mezinárodních konferencí.
Workshopy a registrace na sessions — má program paralelní bloky, mezi kterými si účastník volí? Chcete je limitovat kapacitou?
Microsite, vlastní aplikace ve storech (white label) — řešíte přes customer success, plánujte dopředu.
Partnerská struktura — sponzoři s úrovněmi (hlavní, bronzoví, mediální), vystavovatelé se stánky.
Konference předává odborný obsah a podporuje networking. Účastník přichází se třemi potřebami: naučit se něco, potkat lidi z oboru, zažít profesionálně vedenou události. Cíl pořadatele: prodat vstupenky, obsadit sessions, ukázat partnery, generovat budoucí zájem (další ročník, pokračování).
Moduly
Microsite události — kompletní veřejná vizitka s detailním programem, seznamem řečníků, informacemi o vstupenkách. Typicky white label.
Registrační formulář — včetně doplňujících otázek (dieta, preference workshopu, fakturační údaje).
Placené vstupenky — modul aktivovaný v nastavení události. Více typů vstupenek (Early Bird, standard, VIP, studentské), slevové kódy, skupiny vstupenek. Detail v článku Nastavení placených vstupenek.
Zvací e-mail a E-mailové kampaně — víc vln (save the date, Early Bird končí, speakers announcement, reminder). Detail v článku Jak funguje zvací e-mail.
Potvrzovací e-mail — s QR vstupenkou a odkazem do aplikace.
Odbavení na místě — QR skenování, tisk jmenovek s QR (klíčové pro networking).
Účastnická aplikace — plně využitá (mobilní i webová).
Obsahové funkce
Program s workshopy a časovými sloty (detail v článcích Nastavení workshopů a registrace na sessions a Jak fungují časové sloty). Využíváte typy sessions, registrační bloky, místa, štítky.
Řečníci — kompletní seznam s bio, fotkou, přiřazením k sessions.
Lokalita — detail místa konání (několik sálů, pater, mapa areálu).
Kontakt — organizátor, technická podpora, partneři.
Sponzoři s úrovněmi (kategoriemi) — hlavní partner, bronzoví, mediální.
Vystavovatelé — stánky s místy, kategoriemi, zástupci, kalendářem schůzek.
Vlastní obsah — FAQ, mapa areálu, code of conduct, pravidla.
Engagement funkce
QR vstupenka — v aplikaci pro rychlý check-in.
Oznámení — klíčový kanál během události (změny sessions, zahájení, highlighty).
Moje agenda — automatická z Programu. Účastník vidí jen své workshopy.
Účastníci (Networking) — se skenováním QR z jmenovky, zprávami, rezervací schůzek.
Hlasování, Otázky (z publika), Dotazník — pro interakci s publikem a evaluaci.
Registrační údaje (engagement funkce) — zpřístupnění vstupenky a odpovědí v aplikaci.
Seating — u hlavního sálu s pevnými místy a rozdělením (VIP sekce, standard). Placená funkce přes customer success, detail v článku Nastavení Seatingu.
Online modul — livestream přednášek, Social Wall, virtuální stánky, hry. Pokročilé typy (Social Wall, hry) zapíná customer success.
White label aplikace — brandovaná aplikace v App Store a Google Play.
Nominace a nominátoři — pokud registraci deleguje obchodní tým (partner registruje své klienty).
Pro konference plánuje Happenee Speakers Management a Partners Management — rozhraní, které řečníkům a partnerům automaticky umožní doplňovat a udržovat vlastní data (bio, fotka, logo, popis stánku). Plán nasazení: léto 2026.
Dnes tato data importujete přes Excel (hromadný import). Abstrakta (texty přednášek, citační údaje) Happenee neřeší — spravujete je mimo platformu.
Občas konference prodává vstupenky přes vlastní e-shop nebo externí systém (Ticketportal, Eventim, Livesport). V tom případě Happenee používáte jen pro účastnickou aplikaci a odbavení — vstupenky se importují z externího systému (manuálně přes Excel). Registrační formulář a modul Placené vstupenky nepoužíváte.
Leaderboard / gamifikace — u čistě odborné konference (medicínská, technická) zpravidla neladí s tónem. Výjimka: konference s aktivním zapojením (hackathon, ideathon).
Seating — jen u konferencí, které opravdu potřebují pevné místenky (gala večeře s konferencí).
Sociální / foto / video engagement — pokud není vyloženě cílem sdílet energii události.
Online modul, pokud nestreamujete — pak zbytečné.
Před událostí (2–6 měsíců)
Save the date — brandová e-mailová kampaň.
Otevření registrace a Early Bird — první vlna prodeje vstupenek.
Speakers announcement — postupné oznamování řečníků v kampaních.
Early Bird končí — deadline reminder.
Agenda drop — publikace kompletního programu, otevření registrace na workshopy.
Reminder 1–2 týdny před — praktické info (doprava, akreditace, app).
Reminder den před / ráno události — QR, akreditační info, první session.
Během události
Push notifikace — zahájení každé session, změny, highlight momenty (party, gala večer).
Moje agenda — účastník vidí svůj plán.
Hlasování a otázky z publika — během keynote a panelových diskusí.
Networking — aktivně zmíněný během programu (během oběda, breaků).
Dotazník na konci každého dne.
Po události
Poděkování e-mailem všem účastníkům.
Fotky a záznamy přednášek — odkaz do aplikace nebo e-mail.
Evaluace — dotazník s otázkami na obsah, organizaci, další ročník.
Teasing dalšího ročníku — save the date.
Konference je komplexní události. Plánujte minimálně 3 měsíce dopředu, ideálně 6. První krok = založení eventu, nastavení placených vstupenek, otevření Early Bird.
U placených vstupenek nelze zapnout schvalovanou registraci. Pokud potřebujete schvalování, použijte typ registrace s doplněním informací a schvalování řešte jinak (manuálně, přes skupinu schváleno).
Program v obsahové funkci se automaticky plní na obě strany. Pokud chybí v aplikaci, vyplnili jste ho jen v textu microsite, ne v sekci Obsah.
Kapacitu workshopů promyslete před otevřením registrace. U populárních workshopů lze zvýšit kapacitu (nebo otevřít druhý běh), ale koordinace v ostré registraci je stresová.
Speakers Management / Partners Management je v přípravě (plán 2026). Dnes jejich data importujete ručně (Excel) nebo je zadáváte z vlastních podkladů. S partnery se domluvte předem, jaký formát (logo, text, e-mail zástupce, telefon).
Při tisku jmenovek zvolte velkou jmenovku s QR kódem.
Importujte účastníky přes Excel do Kontaktů a skupin, použijte Automatickou registraci nebo si přes customer success domluvte API napojení. Domluvte si timeline dopředu.
Happenee abstrakta neřeší — spravujete je mimo platformu. V aplikaci můžete mít text přednášky v detailu session (přes Vlastní obsah nebo popis session), ne strukturované abstrakty.
