Sekce Objednávky zobrazuje všechny objednávky u placené události — kupující, platební stav, faktury a propojení na účastníky. Uvnitř detailu objednávky upravujete fakturační údaje, stahujete faktury a vstupenky, znovu odesíláte registrační odkazy nebo (u nedokončených) doplňujete registraci za účastníka.
Objednávky jsou k dispozici u událostí se zapnutými placenými vstupenkami. U neplacených událostí sekce neexistuje.
Sekce Objednávky je v levém menu události.
U registrace s doplněním informací vznikají objednávky i bez dokončené registrace (kupující zaplatí, účastník se teprve zaregistruje).
Faktury nelze ručně mazat ani přečíslovávat. Nepotřebné nezaplacené objednávky lze smazat.
V sekci Objednávky je tabulka všech objednávek s těmito sloupci:
Kupující — jméno a e-mail objednávajícího (může být jiný než účastník).
Datum objednávky.
Platební způsob — Karta / Bankovní převod.
Stav platby — Zaplaceno / Nezaplaceno / Stornováno.
Variabilní symbol.
Částka a měna.
Počet vstupenek.
Tabulku lze vyhledávat podle jména, e-mailu nebo variabilního symbolu. Seznam se dá filtrovat podle stavu.
Kliknutím na objednávku otevřete její detail. Vidíte:
Fakturační údaje objednávajícího (jméno/firma, IČO, DIČ, adresa).
Stažení faktury:
Pokud byla platba kartou, je k dispozici rovnou konečná faktura (daňový doklad).
Pokud byla platba převodem, je k dispozici zálohová faktura (před úhradou) a konečná faktura (po úhradě).
Seznam vstupenek v objednávce — jaký typ, kolik kusů, kdo je přiřazen, stav registrace účastníka.
Akce — upravit fakturační údaje, upravit účastníka (dokud není registrován), stáhnout PDF vstupenky, znovu odeslat registrační odkaz, smazat objednávku (pokud je nezaplacená).
Objednávající může při nákupu zadat chybné IČO, DIČ nebo adresu. Opravu provedete:
Otevřete detail objednávky.
Klikněte na Upravit fakturační údaje.
Doplňte nebo opravte IČO, DIČ, adresu, firmu.
Uložte. Systém vygeneruje novou verzi faktury.
Změna fakturačních údajů neovlivní stav platby ani účastnické údaje — dotýká se jen dokladu.
U registrace s doplněním informací může nastat, že kupující zaplatí, ale registraci ještě nedokončil. V detailu objednávky vidíte, že vstupenka je prodaná, ale účastník není zaregistrován.
Pokud máte údaje k dispozici (z jiného zdroje, od kupujícího, nebo při osobní komunikaci), můžete registraci vyplnit za účastníka:
Otevřete detail objednávky.
Klikněte na Upravit účastníka (dostupné jen pokud účastník ještě není registrovaný).
Vyplňte požadované údaje podle registračního formuláře.
Uložte. Účastník tím dostane potvrzovací e-mail s vygenerovanou vstupenkou (podle nastavení).
Po dokončení registrace už Upravit účastníka v objednávce není dostupné. Úpravy účastníka po registraci provedete v sekci Registrace.
Pokud kupující ztratí e-mail s registračním odkazem, můžete ho znovu odeslat:
Z detailu objednávky — tlačítko Znovu odeslat u konkrétní vstupenky.
Hromadně — tlačítko Znovu odeslat všem neregistrovaným e-mail s odkazem pro registraci ve spodní části seznamu objednávek.
Hromadný refresh se hodí, když v některém momentu těsně před událostí zjistíte, že je v registraci mezera — odešlete všem, kteří mají zaplaceno, ale nejsou registrováni.
V detailu objednávky je u každé zaregistrované vstupenky k dispozici PDF vstupenka s QR kódem. Stáhnete ji přes prohlížeč (tlačítko Stáhnout, ukládá se jako PDF). Vstupenku můžete odeslat e-mailem nebo ji sdílet přímo.
Nezaplacenou objednávku lze smazat, pokud je pro organizátora zbytečná (kupující se neozývá, neplatí, čas vypršel).
Otevřete detail objednávky.
Klikněte na Smazat objednávku.
Potvrďte. Objednávka i s fakturou se smaže, uvolní se slot ve statistikách vstupenek.
Zaplacenou objednávku nelze smazat — pouze stornovat. Storno se provádí přes zákaznickou podporu a vrací se s ním platba.
V sekci objednávek nebo ve statistikách vstupenek lze exportovat:
Objednávky v Excelu — všechny objednávky s fakturačními údaji, stavem a částkami.
Vstupenky v Excelu — seznam vstupenek s účastníkem a stavem registrace.
Faktury — hromadně lze stáhnout přes zákaznickou podporu, v administraci je stahování po jednom.
Při úpravě fakturačních údajů systém vygeneruje novou verzi faktury. Původní zůstává v historii. Pokud účetní potřebuje jen jednu verzi, koordinujte opravu brzy po nákupu.
Po dokončení registrace lze účastníka upravovat v sekci Registrace, ne v objednávkách. Toto je záměrné rozdělení — objednávky se zaměřují na nákupní stranu, registrace na účastnickou.
Hromadný refresh posílá všem s nezpracovanou registrací. Pokud chcete selektivně, filtrujte v sekci objednávek a odesílejte jednotlivě.
U registrace s doplněním informací je mezi prodáno a zaregistrováno logický rozdíl. Prodáno = objednávka zaplacena, zaregistrováno = účastník projel registračním formulářem. Rozdíl mezi čísly je normální a klesá, jak účastníci doplňují registrace.
Smazat lze pouze nezaplacené objednávky. Zaplacené stornujete přes zákaznickou podporu — storno vrací platbu. Nikdy ručně nemažte zaplacené objednávky, pokud by to i šlo, rozbili byste integritu faktur.
