Workshop je typ session, který vyžaduje registraci účastníka. Každý workshop má vlastní kapacitu, pravidla zrušení registrace a volitelně omezení na vybrané skupiny. Registrace probíhá v účastnické aplikaci. Tento článek popisuje nastavení registračních pravidel; sdružování workshopů do balíků (účastník si vybere 1 ze 3) je v článku Jak fungují registrační bloky, místa a štítky.
Rozhodněte, zda se má účastník přihlašovat na jednotlivé workshopy samostatně, nebo si zvolit jeden workshop z nabídky (registrační blok).
Plánujte kapacity podle prostoru a obsahu workshopu. Systém kapacitu hlídá automaticky.
Pokud chcete cílit komunikaci na lidi registrované na workshop, nastavte Přiřadit do skupiny po registraci.
Chystáte-li se workshop omezit na skupiny, rozhodněte nejdřív viditelnost, teprve pak registraci.
Registrační pravidla workshopu se nastavují na dvou úrovních:
Na úrovni typu session — výchozí hodnoty pro všechny sessions daného typu. Nastavíte jednou, všechny workshopy je dědí.
Na úrovni konkrétní session — individuální přepsání výchozího nastavení.
U obou úrovní máte stejná pole registračního nastavení.
Přiřadit účastníka do skupiny po registraci. Po registraci na workshop systém účastníka automaticky přidá do vybrané skupiny. Skupinu musíte předem vytvořit v Kontaktech a skupinách. Přiřazení funguje i tehdy, když účastníka na session přihlásí ručně organizátor — chová se stejně jako registrace v aplikaci.
Přiřazení je obousměrné a průběžné. Když účastník ze session odejde — zruší si registraci nebo ho odebere organizátor — skupina se mu zase odebere. Když přiřazování na session nebo na jejím typu zapnete nebo vypnete, propíše se to i na účastníky, kteří už jsou registrovaní: zapnutím se skupina doplní, vypnutím odebere. Na úrovni typu to platí pro všechny sessions daného typu naráz.
Použití: cílení komunikace jen na účastníky konkrétního workshopu (personalizovaný e-mail, push notifikace, speciální obsah v aplikaci viditelný jen této skupině).
Registrace pouze pro vybrané skupiny. Registrace na workshop je omezená jen na účastníky v určených skupinách. Ostatní workshop vidí (pokud není i viditelnost omezená), ale nemohou se na něj přihlásit.
Skupiny, které tady vyberete, jsou vždy podmnožinou toho, kdo workshop vidí. Když je viditelnost nastavená na Pouze pro vybrané skupiny, nabídne výběr u registrace jen skupiny, pro které je session viditelná — jinou vybrat nelze. Vychází to z logiky funkce: skupina, která workshop v programu nevidí, by se na něj stejně nepřihlásila. Při viditelnosti Veřejné vybíráte z celého seznamu skupin.
Použití: VIP workshopy pro platící účastníky, uzavřené workshopy pro konkrétní firemní tým.
Omezit počet registrací. Maximální počet účastníků workshopu. Po naplnění se workshop v aplikaci označí jako Plně obsazen a další registrace jsou blokovány.
Zobrazit počet dostupných míst. Pokud je kapacita omezená, můžete účastníkům v aplikaci ukázat zbývající kapacitu. Transparentní pro účastníka, ale může vyvolat tlak („rychle, už tam je jen pár míst“).
Upozornění organizátorovi při změně registrace účastníka. E-mail organizátorovi při každé registraci nebo jejím zrušení. Vhodné pro workshopy s asistentem, který plánuje kapacitu (catering, materiály).
Upozornění účastníkovi při změně registrace. E-mail účastníkovi při registraci na session nebo jejím zrušení. Typické potvrzení.
Odeslat ICS účastníkovi. Po registraci pošle účastníkovi e-mail s ICS souborem pro přidání session do kalendáře.
Účastník otevře účastnickou aplikaci (mobilní nebo webovou) a najde session v Programu.
Na detailu session vidí tlačítko Registrovat (pokud není obsazeno a splňuje podmínky viditelnosti).
Po kliknutí se automaticky registruje. Pokud je nastavené, dostane e-mail s potvrzením a ICS.
Session se mu zobrazí v Moje agenda.
Happenee dnes nepodporuje wait list (čekací seznam). Po naplnění kapacity se workshop označí jako obsazený a další registrace jsou odmítnuty. Pokud někdo zruší, místo se uvolní a další účastník se může přihlásit (ale ne automaticky z wait listu — musí aktivně kliknout Registrovat).
Na záložce Viditelnost panelu session:
Veřejné — workshop vidí všichni účastníci.
Pouze pro vybrané skupiny — workshop vidí jen účastníci z vybraných skupin. Ostatní ho v programu vůbec neuvidí.
Rozdíl proti Registrace pouze pro vybrané skupiny: omezení viditelnosti = účastník workshop nevidí vůbec; omezení registrace = vidí ho, ale nemůže se přihlásit.
Obě omezení jdou kombinovat, ale ne libovolně — viditelnost je nadřazená registraci. Jakmile viditelnost omezíte na skupiny, zúží se tím i výběr u Registrace pouze pro vybrané skupiny na tytéž skupiny. Nastavujte proto nejdřív viditelnost a až potom registraci; obráceným postupem vám skupina, kterou chcete pustit k registraci, v nabídce chybí.
Bez bloku: účastník se může registrovat na libovolný počet workshopů. Vhodné pro dobrovolné workshopy nebo tréninkové programy s více paralelními streamy, kde si účastník skládá vlastní itinerář.
S blokem: účastník si vybírá 1–N workshopů ze sady. Vhodné pro formát „ráno si vyberete jeden ze tří workshopů, odpoledne další ze tří“. Detail v článku Jak fungují registrační bloky, místa a štítky.
Kapacitu vždy nastavte — systém registrace zablokuje po naplnění. Bez nastavení je kapacita neomezená.
Registrace na workshopy je jen v účastnické aplikaci. Na microsite účastník workshop vidí, ale pro registraci musí do aplikace.
Založte skupinu předem v Kontaktech a skupinách, teprve pak ji přiřaďte k workshopu.
Odebrání skupiny po registraci je bezpodmínečné. Když účastníka ze session odeberete nebo na ní vypnete přiřazování, skupina se mu sebere i v případě, že ji má přiřazenou zároveň odjinud — z registračního odkazu, slevového kódu, vstupenky, jiné session nebo z ručního přiřazení. Systém nekontroluje, jestli účastníka ve skupině drží ještě jiný důvod. Pro přiřazení po registraci na session proto používejte vyhrazenou skupinu. Nesdílejte ji s trvalým segmentem — například se skupinou „Partner XY“, do které partnery řadí jejich hromadný registrační odkaz a na které stojí cílení kampaní nebo viditelnost obsahu. Když pak takového partnera odeberete z workshopu, o skupinu přijde a segmentace se tiše rozbije.
Kapacitu zvýšit lze kdykoli. Snížit pod aktuální počet registrovaných nelze — systém nedovolí. Pro snížení musíte nejdřív zrušit registraci účastníkům ručně.
Nabídka je omezená na skupiny, pro které je session viditelná. Pokud skupinu ve výběru nevidíte, doplňte ji nejdřív na záložce Viditelnost k volbě Pouze pro vybrané skupiny, nebo viditelnost přepněte na Veřejné — pak vybíráte z celého seznamu skupin.
Zkontrolujte, zda má účastník viditelnost na daný workshop (skupiny) a zda je stav session Publikováno. Třetí možnost: účastník není registrovaný na event (musí být přihlášen do aplikace se stavem Zúčastním se).
