Konferenci sestavte kolem cesty účastníka: správný vstup, přehledný program, potřebné rezervace, orientace a užitečná setkání. Doporučujeme celý ekosystém Happenee včetně účastnické aplikace i pro konferenci 30 lidí; přizpůsobte obsah a rozsah, ne doporučení podle počtu hostů. Happenee může zajistit registraci a prodej nebo navázat na externí ticketing. Použití aplikace ani její instalace nejsou povinné; rezervace workshopu, vstup na konferenci a skutečná účast jsou různé věci.
Určete hlavní výsledek. Co si účastník odnese a co potřebujete vyhodnotit: odborný obsah, nové kontakty, konzultace s partnery, nebo zájem o další ročník?
Sepište, co již běží. Kdo spravuje web, ticketing, registraci a odbavení? Pokud je prodej rozběhnutý, nejprve připravte návaznost dat a přístupu. Pokud nástroj teprve vybíráte, porovnejte také Placené vstupenky v Happenee.
Rozlište vstupy a role. Jednodenní či vícedenní vstup, VIP, řečník, kupující několika míst a konkrétní účastník mohou potřebovat rozdílnou cestu.
Navrhněte programové volby. Určete sály, dny, společné přednášky, kapacitní workshopy a případné krátké rezervace. Přidejte čas na přestávky, přesuny a partnerství.
Domluvte vlastníky a spuštění. Prodej, zveřejnění programu, otevření workshopů a předání aplikace nemusí začínat současně. Každý krok potřebuje své podklady a odpovědného člověka.
Microsite události poskytne veřejné informace o programu, řečnících, místu a vstupu. Registrační formulář získá údaje potřebné pro účast. Placené vstupenky použijte, pokud prodáváte v Happenee. Potvrzovací e-mail a E-mailové kampaně provedou hosta dalšími kroky.
Účastnickou aplikaci doporučujeme i pro komorní konferenci: soustředí program, praktické informace, materiály, vstupenku a kontakty. Podle cíle přidejte osobní program, rezervace, Otázky, Hlasování nebo Networking. Vysvětlete účastníkům, co zde udělají před konferencí, během ní a po ní; u série připravte cestu k dalšímu setkání v dohodnutém období přístupu. Webová aplikace funguje bez instalace; potřebné funkce a přístup předem vyzkoušejte. Fyzická konference s webovou aplikací není automaticky hybridní.
Každý host si může zvolit e-mail/PDF s QR vstupenkou nebo dohledání podle jména při odbavení, webovou aplikaci v prohlížeči, či mobilní aplikaci. Stažení ani používání nevynucujte. Pokud se jako organizátor po zvážení přínosu rozhodnete aplikaci nepoužít, zajistěte praktické informace, vstup i změny jiným dohodnutým kanálem.
Registraci nebo nákup propojte s potvrzením a správným přístupem hosta do aplikace. Pro další setkání nabídněte příslušný registrační či prodejní odkaz. Před rozesláním vyzkoušejte, kam odkaz vede a zda host dokončí požadovaný krok; samotné zobrazení vstupenky není nová registrace ani nákup.
Odbavení na místě a tisk jmenovek přidejte podle odpovědnosti za vstup a potřeby hostů. Pokud odbavení již zajišťuje jiný dodavatel, nemusíte je nahrazovat. Velikost konference není důvod zapnout všechny moduly.
U prodeje v Happenee nejprve připravte typy vstupenek a srozumitelně popište, co zahrnují. Rozlišujte kupujícího, který platí objednávku, a účastníky využívající jednotlivá místa. Ověřte potvrzení, adresáty a cestu do aplikace pro každou používanou variantu.
U vícedenní události posuzujte denní vstup, viditelný program a možnost rezervovat aktivitu samostatně. Zobrazení jiné části programu nemusí znamenat oprávnění vstoupit. Stejně tak vstup na konferenci nemusí zahrnovat místo na každém workshopu.
Placené vstupenky nelze kombinovat se schvalovanou registrací. Pokud potřebujete schvalovat některé hosty nebo poskytovat bezplatné výjimky, vyřešte vhodný postup před otevřením prodeje. Osobní odkaz není sám o sobě bezplatná vstupenka.
Při prodeji mimo Happenee určete, odkud přijde seznam skutečných účastníků a jejich aktuálních nároků. Nejdřív ověřte ukázkový přenos: konkrétní osoba, příslušný den nebo typ vstupu a cesta k přihlášení. Potom domluvte, kdo přenáší změny, jak často a co se stane při zrušení vstupu či výměně hosta.
Import kontaktů není automaticky potvrzené oprávnění ani záruka, že cizí QR bude fungovat v jiném systému. Případnou integraci přes API řešte s customer success pro konkrétní systémy; nepředpokládejte automatickou obousměrnou synchronizaci.
Externí prodej vás neomezuje jen na aplikaci a odbavení. Můžete využít Program, praktické informace, kampaně, rezervace workshopů, Networking a engagement podle své potřeby. Rozhodující je ověřené předání identity a přístupu. Druhý povinný registrační formulář nevytvářejte bez jasného důvodu.
V obsahové funkci Program připravte typy sessions, místa, štítky, jednotlivé sessions a případné registrační bloky. Společnou přednášku použijte bez registrace, kapacitní aktivitu jako Workshop a opakované krátké rezervace jako Časový slot. Registrační blok řídí pravidla volby; nenahrazuje kapacitu session.
Program vyplňujte jako obsahovou funkci, aby se mohl zobrazit na microsite i v aplikaci. Textový seznam v popisu microsite programovou funkci nenahradí. Moje agenda pomáhá účastníkovi s osobním plánem; oblíbená položka programu není automaticky rezervace.
Při souběžných sálech ověřte cestu různých hostů a řečníků. Dvě volitelné přednášky ve stejném čase jsou v pořádku; navazující povinnosti bez času na přesun nikoli. Názvy míst a praktické pokyny mají odpovídat označení přímo v prostoru.
Registrace na sessions probíhá v účastnické aplikaci, včetně webové varianty, nikoli na veřejné microsite. U typů Workshop a Časový slot lze nastavit Časové omezení registrace a termín Odhlášení ze session. Prodej vstupenek proto může začít dříve než rezervace workshopů.
Termín odhlášení určuje, dokdy lze rezervaci zrušit. Není to přepínač povolující či zakazující zrušení: bez nastaveného termínu není zrušení časově omezené. Pravidla napište srozumitelně i účastníkům.
Čekací seznam neexistuje. Pro naplněný workshop připravte jinou session, další běh, pokud máte prostor a lektora, nebo kontakt na organizátora. Kapacitu nezvyšujte jen kvůli poptávce bez ověření fyzických podmínek. U časových slotů připravte časy a přestávky před prvními rezervacemi, protože následné změny jsou omezené.
U Řečníků určete, kdo dodá schválené bio, fotografii a vazbu na session. Řečníky můžete spravovat ručně nebo využít podporovaný import, včetně importu z jiné události ve stejném workspace. Podklady pro Sponzory a Vystavovatele připravte ve struktuře pro jejich ruční správu nebo hromadný import. Automatizovaný Speakers Management a Partners Management zatím nejsou k dispozici; přípravu na nich nestavte.
Sběr abstrakt, recenze a rozhodování komise řešte mimo Happenee. Do Programu přeneste schválený výsledek. Autor příspěvku není automaticky potvrzený řečník ani zaregistrovaný účastník.
U Networkingu vysvětlete, koho lze potkat, vyzvěte k doplnění profilů a nechte prostor v přestávkách. Profily a chat mohou pomoci i bez rezervovaných schůzek. Pro jejich rezervace potřebujete vhodná místa; předdefinovaná místa zajišťuje podpora a dostupné časy si nastavují účastníci. Ověřte také cestu zástupců vystavovatelů, pokud je používáte.
QR jmenovka usnadňuje osobní výměnu kontaktů, ale není podmínkou chatu nebo rezervace schůzky. Stahování nasbíraných kontaktů zapíná podpora. Automatický matchmaking není k dispozici a rezervovaná schůzka není doklad uskutečněného setkání.
Seating je placená funkce přes customer success pro připravené uspořádání sálu a sedadel. Posuďte ji, pokud opravdu potřebujete pevná místa nebo sekce. White label aplikace vyžaduje samostatnou domluvu a obvykle 6–8 týdnů přípravy.
Pokud připojujete online publikum, připravte samostatně zdroj videa, přístup a odpovědnost produkce. Online modul může být součástí účastnické zkušenosti; pokročilé typy, například Social Wall nebo hry, zapíná customer success. Produkce vysílání není automaticky součástí softwaru.
Před rozesílkou projděte registraci či přenos z ticketingu, potvrzení a jazyky. Před předáním aplikace vyzkoušejte obsah, přístup a rezervaci z pohledu běžného hosta. Před dnem konference zkontrolujte obsluhu, zařízení, případný tisk a cestu pro hosta bez QR. Mějte dohodnutý náhradní postup při nedostupném připojení.
Během události aktualizujte platný Program a informujte personál i dotčené hosty. Oznámení doplňte vhodným kanálem tam, kde je důležité změnu skutečně předat. Moderátor uvede Otázky a Hlasování ve chvíli, kdy je lidé mohou použít.
Předem domluvte vyhodnocení. Rozlišujte prodané vstupy, registrace, odbavené lidi, rezervace a odpovědi v Dotazníku. Pro kolegy nebo partnery připravte potřebný export s vysvětlením; veřejný odkaz na statistiky není dostupný. Před dalším ročníkem ověřte nové termíny, obsah, přístup a platnost licence.
Servisní aplikace odbavuje podle místa, nikoli přímo podle session. Postup se skupinami a kontrolním místem ověřte předem; úspěšný sken sám neprokazuje rezervaci ani absolvování workshopu.
Oprávněný správce má zkontrolovat původní i nový nárok, související rezervace a adresáty zpráv. Přepis jména sám neznamená bezpečný převod celé účasti.
Sken není obchodní výsledek, rezervace není uskutečněná schůzka a chybějící záznam není nulová účast. Definujte ukazatele a jejich zdroj dříve, než je slíbíte partnerům.
