Objednávky jsou nákupní strana placené události — kdo co koupil, jestli zaplatil, jaká faktura mu vznikla a jestli se ke vstupence někdo zaregistroval. V detailu objednávky opravíte fakturační údaje, stáhnete fakturu i PDF vstupenku, pošlete upozornění tomu, kdo nedokončil registraci, zaplacenou objednávku refundujete a nezaplacenou zrušíte nebo smažete.
Objednávky existují jen u události se zapnutými Placenými vstupenkami. U neplacené události žádné nevznikají.
Otevřete je z nabídky Nástroje ve spodní části levého menu, dlaždicí Objednávky v sekci Nástroje na Přehledu události, nebo tlačítkem Objednávky vpravo nahoře na stránce Placené vstupenky.
U registrace s doplněním informací vzniká objednávka dřív než registrace: kupující zaplatí a účastník se teprve registruje. Počítejte s tím, že seznam objednávek a seznam registrací se nikdy nepotkají jedna ku jedné.
Rozmyslete si dopředu, jak budete řešit odstoupení: u zaplacené objednávky se dělá refundace, u nezaplacené zrušení nebo smazání.
Faktury nelze ručně mazat ani přečíslovávat. Oprava údajů vždy vytvoří novou verzi dokladu.
Tabulka objednávek má sloupce Objednávající (jméno a e-mail kupujícího — může to být někdo jiný než účastník), Objednáno, Stav objednávky, Celkem, Měna, Zaplaceno (skutečně uhrazená částka), Vstupenek a Registrováno. Podle většiny z nich lze řadit.
Stav objednávky je jedna ze čtyř hodnot:
Zaplaceno — u chipu je i datum úhrady.
Nezaplaceno — vystavená zálohová faktura čeká na peníze.
Zrušeno — u chipu je datum zrušení.
Zdarma — objednávka s nulovou částkou (vstupenka zdarma nebo stoprocentní slevový kód). Vzniká normální objednávka včetně dokladu.
Nad tabulkou je vyhledávání podle jména, e-mailu nebo firmy a sada filtrů:
Chipy s počty — Vše, Zaplacené, Nezaplacené, Neregistrované, Zrušené. Čísla u chipů ukazují, kolik objednávek do které skupiny spadá, takže hned vidíte, kde je práce.
Měna — u události, která prodává ve víc měnách.
Registrace — volby Registrovaní / Neregistrovaní, potvrzuje se tlačítkem Použít filtr.
Chip Neregistrované zúží seznam na objednávky, kde registrace ještě nedoběhla. Kolik vstupenek z konkrétní objednávky je doregistrovaných, přečtete ze sloupce Registrováno a přesně pak z tabulky vstupenek v detailu.
Objednávka se rozbalí přímo v řádku (šipka na konci řádku), nechodí se na samostatnou stránku. V hlavičce detailu je Způsob platby (karta, zálohová faktura, nebo Zdarma), Variabilní symbol a datum, kdy bylo Zaplaceno.
Pod hlavičkou je tabulka Vstupenky se sloupci Název, E-mail, Cena vstupenky, Cena po slevě, Vstupenka, Slevový kód a Registrace. U každé vstupenky jsou akce:
Vstupenka — stáhne PDF vstupenku s QR kódem. Je k dispozici u vstupenky s dokončenou registrací.
Upozornit — u vstupenky bez dokončené registrace pošle e-mail s odkazem pro registraci.
Ikona tužky — otevře úpravu údajů u dané vstupenky.
Jakou fakturu si stáhnete, závisí na způsobu platby:
Platba kartou — rovnou konečná faktura (daňový doklad).
Bankovní převod — zálohová faktura před úhradou, konečná faktura po připsání peněz.
Jednotlivý doklad stáhnete tlačítkem Stáhnout fakturu v detailu objednávky. Všechny faktury najednou stáhnete přes Exporty → Export PDF faktur.
Tlačítko Upravit fakturační údaje otevře formulář Fakturační údaje s poli Společnost, Adresa, Město, PSČ, Země, IČO, DIČ a Poznámka. Po uložení systém vygeneruje novou verzi faktury, původní zůstává v historii objednávky.
Změna fakturačních údajů se dotkne jenom dokladu — neovlivní stav platby ani údaje účastníka.
Které akce máte v detailu k dispozici, se řídí stavem objednávky.
U zaplacené objednávky je tlačítko Refundace objednávky. Otevře panel Refundovat objednávku, ve kterém:
Vyplníte Důvod refundace — poznámka k tomu, proč se peníze vracejí.
Přepínačem Odeslat e-mail rozhodnete, jestli má systém kupujícímu poslat e-mail informující o refundaci objednávky.
Potvrdíte tlačítkem Refundovat objednávku.
U nezaplacené objednávky jsou místo refundace tlačítka Zrušit objednávku a Smazat objednávku. Zrušení nechá objednávku v seznamu se stavem Zrušeno i s datem, smazání ji odstraní včetně dokladu a uvolní obsazený kus ve statistikách vstupenek.
Vpravo nahoře nad seznamem je rozbalovací nabídka Upozornit e-mailem. Slouží k hromadnému oslovení kupujících — typicky když těsně před událostí zjistíte, že část lidí zaplatila, ale nedokončila registraci, a nechcete rozesílat odkazy po jednom.
Tlačítko Exporty vpravo nahoře nabízí tři soubory:
Objednávky (Excel) — řádek za objednávku: kupující, částky, stav, fakturační údaje. Podklad pro účetní.
Objednávky po vstupenkách (Excel) — řádek za vstupenku, tedy rozpad objednávek na jednotlivé kusy a účastníky.
Export PDF faktur — všechny faktury události najednou, bez stahování po jedné.
V hlavním seznamu nejsou. Vedou k nim tři cesty: nabídka Nástroje ve spodní části levého menu, dlaždice Objednávky v sekci Nástroje na Přehledu události a tlačítko Objednávky vpravo nahoře na stránce Placené vstupenky. U neplacené události objednávky nevzniknou vůbec.
Oprava vytvoří novou verzi faktury, původní zůstává v historii objednávky. Pokud účetní potřebuje jen jeden doklad, řešte opravu co nejdřív po nákupu, ne až při uzávěrce.
U zaplacené objednávky je Refundace objednávky, ne mazání. Zrušit a Smazat patří k nezaplaceným objednávkám — samy o sobě žádné peníze nevracejí.
U registrace s doplněním informací je mezi prodáno a zaregistrováno logický rozdíl. Prodáno znamená zaplacenou objednávku, zaregistrováno znamená, že účastník prošel registračním formulářem. Rozdíl je normální a klesá, jak lidé registrace doplňují.
Upozornit e-mailem osloví celou skupinu. Když víte, že část kupujících už odřekla, vyfiltrujte si seznam a pošlete upozornění jednotlivě z detailu objednávky.
V Objednávkách je chip Zrušené (stav Zrušeno), ve Statistikách vstupenek stejná skupina figuruje jako Stornované. Jde o totéž, jen jinak pojmenované — při odsouhlasování čísel s účetní o to nezakopněte.
Objednávka drží nákupní stranu — kupujícího, částky, doklad a údaje u jednotlivých vstupenek. Odpovědi z registračního formuláře, skupiny a stav účasti najdete v sekci Registrace. Toto rozdělení je záměrné: objednávka je o nákupu, registrace o účastníkovi.
