Objednávky jsou nákupní strana placené události — kdo co koupil, jestli zaplatil, jaká faktura mu vznikla a jestli se ke vstupence někdo zaregistroval. V detailu objednávky opravíte fakturační údaje i údaje účastníka u vstupenky, stáhnete fakturu i PDF vstupenku, pošlete upozornění tomu, kdo nedokončil registraci nebo zatím nezaplatil zálohovou fakturu, u zaplacené objednávky bez evidované vrácené částky podáte žádost o refundaci a nezaplacenou objednávku zrušíte nebo smažete. V žádosti o refundaci zvolíte, jak se spočítá vracená částka, a komu přijde e-mail o dokončení.
Objednávky existují jen u události se zapnutými Placenými vstupenkami. U neplacené události žádné nevznikají.
Otevřete je z nabídky Nástroje ve spodní části levého menu, dlaždicí Objednávky v sekci Nástroje na Přehledu události, nebo tlačítkem Objednávky vpravo nahoře na stránce Placené vstupenky.
U registrace s doplněním informací vzniká objednávka dřív než registrace: kupující zaplatí a účastník se teprve registruje. Počítejte s tím, že seznam objednávek a seznam registrací se nikdy nepotkají jedna ku jedné.
Rozmyslete si dopředu, jak budete řešit odstoupení: u zaplacené objednávky bez evidované vrácené částky podáte žádost o refundaci, nezaplacenou zrušíte nebo smažete.
Faktury nelze ručně mazat ani přečíslovávat. Oprava fakturačních údajů přepíše údaje na stávajících fakturách, nová verze dokladu nevzniká.
Tabulka objednávek má sloupce Objednávající (jméno a e-mail kupujícího — může to být někdo jiný než účastník), Objednáno, Stav objednávky, Celkem, Měna, Zaplaceno (skutečně uhrazená částka), Vstupenek a Registrováno. Podle většiny z nich lze řadit.
Stav objednávky je jedna ze čtyř hodnot:
Zaplaceno — u chipu je i datum úhrady.
Nezaplaceno — vystavená zálohová faktura čeká na peníze.
Zrušeno — u chipu je datum zrušení.
Zdarma — objednávka s nulovou částkou (vstupenka zdarma nebo stoprocentní slevový kód). Vzniká normální objednávka včetně dokladu.
Nad tabulkou je vyhledávání podle jména, e-mailu nebo firmy a sada filtrů:
Chipy s počty — Vše, Zaplacené, Nezaplacené, Neregistrované, Zrušené. Čísla u chipů ukazují, kolik objednávek do které skupiny spadá, takže hned vidíte, kde je práce.
Měna — u události, která prodává ve víc měnách.
Registrace — volby Registrovaní / Neregistrovaní, potvrzuje se tlačítkem Použít filtr.
Upozornění k registraci — volby Dosud neupozornění / Již upozornění. Zúží seznam na objednávky s nedokončenou registrací podle toho, jestli jste účastníkovi upozornění už poslali.
Upomínka platby — stejné dvě volby pro nezaplacené objednávky: komu upomínka už odešla a komu ještě ne.
Chip Neregistrované zúží seznam na objednávky, kde registrace ještě nedoběhla. Kolik vstupenek z konkrétní objednávky je doregistrovaných, přečtete ze sloupce Registrováno a přesně pak z tabulky vstupenek v detailu.
Objednávka se rozbalí přímo v řádku (šipka na konci řádku), nechodí se na samostatnou stránku. V hlavičce detailu je Způsob platby (karta, zálohová faktura, nebo Zdarma), Variabilní symbol a datum, kdy bylo Zaplaceno.
Nezaplacená objednávka se zálohovou fakturou má v hlavičce navíc Upomínka platby s tlačítkem Upozornit. Pošle kupujícímu stejný e-mail jako hromadná položka Nezaplaceným, jen této jedné objednávce. Dokud upomínka čeká na odeslání, je u ní stav Čeká ve frontě a tlačítko je neaktivní. Po odeslání se zobrazí Odesláno s datem a časem a tlačítko se změní na Odeslat znovu.
Pod hlavičkou je tabulka Vstupenky se sloupci Název, E-mail, Cena vstupenky, Cena po slevě, Vstupenka, Slevový kód a Registrace. U každé vstupenky jsou akce:
Vstupenka — stáhne PDF vstupenku s QR kódem. Je k dispozici u vstupenky s dokončenou registrací.
Upozornit — u vstupenky bez dokončené registrace pošle e-mail s odkazem pro registraci. Po odeslání se u vstupenky zobrazí stav Odesláno s datem a časem a tlačítko se změní na Odeslat znovu ; pět minut po každém odeslání odkazu zůstává neaktivní, aby nevznikl duplicitní e-mail.
Ikona tužky — otevře úpravu údajů účastníka u dané vstupenky (popis níže).
Jakou fakturu si stáhnete, závisí na způsobu platby:
Platba kartou — rovnou konečná faktura (daňový doklad).
Bankovní převod — zálohová faktura před úhradou, konečná faktura po připsání peněz.
Jednotlivý doklad stáhnete tlačítkem Stáhnout fakturu v detailu objednávky. Všechny faktury najednou stáhnete přes Exporty → Export PDF faktur.
Tlačítko Upravit fakturační údaje otevře formulář Fakturační údaje s poli Společnost, Adresa, Město, PSČ, Země, IČO, DIČ a Poznámka, předvyplněnými aktuálními fakturačními údaji objednávky.
Po uložení se opravené údaje propíšou do objednávky a do všech jejích faktur. Nová faktura nevzniká: doklady si ponechají svá čísla a po stažení tlačítkem Stáhnout fakturu už nesou opravené údaje.
Úprava nemění položky, ceny, DPH ani číslo faktury a neovlivní stav platby ani údaje účastníků. Fakturu, kterou kupující už dostal e-mailem, systém znovu neposílá.
Ikona tužky u vstupenky otevře boční panel s poli Jméno, Příjmení, E-mail, Společnost, Pozice a Telefon. Údaje upravíte, dokud se ke vstupence nikdo nezaregistroval. Typicky opravujete překlep v e-mailu, kvůli kterému registrační odkaz nedorazil, nebo vstupenku předáváte jiné osobě.
Uložení nic neodešle. Registrační odkaz novému účastníkovi pošlete tlačítkem Upozornit u vstupenky.
Odkaz se úpravou nemění. Při otevření vždy nabídne aktuální údaje vstupenky, takže i odkaz, který dřív odešel na původní adresu, povede k registraci nového účastníka.
Smazat data po potvrzení vymaže všechna pole včetně e-mailu. Hodí se jen tehdy, když nový účastník zatím není známý (proč, viz Na co si dát pozor). Vstupenka bez e-mailu tlačítko Upozornit nemá; odkaz pošlete, až e-mail znovu doplníte.
Po dokončení registrace se panel otevře jen pro čtení. Údaje zaregistrovaného účastníka změníte v sekci Registrace.
Původní údaje se po úpravě nikde neuchovávají. Pokud je budete potřebovat, poznamenejte si je předem.
Které akce máte v detailu k dispozici, se řídí stavem objednávky.
U zaplacené objednávky se tlačítko Refundace objednávky nabízí pouze tehdy, pokud u ní dosud není evidovaná žádná vrácená částka a splňuje ostatní podmínky refundace. Otevře panel Žádost o refundaci objednávky. Žádost není okamžitý převod peněz: peníze se kupujícímu vrátí až po jejím zpracování, které dokončuje Happenee.
V části Výpočet vratné částky vyberete jednu ze tří možností:
Plná částka — kupujícímu se vrátí celá refundovatelná částka a platební poplatek nese organizátor.
Částka snížená o poplatek — poplatek nese kupující: systém ho z vracené částky odečte a dopočítá, kolik kupující dostane.
Jiná částka — do pole Částka zadáte, kolik z objednávky vracíte, a to ještě před odečtením poplatku. Volbou Kdo ponese poplatek pak určíte, jestli ho nese Organizátor, nebo Kupující; předvybraný je Kupující. Jen u této možnosti je povinná Interní poznámka s důvodem (nejvýše 200 znaků), u ostatních je nepovinná.
Pod možnostmi panel ukazuje souhrn: Zbývá k refundaci, Poplatek s použitou sazbou v procentech a Kupujícímu se vrátí, tedy kolik kupující skutečně dostane. Když sazba poplatku není k dispozici, možnost Částka snížená o poplatek nejde vybrat, u jiné částky může poplatek nést jen organizátor a panel to pod možnostmi vysvětlí.
Přepínači Informovat kupujícího o dokončení refundace a Informovat organizátora o dokončení refundace určíte, komu přijde e-mail s opravným daňovým dokladem. Odejde až po dokončení refundace. Při otevření panelu je zapnutý organizátor a vypnutý kupující; informovat můžete jednoho, oba nebo nikoho. Zapnutý přepínač ukáže pole pro adresu; u kupujícího je předvyplněná adresa z objednávky a můžete ji přepsat. Do každého pole lze zadat až deset adres oddělených čárkou.
Žádost odešlete tlačítkem Refundace objednávky dole v panelu. Před odesláním ještě potvrdíte dialog, který vypíše, na které adresy výsledek přijde, nebo upozorní, že e-mailem nebude informován nikdo.
Jakmile je u objednávky evidovaná jakákoli vrácená částka, hlavní tlačítko refundace se v rozbaleném detailu seznamu objednávek už nezobrazí. Platí to i pro částečnou refundaci a refundaci sníženou o poplatek. Rozdíl mezi zaplacenou a vrácenou částkou sám o sobě neznamená, že se tlačítko nabídne znovu. Stav refundace a dostupné doklady zůstávají viditelné.
U nezaplacené objednávky jsou místo refundace tlačítka Zrušit objednávku a Smazat objednávku. Zrušení nechá objednávku v seznamu se stavem Zrušeno i s datem, smazání ji odstraní včetně dokladu a uvolní obsazený kus ve statistikách vstupenek.
Vpravo nahoře nad seznamem je rozbalovací nabídka Upozornit e-mailem se dvěma položkami. Číslo u položky říká, kolika příjemcům upozornění právě teď odejde: u Nezaplaceným jsou to objednávky, u Neregistrovaným jednotliví účastníci. Od chipu Neregistrované, který počítá objednávky, se proto může lišit.
Nabídka se řídí stejným výběrem jako seznam. Když seznam zúžíte hledáním, chipem nebo filtrem, čísla se přepočítají a upozornění odejde jen tomuto výběru. Bez filtrů osloví všechny, kterých se v události týká.
Nezaplaceným — pošle kupujícím upozornění, že objednávka zatím není uhrazená. E-mail má vlastní text v češtině, angličtině nebo slovenštině podle jazyka objednávky, v příloze nese zálohovou fakturu a u registrace s doplněním informací dodává, že odkaz na registraci přijde po zaplacení. Odejde jen objednávkám, ke kterým zálohová faktura existuje, tedy platbám bankovním převodem; přerušená platba kartou zálohovou fakturu nemá a upozornění nedostane. Zrušené, refundované a smazané objednávky a objednávky bez platného e-mailu kupujícího systém vynechá.
Neregistrovaným — znovu pošle registrační odkaz účastníkům zaplacených objednávek a objednávek zdarma, kteří registraci nedokončili. Typicky těsně před událostí, když zjistíte, že část lidí zaplatila, ale nedokončila registraci, a nechcete rozesílat odkazy po jednom.
Obě položky potvrzujete v dialogu. Upozornění neodcházejí v okamžiku kliknutí: administrace je zařadí do fronty a systém je odesílá postupně, po jednotlivých událostech. Objednávka nebo vstupenka, která ve frontě ještě čeká, se dalším kliknutím nezařadí podruhé, takže opakované kliknutí duplicitní e-maily nevytvoří.
Upozornění můžete poslat opakovaně. Jakmile fronta doběhne, další kliknutí na Nezaplaceným osloví znovu všechny objednávky z aktuálního výběru, které jsou stále nezaplacené. Kdo už upomínku dostal, toho vynecháte filtrem Upomínka platby → Dosud neupozornění. U registračních odkazů platí navíc pauza: účastník, kterému odkaz odešel v posledních pěti minutách, ho znovu nedostane.
Tlačítko Exporty vpravo nahoře nabízí tři soubory:
Objednávky (Excel) — řádek za objednávku: kupující, částky, stav, fakturační údaje. Podklad pro účetní.
Objednávky po vstupenkách (Excel) — řádek za vstupenku, tedy rozpad objednávek na jednotlivé kusy a účastníky.
Export PDF faktur — všechny faktury události najednou, bez stahování po jedné.
V hlavním seznamu nejsou. Vedou k nim tři cesty: nabídka Nástroje ve spodní části levého menu, dlaždice Objednávky v sekci Nástroje na Přehledu události a tlačítko Objednávky vpravo nahoře na stránce Placené vstupenky. U neplacené události objednávky nevzniknou vůbec.
Oprava přepíše údaje na stávající faktuře pod stejným číslem a nic dalšího neudělá: novou fakturu nevystaví a e-mailem ji znovu neodešle. Kupující má dál PDF s původními údaji. Opravenou fakturu stáhněte tlačítkem Stáhnout fakturu a pošlete mu ji sami s tím, že původní už nemá používat.
U zaplacené objednávky je Refundace objednávky, ne mazání. Zrušit a Smazat patří k nezaplaceným objednávkám — samy o sobě žádné peníze nevracejí.
Částka u možnosti Jiná částka je část objednávky před odečtením poplatku. Pokud necháte předvybraného plátce Kupující, systém z ní poplatek ještě odečte a kupující dostane méně, než jste zadali. Kolik skutečně dostane, ukazuje souhrn Kupujícímu se vrátí. Když chcete vrátit přesně zadanou částku, přepněte Kdo ponese poplatek na Organizátor.
U registrace s doplněním informací je mezi prodáno a zaregistrováno logický rozdíl. Prodáno znamená zaplacenou objednávku, zaregistrováno znamená, že účastník prošel registračním formulářem. Rozdíl je normální a klesá, jak lidé registrace doplňují.
Upozornit e-mailem osloví všechny, kdo odpovídají aktuálnímu výběru; bez filtrů je to celá událost. Před odesláním proto seznam zužte a zkontrolujte číslo u položky. Když víte, že část kupujících už odřekla, pošlete upozornění jednotlivě z detailu objednávky: registrační odkaz tlačítkem Upozornit u vstupenky, upomínku platby tlačítkem Upozornit u údaje Upomínka platby. Objednávku kupujícího, který odřekl, rovnou zrušte, další upozornění pak nedostane.
Položka Nezaplaceným pošle upozornění jen objednávkám, ke kterým existuje zálohová faktura, tedy platbám bankovním převodem. Přerušená platba kartou zálohovou fakturu nemá, a systém ji proto vynechá. Takového kupujícího oslovte jinou cestou, nebo objednávku zrušte.
V Objednávkách je chip Zrušené (stav Zrušeno), ve Statistikách vstupenek stejná skupina figuruje jako Stornované. Jde o totéž, jen jinak pojmenované — při odsouhlasování čísel s účetní o to nezakopněte.
Po Smazat data nemá vstupenka e-mail a registrační formulář pak přijme jakoukoli adresu. Registraci tak může dokončit kdokoli, kdo odkaz má, včetně původního adresáta, kterému jste ho poslali dřív. Když nového účastníka znáte, údaje rovnou přepište a pošlete mu odkaz tlačítkem Upozornit. Starý odkaz pak nabídne už jeho údaje.
Objednávka drží nákupní stranu — kupujícího, částky, doklad a údaje u jednotlivých vstupenek. Odpovědi z registračního formuláře, skupiny a stav účasti najdete v sekci Registrace. Toto rozdělení je záměrné: objednávka je o nákupu, registrace o účastníkovi.
