Workshop je typ session, který vyžaduje registraci účastníka. Každý workshop má vlastní kapacitu, pravidla odhlášení a volitelně omezení na vybrané skupiny. Registrace probíhá výhradně v účastnické aplikaci — přes microsite účastník workshop vidí, ale přihlásit se nemůže. Tento článek popisuje nastavení registračních pravidel; sdružování workshopů do balíků (účastník si vybere 1 ze 3) je v článku Jak fungují registrační bloky, místa a štítky.
Rozhodněte, zda se má účastník přihlašovat na jednotlivé workshopy samostatně, nebo si zvolit jeden workshop z nabídky (registrační blok).
Plánujte kapacity podle prostoru a obsahu workshopu. Systém kapacitu hlídá automaticky.
Pokud chcete cílit komunikaci na lidi registrované na workshop, nastavte Přiřadit do skupiny po registraci.
Rozhodněte, zda účastník může zrušit registraci a do kdy.
Registrační pravidla workshopu se nastavují na dvou úrovních:
Na úrovni typu session — výchozí hodnoty pro všechny sessions daného typu. Nastavíte jednou, všechny workshopy je dědí.
Na úrovni konkrétní session — individuální přepsání výchozího nastavení.
U obou úrovní máte stejná pole registračního nastavení.
Přiřadit účastníka do skupiny po registraci. Po registraci na workshop systém účastníka automaticky přidá do vybrané skupiny. Skupinu musíte předem vytvořit v Kontaktech a skupinách.
Použití: cílení komunikace jen na účastníky konkrétního workshopu (personalizovaný e-mail, push notifikace, speciální obsah v aplikaci viditelný jen této skupině).
Registrace pouze pro vybrané skupiny. Registrace na workshop je omezená jen na účastníky v určených skupinách. Ostatní workshop vidí (pokud není i viditelnost omezená), ale nemohou se na něj přihlásit.
Použití: VIP workshopy pro platící účastníky, uzavřené workshopy pro konkrétní firemní tým.
Omezit celkový počet registrací. Maximální počet účastníků workshopu. Po naplnění se workshop v aplikaci označí jako Plně obsazen a další registrace jsou blokovány.
Zobrazit počet dostupných míst. Pokud je kapacita omezená, můžete účastníkům v aplikaci ukázat zbývající kapacitu. Transparentní pro účastníka, ale může vyvolat tlak ("rychle, už tam je jen pár míst").
Odhlášení ze session. Účastník může svou registraci zrušit (a uvolnit místo pro jiného). Dvě možnosti:
Dle začátku session — relativní čas před začátkem (1, 2, 6, 12 hodin, 1, 2, 7 dní, atd.).
Konkrétní datum — pevné datum a čas. Po tomto termínu se nikdo nemůže odhlásit.
Upozornění organizátorovi při změně registrace účastníka. E-mail organizátorovi při každé registraci nebo odhlášení. Vhodné pro workshopy s asistentem, který plánuje kapacitu (catering, materiály).
Upozornění účastníkovi při změně registrace. E-mail účastníkovi při přihlášení nebo odhlášení ze session. Typické potvrzení.
Odeslat ICS účastníkovi. Po registraci pošle účastníkovi e-mail s ICS souborem pro přidání session do kalendáře.
Účastník otevře účastnickou aplikaci (mobilní nebo webovou) a najde session v Programu.
Na detailu session vidí tlačítko Registrovat (pokud není obsazeno a splňuje podmínky viditelnosti).
Po kliknutí se automaticky registruje. Pokud je nastavené, dostane e-mail s potvrzením a ICS.
Session se mu zobrazí v Moje agenda.
Pokud je povolené odhlášení, na detailu session vidí tlačítko Odhlásit se (do nastaveného termínu).
⚠️ Registrace přes microsite není dostupná — účastník se musí přihlásit do aplikace. Důvod: Happenee drží registrace pod identitou účastníka.
Happenee dnes nepodporuje wait list (čekací seznam). Po naplnění kapacity se workshop označí jako obsazený a další registrace jsou odmítnuty. Pokud někdo zruší, místo se uvolní a další účastník se může přihlásit (ale ne automaticky z wait listu — musí aktivně kliknout Registrovat).
Na záložce Viditelnost panelu session:
Veřejné — workshop vidí všichni účastníci.
Pouze pro vybrané skupiny — workshop vidí jen účastníci z vybraných skupin. Ostatní ho v programu vůbec neuvidí.
Rozdíl proti Registrace pouze pro vybrané skupiny: omezení viditelnosti = účastník workshop nevidí vůbec; omezení registrace = vidí ho, ale nemůže se přihlásit.
Bez bloku: účastník se může registrovat na libovolný počet workshopů. Vhodné pro dobrovolné workshopy nebo tréninkové programy s více paralelními streamy, kde si účastník skládá vlastní itinerář.
S blokem: účastník si vybírá 1–N workshopů ze sady. Vhodné pro formát "ráno si vyberete jeden ze tří workshopů, odpoledne další ze tří". Detail v článku Jak fungují registrační bloky, místa a štítky.
Kapacitu vždy nastavte — systém registrace zablokuje po naplnění. Bez nastavení je kapacita neomezená.
Registrace na workshopy je jen v účastnické aplikaci. Na microsite účastník workshop vidí, ale pro registraci musí do aplikace.
Založte skupinu předem v Kontaktech a skupinách, teprve pak ji přiřaďte k workshopu.
Nastavte rozumný termín pro odhlášení — například 24 hodin před začátkem session nebo 72 hodin před začátkem události (pro catering).
Kapacitu zvýšit lze kdykoli. Snížit pod aktuální počet registrovaných nelze — systém nedovolí. Pro snížení musíte nejdřív odhlásit účastníky ručně.
Zkontrolujte, zda má účastník viditelnost na daný workshop (skupiny) a zda je stav session Publikováno. Třetí možnost: účastník není registrovaný na event (musí být přihlášen do aplikace se stavem Zúčastním se).
