Placené vstupenky zapnete v Nastavení události přepínačem Placené vstupenky. Systém pak umí online platby kartou (včetně Apple Pay a Google Pay), zálohové faktury s automatickou splatností, slevové kódy a skupiny vstupenek pro různé typy účastníků. Jednotlivou vstupenku vytvoříte a upravíte v bočním panelu se třemi záložkami — Detaily, Údaje o účastníkovi a Nastavení vstupenky. Tlačítko Koupit u vstupenky na microsite otevře nákup a dostupnou vstupenku předvybere, ale jen do prázdného košíku; rozpracovaný výběr zůstane zachovaný.
Ujasněte si cenový model — jeden typ vstupenky, víc typů (early bird / standard / VIP), balíčky, individuální pozvánky zdarma.
Rozhodněte, zda chcete registraci s doplněním informací (účastník po zaplacení ještě projde formulářem), nebo automatickou registraci po nákupu vstupenky (vstupenka přijde ihned, bez formuláře). Detail v článku Nastavení typu registrace a doplňujících otázek.
Připravte si fakturační údaje a položky na faktuře, sazby DPH (chybějící sazbu přidá zákaznická podpora) a měnu.
Placené vstupenky nelze kombinovat se schvalovanou registrací a povinná kontaktní pole řídí nastavení registračního formuláře.
Pro GTM měřicí kódy kontaktujte zákaznickou podporu.
V menu události otevřete Nastavení události → sekci Placené vstupenky a zapněte přepínač. Objeví se nové pole Placené vstupenky v levém menu a následné povinné kroky:
Zvolte měnu — CZK nebo EUR (další měny lze doplnit na vyžádání).
Zvolte typ registrace po nákupu — Automatická registrace po nákupu vstupenky, nebo Registrace s doplněním informací.
Pokud používáte registraci s doplněním informací, systém vás upozorní, abyste v Registračním formuláři nastavili povinná kontaktní pole.
Pokud jsou aktivní placené vstupenky, je nutné vytvořit alespoň jednu vstupenku. Jinak bude registrace na událost uzavřena.
Novou vstupenku přidáte na záložce Vstupenky tlačítkem + Nová vstupenka, existující otevřete ikonou úprav v jejím řádku. Otevře se boční panel se třemi záložkami — Detaily, Údaje o účastníkovi a Nastavení vstupenky. Pole Název vstupenky je nad záložkami společné a je povinné — je to název, který uvidí účastník (například Standard, VIP, Early Bird). Změny uložíte tlačítkem Uložit.
Na záložce Detaily nastavíte cenu a podobu vstupenky:
Odlišný název vstupenky na faktuře — ve výchozím stavu se na faktuře použije název vstupenky. Když přepínač zapnete, objeví se pole Položka na faktuře pro jiné označení v daňovém dokladu (hodí se, když má účetnictví používat jiný název než ten marketingový).
DPH — sazba daně. Pokud potřebná sazba DPH chybí, přidá ji zákaznická podpora (kontaktujte ji). Tlačítko DPH kalkulačka pomůže přepočítat částku mezi cenou s daní a bez daně.
Cena bez DPH — částka bez daně v měně události (pole nese měnu, například Cena bez DPH CZK).
Popis vstupenky — volitelný text, který účastník uvidí u vstupenky v nákupním prostředí.
Poslední volba na záložce Detaily určuje viditelnost vstupenky:
Publikováno — vstupenka je veřejně zobrazená v přehledu vstupenek a je dostupná k nákupu.
Neveřejné — vstupenka se nezobrazuje v přehledu, ale je dostupná k nákupu přes samostatný odkaz nebo ve Skupině vstupenek. Hodí se pro partnerské nebo VIP vstupenky, které nechcete ukazovat všem.
Nepublikováno — vstupenka není nikde na platformě viditelná ani dostupná k nákupu, a to ani přes odkaz na vstupenku, ani ve Skupině vstupenek.
Vstupenku nelze smazat, pokud už byla použita. Nepoužitou vstupenku smazat lze.
Na záložce Údaje o účastníkovi určujete, která kontaktní pole účastník vyplní a která jsou povinná. K dispozici jsou pole Jméno, Příjmení, Společnost, Pracovní pozice a Telefon s volbami Povinné, Nepovinné a Skrýt; E-mail je vždy povinný. Pod nimi jsou Vlastní pole kontaktu se stejnými volbami — ta se zakládají a spravují v Nastavení workspace, tady jen rozhodnete o jejich použití u této vstupenky.
Chování polí závisí na zvoleném typu registrace po nákupu (viz Aktivace placených vstupenek):
Registrace s doplněním informací — účastník po zaplacení projde registračním formulářem, takže povinnost polí se řídí nastavením kontaktních údajů v Registračním formuláři. Pole, která formulář označuje jako povinná, jsou tady zamčená na Povinné (sjednoceno s formulářem); u ostatních polí nastavíte Povinné, Nepovinné nebo Skrýt podle potřeby této vstupenky.
Automatická registrace po nákupu vstupenky — registrační formulář se nevyužívá a vstupenka přijde hned po nákupu. Která pole jsou povinná, proto nastavujete přímo zde u vstupenky a objednávající je vyplní při nákupu.
E-mail objednávajícího slouží jako kontakt k objednávce: stejná osoba může nakupovat opakovaně, třeba pro různé kolegy. Kontrola stejného e-mailu se týká až účastníka uvedeného u vstupenky v téže události. Vyplní-li objednávající svůj e-mail i jako účastník, platí pro něj pravidla účastníka.
Při automatické registraci po nákupu nelze dokončit další objednávku pro účastníka, jehož e-mail už je na platné dokončené objednávce této události. Platí to i tehdy, když původní objednávka čeká na platbu nebo na automatické provedení registrace. Samotný rozpracovaný košík jiné osoby nákup neblokuje.
Při registraci s doplněním informací nákupní stránka na předchozí nákup nebo registraci upozorní, ale kupující může v nákupu pokračovat.
Pokud původní objednávka není zaplacená, kupující ji může dokončit. Když ji kupující využít nechce, zrušte ji v detailu objednávky tlačítkem Zrušit objednávku, případně Smazat objednávku (viz Správa objednávek a faktur). Zrušená, smazaná nebo plně refundovaná objednávka sama o sobě další nákup neblokuje. Při automatické registraci ale nákup zablokuje i existující registrace účastníka na událost, a to nezávisle na stavu původní objednávky. V jedné objednávce nelze zadat stejný účastnický e-mail na více vstupenek.
Na záložce Nastavení vstupenky zapínáte volitelná pravidla prodeje. Každé je přepínač (Aktivní / Neaktivní); po zapnutí se objeví jeho pole:
Možnost koupit vstupenku bez uvedení údajů o účastníkovi — objednávající koupí vstupenku, aniž by vyplnil e-mail účastníka. Vstupenka se vygeneruje později — buď jakmile objednávající údaje doplní, nebo když se účastník přes zaslaný odkaz zaregistruje sám. Užitečné, když firma kupuje vstupenky dopředu a zatím neví, kdo přesně přijde.
Omezit maximální počet vstupenek — pole Počet vstupenek nastaví celkový počet k prodeji. Po vyprodání vidí účastník v nákupním prostředí hlášku Vyprodáno.
Omezit období prodeje — pole Začátek prodeje a Konec prodeje vymezí, kdy je vstupenka prodejná.
Nákup vstupenky v balíčku — minimální odběr v násobcích. Při kroku 5 si objednávající může koupit jen 5, 10, 15 vstupenek atd. Hodí se pro hromadné partnery nebo slevové balíčky.
Přiřadit do skupiny — po registraci účastníka (ne po zaplacení objednávky) se účastník automaticky přidá do vybrané skupiny. Skupinu využijete pro cílenou komunikaci, viditelnost obsahových a engagement funkcí nebo push notifikace v účastnické aplikaci. Přiřazení platí jen dopředu: kdo se zaregistroval dřív, než jste volbu zapnuli, do skupiny nespadne a systém ho tam zpětně nedoplní.
Název a popis vstupenky jsou pro systém jen text. Když vstupenku pojmenujete Jednodenní nebo Dvoudenní, systém s tím dál nepracuje — nerozlišuje délku vstupu, nehlídá, na které dny účastník přijde, a do kalendáře přidá vždy celý rozsah události. Rozdíl mezi typy vstupenek existuje jen v tom, co si přečte člověk.
Účastník název vstupenky uvidí v potvrzovacím e-mailu a na faktuře — nebo tam uvidí Položku na faktuře, pokud jste ji nastavili odlišně. Obsluha při odbavení ale název vstupenky nevidí. Po naskenování QR kódu se jí zobrazí jméno, příjmení, společnost a skupiny účastníka, nic dalšího.
Praktický důsledek: pokud potřebujete na místě rozlišit typy vstupenek, zapněte u vstupenky Přiřadit do skupiny a tutéž skupinu pak vyberte k zobrazení při skenování v nastavení odbavení. Skupinu i její přiřazení připravte před spuštěním prodeje.
Na záložce Nastavení vstupenek (platí pro celou událost, ne pro jednu vstupenku) nastavíte platby:
Možnosti platby — Platba kartou i bankovním převodem, Jen platba kartou, nebo Jen bankovním převodem. U platby kartou (včetně Apple Pay a Google Pay) dostane objednávající daňový doklad ihned; u převodu systém vystaví zálohovou fakturu a daňový doklad přijde po zaplacení.
Zobrazení ceny — přepínač Zobrazit hlavní cenu s DPH určuje, zda se hlavní cena u vstupenky a ve shrnutí objednávky na microsite ukazuje s DPH, nebo bez.
Nastavení plateb bankovním převodem (zálohové faktury) — Doba splatnosti zálohové faktury s volbami 3, 7, 14 nebo 30 dní od vystavení (vlastní počet dní zadat nelze).
Měřící kódy — pro nastavení GTM měřicích kódů kontaktujte zákaznickou podporu.
Maximální datum splatnosti je vždy nejpozději dva dny před začátkem události. Pokud by zvolená splatnost vycházela později, automaticky se zkrátí. Pokud už do události zbývá méně než dva dny, splatnost se nastaví na den vystavení faktury.
Vstupenky na microsite mají tlačítko Koupit. Tlačítko zavede účastníka do nákupního prostředí a do prázdného košíku rovnou přidá vstupenku, u které klikl; nic k tomu nenastavujete. U běžné vstupenky se přidá jeden kus. Při nákupu v balíčku se množství řídí nastaveným krokem balíčku, stejně jako při použití tlačítka plus.
Pokud už má účastník v košíku některou vstupenku, další kliknutí na Koupit jeho výběr nepřepíše ani nenavýší. Jinou vstupenku nebo množství upraví přímo v nákupním prostředí. Předvýběr neobchází dostupnost vstupenky ani období prodeje.
Po otevření nákupu se údaj o předvýběru odstraní z adresy. Obnovení stránky proto vstupenku znovu nepřidá. Nové kliknutí na Koupit po vyprázdnění košíku naopak předvýběr umožní. Když si tlačítko testujete a po kliknutí u jiné vstupenky se v košíku nic nezmění, není to chyba: košík z předchozího pokusu ještě není prázdný. Vyzkoušejte proto prázdný i již naplněný košík.
V sekci Slevové kódy klikněte na + Nový slevový kód. Nastavujete:
Typ slevy — procento, nebo hodnota.
Výše slevy.
Platnost kódu — datum od–do.
Maximální počet použití — pokud necháte neomezeně, kód platí bez limitu.
Omezit platnost vstupenky — kód se může aplikovat na všechny vstupenky, nebo jen na vybrané.
Přiřadit skupinu po použití kódu — účastník, který projde s kódem, se automaticky přidá do skupiny.
Kódy můžete sdílet s partnery, vybranými účastníky nebo v marketingových kampaních.
Individuální registrační odkaz — jednorázový odkaz, který umožňuje vstup zdarma pro jednoho konkrétního člověka. Účastník projde registračním formulářem, nemusí nic platit. Použití: guest list, redakční pozvánky, VIP hosté.
Hromadný registrační odkaz — totéž, ale jeden odkaz pro víc lidí. Při zakládání vyplníte název a Počet použití od 1 do 500; hromadný odkaz bez limitu založit nejde. Použití: partnerské pozvánky s limitem (partner má 6 pozvánek zdarma, dostane odkaz a sdílí ho, jak uzná za vhodné).
U obou typů odkazů lze nastavit přiřazení do skupiny po registraci.
Přehled všech odkazů stáhnete jako jeden soubor: na stránce Placené vstupenky otevřete vpravo nahoře Exporty a zvolte Export registračních odkazů . Soubor v Excelu má řádek za každý odkaz, nahoře individuální odkazy, pod nimi hromadné. U každého najdete e-mail adresáta (jen u individuálního odkazu), název, nastavený limit, kolikrát už byl odkaz použit, stav a celou adresu odkazu. Stav má čtyři hodnoty: Nepoužit, Použito částečně, Vyčerpán a Použit . Vyčerpán znamená hromadný odkaz s naplněným limitem, Použit individuální odkaz, přes který se už někdo zaregistroval.
Export se hodí pro reporting partnerům (kolik z jejich pozvánek zdarma se už využilo) a pro rozeslání odkazů vlastní cestou. Ukazuje ale jen počty: jména lidí, kteří přišli přes hromadný odkaz, ani skupinu, do které odkaz zařazuje, v něm nenajdete.
Skupiny vstupenek slouží k vytvoření sady vstupenek viditelných pouze pro určitý typ nákupu. Vytvoříte skupinu, přidáte do ní vybrané vstupenky a skupinu sdílíte přes unikátní odkaz. Účastník přes tento odkaz vidí pouze vstupenky ze skupiny, a to jen ty ve stavu Publikováno nebo Neveřejné. Vstupenku ve stavu Nepublikováno do skupiny přidat jde, přes odkaz skupiny se ale nenabídne. Pro vstupenky, které se mají prodávat jen přes skupinu, proto volte stav Neveřejné.
Použití: partnerské ceny, speciální nabídky, VIP balíčky s vlastní sestavou vstupenek.
Na záložce Import hromadně nahrajete data přes Excel šablonu. Import je dostupný pro E-mailové odkazy (individuální registrační odkazy), Hromadné odkazy a Slevové kódy. U každého typu si stáhnete šablonu (Stáhnout šablonu), vyplníte ji, nahrajete (Nahrát vyplněnou šablonu) a spustíte Importovat. Po importu uvidíte souhrn Vytvořeno / Přeskočeno / Chyby s popisem případných chyb po řádcích.
Šablony pracují se skupinami podle názvu. Pokud řádek odkazuje na skupinu, která ve workspace neexistuje, nenaimportuje se a skončí chybou. Skupiny si proto připravte předem.
Poslední záložka na stránce Placené vstupenky se jmenuje Statistiky (dostanete se na ni i tlačítkem Statistiky vpravo nahoře — vede na tutéž záložku). Jsou na ní dvě tabulky: Statistiky vstupenek a pod nimi Měsíční přehled.
Tabulka Statistiky vstupenek má řádek pro každou vstupenku a souhrnný řádek Celkem. Nad sloupci s částkami je uvedená měna události (například CZK). Každá částka je zobrazená s DPH a pod ní je v závorce tatáž částka bez DPH:
Prodané (Počet / Částka) — všechny prodané vstupenky bez ohledu na to, zda už jsou zaplacené.
Zaplacené (Počet / Částka) — objednávky s připsanou platbou.
Nezaplacené (Počet / Částka) — vystavené, ale zatím neuhrazené. Typicky zálohové faktury čekající na převod.
Zdarma (Počet) — vstupenky pořízené za nulovou cenu, typicky přes individuální a hromadné registrační odkazy.
Stornované (Počet) — zrušené objednávky.
Registrovaní (Počet / Částka) — kolik kupujících už dokončilo registraci. Má smysl jen u registrace s doplněním informací; rozdíl proti Prodaným ukazuje, kolik lidí zaplatilo a formulářem ještě neprošlo.
Měsíční přehled ukazuje tatáž čísla v rozpadu po měsících, se dvěma rozdíly: u Stornovaných přibývá Vráceno (kolik peněz z nich reálně odešlo zpět, tedy refundace) a Registrovaní mají jen Počet. Je to nejrychlejší pohled na to, kdy se co prodalo — vyhodnocení prodejních vln a dopadu jednotlivých kampaní.
Data vyexportujete tlačítkem Exporty vpravo nahoře — v Excelu po objednávkách nebo po vstupenkách. Třetí položka téže nabídky, Export registračních odkazů, stáhne přehled odkazů zdarma; popisuje ho část Individuální a hromadné registrační odkazy výše v tomto článku.
Po zapnutí placených vstupenek okamžitě vytvořte alespoň jednu. Do té doby registrace nefunguje.
Automatická registrace u placených událostí nevyužívá registrační formulář ani rozšířené souhlasy. Volte Registrace s doplněním informací. Detail v článku Výběr správného typu registrace.
Systém automaticky zkrátí splatnost tak, aby vycházela nejpozději 2 dny před začátkem události. Ověřte v nastavení, jak vysokou splatnost skutečně nastavíte u blízkých událostí.
Neveřejná vstupenka se v přehledu nákupu nezobrazuje záměrně. Přímý odkaz na ni získáte ikonou Odkaz na vstupenku v jejím řádku v seznamu vstupenek; přes tento odkaz — nebo zařazením do Skupiny vstupenek — ji lze koupit.
Přes odkaz skupiny se nabízejí jen vstupenky ve stavu Publikováno nebo Neveřejné. Stav Nepublikováno vstupenku skryje všude, i když je ve skupině. Změňte stav na Neveřejné: v běžném přehledu vstupenek zůstane skrytá a přes odkaz skupiny ji půjde koupit.
Pokud jde jen o jednorázovou pozvánku zdarma, použijte Individuální registrační odkaz — účastník projde registrací bez nákupního procesu. Slevový kód 100 % má smysl pro marketingové kampaně, kde chcete evidovat, kolik lidí kód uplatnilo.
Nastavení balíčku vynucuje násobky — krok 5 povoluje pouze 5, 10, 15 atd. Pokud chcete flexibilnější nabídku, vytvořte dvě vstupenky: základní Standard (bez balíčku) a Standard — balíček po 5 (s balíčkem a slevou).
Přiřazení do skupiny u vstupenky se nepropisuje zpětně. Zapnete-li volbu ve chvíli, kdy už máte prodáno padesát vstupenek, skupinu dostanou jen ti, kdo se zaregistrují potom. Padesát dřívějších účastníků zůstane mimo, a pokud podle skupiny cílíte kampaň, viditelnost obsahu nebo zobrazení při skenování, tihle lidé z cílení vypadnou.
Pozor na to, že u přiřazování skupin na sessions to funguje opačně: tam se zapnutí i vypnutí promítne i na účastníky, kteří už jsou registrovaní. Zkušenost z jednoho místa produktu se sem tedy přenést nedá.
Když se to stane, doplňte členství ručně: buď po jednom v bočním panelu Upravit kontakt na záložce Skupiny, nebo u větších počtů znovu naimportujte tytéž kontakty s volbou Doplnit skupiny u všech, která existujícím kontaktům skupiny přidá a nic nepřepíše. Obojí popisuje článek Správa kontaktů a skupin ve workspace. Spolehlivější je ale skupinu i její přiřazení nastavit před spuštěním prodeje.
Šablony importu (E-mailové odkazy, Hromadné odkazy, Slevové kódy) odkazují na skupiny podle názvu. Pokud skupina neexistuje, řádek se nenaimportuje a skončí chybou (například Unknown group: VIP). Skupiny vytvořte před importem a názvy v šabloně s nimi sjednoťte.
Nákupní proces není modulární, účastník si objednávku neskládá z víc položek. Každá další položka je samostatná vstupenka, a protože e-mail účastníka lze v objednávce použít jen jednou, druhá položka na tutéž osobu neprojde.
Řešením je samostatná vstupenka pro každou kombinaci: Vstup na konferenci, Vstup na konferenci + workshop, Vstup na konferenci + tričko. Účastník si vybere jednu a má v ceně všechno. Rozlišení pro vás i pro odbavení na místě zajistíte přes Přiřadit do skupiny u každé varianty.
Nezaměňujte s přepínačem Nákup vstupenky v balíčku — ten řídí minimální odběr v násobcích (5, 10, 15 kusů téže vstupenky), ne obsah vstupenky.
Když firma kupuje víc vstupenek, dostane objednávající odkazy na registraci všech účastníků a každý účastník zároveň dostane svůj vlastní. Registraci tak může dokončit kterýkoli z nich. Kdo na odkaz klikne jako druhý, uvidí, že účastník už je zaregistrovaný. Pokud vám záleží na tom, kdo údaje vyplní, napište to do doprovodné komunikace — systém to neřídí.
