Workshop je typ session, který vyžaduje registraci účastníka. Každý workshop má vlastní kapacitu a volitelně časové okno registrace, termín odhlášení a omezení na vybrané skupiny. Registrace probíhá v účastnické aplikaci. Tento článek popisuje nastavení registračních pravidel; sdružování workshopů do balíků (účastník si vybere 1 ze 3) je v článku Jak fungují registrační bloky, místa a štítky.
Rozhodněte, zda se má účastník přihlašovat na jednotlivé workshopy samostatně, nebo si zvolit jeden workshop z nabídky (registrační blok).
Plánujte kapacity podle prostoru a obsahu workshopu. Systém kapacitu hlídá automaticky.
Pokud chcete cílit komunikaci na lidi registrované na workshop, nastavte Přiřadit do skupiny po registraci.
Má-li se registrace na workshopy otevřít jindy než registrace na událost, nastavte Časové omezení registrace. Session kvůli tomu nemusíte držet skrytou a v den spuštění publikovat.
Chystáte-li se workshop omezit na skupiny, rozhodněte nejdřív viditelnost, teprve pak registraci.
Registrační pravidla workshopu se nastavují na dvou úrovních:
Na úrovni typu session — výchozí hodnoty pro všechny sessions daného typu. Nastavíte jednou, všechny workshopy je dědí.
Na úrovni konkrétní session — individuální přepsání výchozího nastavení.
U obou úrovní máte stejná pole registračního nastavení.
Přiřadit účastníka do skupiny po registraci. Po registraci na workshop systém účastníka automaticky přidá do vybrané skupiny. Skupinu musíte předem vytvořit v Kontaktech a skupinách. Přiřazení funguje i tehdy, když účastníka na session přihlásí ručně organizátor — chová se stejně jako registrace v aplikaci.
Přiřazení je obousměrné a průběžné. Když účastník ze session odejde — zruší si registraci nebo ho odebere organizátor — skupina se mu zase odebere. Když přiřazování na session nebo na jejím typu zapnete nebo vypnete, propíše se to i na účastníky, kteří už jsou registrovaní: zapnutím se skupina doplní, vypnutím odebere. Na úrovni typu to platí pro všechny sessions daného typu naráz.
Použití: cílení komunikace jen na účastníky konkrétního workshopu (personalizovaný e-mail, push notifikace, speciální obsah v aplikaci viditelný jen této skupině).
Registrace pouze pro vybrané skupiny. Registrace na workshop je omezená jen na účastníky v určených skupinách. Ostatní workshop vidí (pokud není i viditelnost omezená), ale nemohou se na něj přihlásit.
Skupiny, které tady vyberete, jsou vždy podmnožinou toho, kdo workshop vidí. Když je viditelnost nastavená na Pouze pro vybrané skupiny, nabídne výběr u registrace jen skupiny, pro které je session viditelná — jinou vybrat nelze. Vychází to z logiky funkce: skupina, která workshop v programu nevidí, by se na něj stejně nepřihlásila. Při viditelnosti Veřejné vybíráte z celého seznamu skupin.
Použití: VIP workshopy pro platící účastníky, uzavřené workshopy pro konkrétní firemní tým.
Omezit počet registrací. Maximální počet účastníků workshopu. Po naplnění se workshop v aplikaci označí jako Plně obsazen a další registrace jsou blokovány.
Zobrazit počet dostupných míst. Pokud je kapacita omezená, můžete účastníkům v aplikaci ukázat zbývající kapacitu. Transparentní pro účastníka, ale může vyvolat tlak („rychle, už tam je jen pár míst“).
Časové omezení registrace. Určuje, od kdy a do kdy se lze na workshop přihlásit. Po zapnutí volíte jeden ze dvou režimů:
Dle začátku session — obě hranice se počítají zpětně od začátku workshopu. Vybíráte z pevné nabídky odstupů (15 min, 30 min, 1 h, 3 h, 1 day, 2 days, 7 days; delší jsou zatím anglicky), nebo zvolíte Neomezeně.
Konkrétní datum — u každé hranice zadáte datum a čas, nebo ji přepínačem Neomezeně vypnete.
Režim Konkrétní datum pokrývá nejčastější zadání: prodej vstupenek běží od června, registrace na workshopy se má otevřít 1. srpna. Do pole Možnost registrace od zadáte 1. 8. a čas, u pole Možnost registrace do necháte zapnutý přepínač Neomezeně. Workshop je přitom celou dobu publikovaný a účastníci ho v programu vidí; jen se na něj do prvního srpna nepřihlásí.
Časy se řídí časovým pásmem události. Obě hranice jsou včetně — v okamžiku otevření i v okamžiku uzavření registrace ještě projde.
Odhlášení ze session. Určuje, do kdy si účastník může svou registraci zrušit sám. Stejné dva režimy: Dle začátku session s týmiž odstupy (tady bez volby Neomezeně), nebo Konkrétní datum s datem a časem. Po termínu tlačítko Zrušit registraci zmizí a účastník se musí obrátit na vás.
Nastavení termín přidává, možnost odhlášení neruší. S vypnutým Odhlášením ze session může účastník registraci zrušit kdykoli.
Použití: workshop s objednaným cateringem nebo tištěnými materiály, kde potřebujete znát počty dva dny předem.
Upozornění organizátorovi při změně registrace účastníka na session. E-mail organizátorovi, když se účastník sám zaregistruje nebo registraci zruší. Po zapnutí vyplníte adresy příjemců (víc adres oddělte čárkou); bez adresy nastavení neuložíte. Vhodné pro workshopy s asistentem, který plánuje kapacitu (catering, materiály).
Upozornění účastníkovi při změně registrace na session. Potvrzovací e-mail účastníkovi, když se sám zaregistruje nebo registraci zruší. Na ruční přidání a odebrání účastníka organizátorem se nevztahuje. To řídí samostatný přepínač Upozornění účastníkovi při manuálním přiřazení/odebrání , který není mezi registračními poli: najdete ho jen u konkrétní session na záložce Účastníci a z typu se nedědí (viz Správa sessions).
Odeslat ICS účastníkovi. Přiloží k potvrzovacímu e-mailu ICS soubor, kterým si účastník session přidá do kalendáře. Samostatný e-mail neposílá: když je Upozornění účastníkovi při změně registrace na session vypnuté, účastník po registraci nedostane nic, ani ICS. Přikládá se také k e-mailu o ručním přidání účastníka.
Účastník otevře účastnickou aplikaci (mobilní nebo webovou) a najde session v Programu.
Na detailu session vidí tlačítko Registrovat (pokud není obsazeno a splňuje podmínky viditelnosti).
Po kliknutí se automaticky registruje. Pokud je nastavené, dostane e-mail s potvrzením a ICS.
Session se mu zobrazí v Moje agenda.
Mimo nastavené okno tlačítko Registrovat není k dispozici. Místo něj je v detailu session zpráva Registrace bude otevřena od s datem a časem, nebo Registrace skončila. U session, na které účastník registrovaný je, se po termínu odhlášení objeví Možnost odhlášení skončila. Účastník tak vidí důvod a nemusí se ptát vás.
Happenee dnes nepodporuje wait list (čekací seznam). Po naplnění kapacity se workshop označí jako obsazený a další registrace jsou odmítnuty. Pokud někdo zruší, místo se uvolní a další účastník se může přihlásit (ale ne automaticky z wait listu — musí aktivně kliknout Registrovat).
Na záložce Viditelnost panelu session:
Veřejné — workshop vidí všichni účastníci.
Pouze pro vybrané skupiny — workshop vidí jen účastníci z vybraných skupin. Ostatní ho v programu vůbec neuvidí.
Rozdíl proti Registrace pouze pro vybrané skupiny: omezení viditelnosti = účastník workshop nevidí vůbec; omezení registrace = vidí ho, ale nemůže se přihlásit.
Obě omezení jdou kombinovat, ale ne libovolně — viditelnost je nadřazená registraci. Jakmile viditelnost omezíte na skupiny, zúží se tím i výběr u Registrace pouze pro vybrané skupiny na tytéž skupiny. Nastavujte proto nejdřív viditelnost a až potom registraci; obráceným postupem vám skupina, kterou chcete pustit k registraci, v nabídce chybí.
Bez bloku: účastník se může registrovat na libovolný počet workshopů. Vhodné pro dobrovolné workshopy nebo tréninkové programy s více paralelními streamy, kde si účastník skládá vlastní itinerář.
S blokem: účastník si vybírá 1–N workshopů ze sady. Vhodné pro formát „ráno si vyberete jeden ze tří workshopů, odpoledne další ze tří“. Detail v článku Jak fungují registrační bloky, místa a štítky.
Kapacitu vždy nastavte — systém registrace zablokuje po naplnění. Bez nastavení je kapacita neomezená.
Registrace na workshopy je jen v účastnické aplikaci. Na microsite účastník workshop vidí, ale pro registraci musí do aplikace.
Založte skupinu předem v Kontaktech a skupinách, teprve pak ji přiřaďte k workshopu.
Odebrání skupiny po registraci je bezpodmínečné. Když účastníka ze session odeberete nebo na ní vypnete přiřazování, skupina se mu sebere i v případě, že ji má přiřazenou zároveň odjinud — z registračního odkazu, slevového kódu, vstupenky, jiné session nebo z ručního přiřazení. Systém nekontroluje, jestli účastníka ve skupině drží ještě jiný důvod. Pro přiřazení po registraci na session proto používejte vyhrazenou skupinu. Nesdílejte ji s trvalým segmentem — například se skupinou „Partner XY“, do které partnery řadí jejich hromadný registrační odkaz a na které stojí cílení kampaní nebo viditelnost obsahu. Když pak takového partnera odeberete z workshopu, o skupinu přijde a segmentace se tiše rozbije.
Kapacitu zvýšit lze kdykoli. Snížit pod aktuální počet registrovaných nelze — systém nedovolí. Pro snížení musíte nejdřív zrušit registraci účastníkům ručně.
Nabídka je omezená na skupiny, pro které je session viditelná. Pokud skupinu ve výběru nevidíte, doplňte ji nejdřív na záložce Viditelnost k volbě Pouze pro vybrané skupiny, nebo viditelnost přepněte na Veřejné — pak vybíráte z celého seznamu skupin.
Časové omezení musí omezovat aspoň jednu stranu. Když nechcete registraci uzavírat, nechte Neomezeně jen u Možnost registrace do; když ji nechcete odkládat, jen u Možnost registrace od. Obojí naráz systém odmítne.
Hláška zní Začátek registrace musí být dříve než její konec. V režimu Konkrétní datum je chyba vidět na první pohled. V režimu Dle začátku session se plete snadno, protože obě čísla jsou odstupy před začátkem workshopu — otevření proto musí být větší odstup než uzavření. Platné je „otevřít 7 dní předem, uzavřít 1 den předem"; kombinace „otevřít 15 minut předem, uzavřít den předem" je neplatná.
Obvyklá obcházka: session se předpřipraví skrytá a v den spuštění se publikuje. Není potřeba a má nevýhodu — skrytou session účastník v programu nevidí, takže si dopředu nenaplánuje, na co půjde. Nechte session publikovanou a čas otevření řešte Časovým omezením registrace.
ICS se jen přikládá k potvrzovacímu e-mailu. Zapněte i Upozornění účastníkovi při změně registrace na session.
Upozornění účastníkovi při změně registrace na session ruční změny nepokrývá. E-mail pošle jen přepínač Upozornění účastníkovi při manuálním přiřazení/odebrání na záložce Účastníci, který je ve výchozím stavu vypnutý a nastavuje se u každé session zvlášť (u časového slotu u každého slotu). Zapněte ho dřív, než změnu uložíte; na už uložené změny se e-mail dodatečně nepošle.
Zkontrolujte, zda má účastník viditelnost na daný workshop (skupiny) a zda je stav session Publikováno. Třetí možnost: účastník není registrovaný na event (musí být přihlášen do aplikace se stavem Zúčastním se).
