Hybridní event propojuje publikum na místě a publikum připojené na dálku. Nestačí jen zapnout přenos: obě skupiny potřebují jasnou cestu k obsahu, možnost zapojení a odpovědnou osobu. Jedna událost se skupinami je obvykle dobrý základ. Samotné používání webové aplikace nebo registrace na workshop u fyzické události z ní ale nedělá hybridní event.
I malému hybridnímu setkání nabídněte celý ekosystém Happenee včetně aplikace, s přiměřeným programem, materiály, kontakty a obsahem po události. Online publiku doporučte webovou aplikaci, mobilní instalaci nevynucujte. Fyzické publikum může využít také e-mail/PDF a podle nastavení QR či odbavení jménem. Pokud aplikaci vědomě nevyužijete, předem ověřte alternativní vstup do přenosu a informujte o jeho odlišnostech; stejné interakce nemusí být dostupné. Návaznost na další setkání závisí na přístupu a licenci.
Před nastavením si odpovězte:
Proč přidáváte online publikum? Dostupnost pro vzdálené kolegy, širší dosah, nebo rovnocenná účast na diskusi? Podle toho navrhněte jeho zážitek.
Co obě publika sdílejí a co mají jinak? Hlavní přednášky mohou být společné; praktický workshop může potřebovat vlastní online variantu.
Kde už vznikají registrace a přístupy? Zachovejte fungující vstupní cestu a dořešte její návaznost na Happenee. Externí registrace nevylučuje společný Program, aplikaci a interakce.
Kdo zajišťuje obraz a zvuk a kdo online účastníky? Přenos, přístup, obsah a moderace jsou různé odpovědnosti.
Jak poznáte úspěch? Počet přítomných na místě, sledování online, zapojení a zpětnou vazbu vyhodnocujte odděleně.
Pro skutečně kombinovanou účast zvolte typ Hybridní. U fyzické události s webovou aplikací není změna typu nutná jen kvůli přístupu z prohlížeče.
Člověk na místě potřebuje příjezd, případné odbavení, orientaci v programu a místnostech, přesuny a zapojení do diskuse.
Člověk online potřebuje čas včetně časového pásma, přístup do webové aplikace, správný přenos, možnost položit otázku a informaci, co se děje o přestávce.
Použijte srozumitelné skupiny, například Na místě a Online. Pokud rozdělení vychází z registrační odpovědi, ověřte pravidlo přiřazení na testovacích účastnících. Nejde jen o seznam: podle skupiny musí souhlasit i přístup a komunikace. Změnu způsobu účasti promítněte do souvisejících instrukcí.
Účastnická aplikace: společný přehled a přístup k relevantnímu obsahu; pro sledování Online modulu počítejte především s webovou aplikací.
Program: u každého bloku jasně uveďte, komu je určený, kde probíhá a zda se vysílá. Nezobrazujte workshop jen v sále jako dostupný online.
Online modul: vložený přenos a vybrané interaktivní záložky. Happenee nenahrazuje produkci obrazu, zvuku ani poskytovatele streamu.
Komunikace: společné změny všem, praktické instrukce podle účasti. Připomínky připravte jako konkrétní komunikaci; nepředpokládejte automatické rozesílání bez nastavení.
Odbavení, jmenovky a Lokalita: pro fyzickou část pouze tam, kde je potřebujete. Online účast neodbavujte jako vstup do sálu.
Jedna událost obvykle usnadní společný program a komunikaci. Dvě samostatné události mají smysl až při konkrétním důvodu, například skutečně odděleném programu nebo provozu; předem pak vyřešte jejich vazby a vyhodnocení.
Zvolte alespoň jednu smysluplnou možnost zapojení:
Otázky z publika: určete moderátora, který online otázky předá řečníkovi a vrátí odpověď oběma publikům.
Hlasování nebo dotazník: ptejte se na stejný cíl, ale počítejte s odlišnými podmínkami účasti.
Networking: nabídněte konkrétní čas a důvod se spojit. Přítomní na místě musí vědět, kdy je možné potkat i online účastníky.
Online workshop: pokud vzdálení účastníci potřebují praktickou práci, připravte pro ně odpovídající formát; pouhý záběr na stůl v sále nestačí.
Social Wall, hry nebo Leaderboard přidávejte až pro jasný účel a dostupnou obsluhu. Pokročilé varianty či aktivaci řešte se zákaznickou podporou.
Před událostí musí být jasné:
Produkce: kdo dodává přenos, zvuk a správný embed a kdo řeší výpadek.
Správa Happenee: kdo připraví obsah, skupiny a přístup.
Moderace: kdo sleduje online dotazy a komunikuje přestávky či změny.
Provoz: kdo informuje obě publika a rozhodne o záložním postupu.
Testujte se skutečným běžným účastníkem, ne pouze pod administrátorským účtem. Ověřte přístup z jiné sítě, správnou skupinu, obraz, zvuk, interakci i to, že se do omezeného obsahu nedostane nepovolaná osoba. Odkaz pro sdílení videa nemusí být správný embed.
Kontroly mohou proběhnout odděleně: před otevřením registrace, před zpřístupněním aplikace a před živým provozem. Domluvte reálné kontrolní okamžiky; úspěšný technický test neopakujte jen formálně a nevynechte změny provedené po něm.
Máte 80 lidí na místě a 120 registrovaných online. Hlavní přednášku a otázky sdílejí. Po ní následuje v sále praktická práce a pro online skupinu samostatně moderovaná diskuse.
V Programu jasně označte obě cesty, rozdělte instrukce a ověřte přístupy. Při přestávce online publiku sdělte čas návratu. Po události uvádějte zvlášť odbavené na místě a doloženou online účast; 200 registrací není důkaz 200 účastníků.
Porovnejte registrace, odbavení na místě a reporting Online modulu. Podívejte se také na otázky, využití interakcí a rozdíly ve zpětné vazbě. Záznam a materiály poskytněte pouze v rozsahu domluvených práv a přístupů; jejich odeslání není automatický důsledek skončení přenosu.
Webová aplikace může sloužit i účastníkům fyzické události včetně registrace na workshop. Hybridní formát znamená skutečné online publikum.
Funkční video u produkce ještě neznamená, že ho uvidí správný účastník v aplikaci. Zkoušejte celou cestu a mějte kontakt pro každou část.
Člověk online potřebuje přístup a čas přenosu; člověk na místě příjezd a případné odbavení. Obsah a e-maily skutečně přizpůsobte, nestačí skupiny jen založit.
Připravte krátkou zprávu, kdo ji vydá a jakou ověřenou alternativu nabídnete. Při změně zdroje přenosu znovu zkontrolujte přístup.
Jsou to různé kroky. Zvlášť uvádějte, co bylo změřeno, a neodvozujte skutečnou účast jen z registrace.
