Hybridní událost běží současně na místě i online a nejčastější chybou je vést ji jako dvě události. V Happenee ji držíte jako jednu událost typu Hybridní s jedním programem a jednou databází účastníků; rozdíl mezi kanály řešíte skupinami a Online modulem, ne druhou událostí. Klíčové je rozhodnout, co online publikum uvidí, čím se zapojí a jak poznáte, kdo se skutečně díval.
Rozhodněte:
Typ události — při zakládání zvolte Hybridní. Účastníkům tím otevřete mobilní i webovou účastnickou aplikaci.
Kdo je online a kdo na místě. Rozdělení řešte skupinou (Na místě × Online), ideálně otázkou v registračním formuláři, která do skupiny zařadí automaticky.
Co se streamuje. Celý program, nebo jen hlavní sál? Workshopy se streamují špatně a bývá lepší je nechat jen na místě.
Jak se online publikum zapojí. Pasivní sledování, nebo chat, otázky a hlasování?
Hybridní událost má oslovit lidi, kteří nemohou přijet, aniž by ubrala těm, kdo přijedou. Cíl organizátora: jeden program, dva zážitky, jedna sada dat. Nejčastější neúspěch není technický — je to online publikum, které se dívá deset minut a odpojí se, protože pro něj nikdo nic nepřipravil.
Moduly
Registrační formulář — s otázkou, jestli účastník dorazí osobně, nebo se připojí online. Odpověď zařaďte do skupiny.
Účastnická aplikace — společný kanál pro obě publika. Online účastníci ji používají ve webové verzi.
Online modul — livestream a interaktivní záložky. Detail v článku Použití Online modulu.
Program — jeden pro celou událost. U sessions, které se nestreamují, to dejte najevo v popisu.
Odbavení na místě — jen pro fyzické publikum; online účastníci QR kód nepotřebují.
Obsahové a engagement funkce
Lokalita — jen pro publikum na místě; skryjte ji skupině Online.
Oznámení — společná pro obě skupiny (změny programu), nebo cílená (jen pro online: „stream za pět minut pokračuje").
Otázky z publika — nejlevnější způsob, jak dát online publiku hlas ve stejném prostoru jako sálu.
Hlasování a dotazník — fungují stejně pro obě publika a dávají srovnatelná data.
Networking — u hybridní události má smysl, jen pokud ho aktivně moderujete; jinak si online účastníci nemají s kým psát.
Social Wall a hry v Online modulu — pokročilé typy zapíná zákaznická podpora, domluvte je s předstihem.
Leaderboard — gamifikace napříč oběma publiky; zapíná ho customer success.
Dvě samostatné události v Happenee (jedna pro sál, jedna pro online) — vypadá to přehledně, ale rozbije vám program, statistiky i komunikaci. Používejte skupiny.
Streamování všeho — workshop u kulatého stolu se streamuje špatně a online publikum se odpojí. Streamujte hlavní sál, workshopy nechte na místě.
Placené vstupenky pro online — jen když za online přístup opravdu vybíráte peníze. Jinak zbytečná složitost navíc.
Tisk jmenovek pro online publikum — nedává smysl, ale stává se to, když jsou obě skupiny v jednom seznamu bez rozlišení.
Před událostí
Pozvánka společná, s jasnou volbou účasti na místě nebo online.
Infomail rozdělený podle skupin — publikum na místě dostane parkování a dress code, online publikum odkaz na stream a technické požadavky. Tady se rozdělení skupin poprvé vyplatí.
Test streamu den předem, ideálně se skutečným zařízením a připojením ze sálu.
Během události
Ranní e-mail s QR vstupenkou jen skupině Na místě, s odkazem na stream jen skupině Online.
Oznámení v aplikaci pro obě publika při změnách programu.
Moderace otázek — někdo musí online dotazy číst nahlas do sálu, jinak online publikum ztratí pocit, že se ho někdo ptá.
Po události
Záznam — pokud ho poskytujete, pošlete odkaz oběma skupinám.
Vyhodnocení ze tří zdrojů — registrace, odbavení na místě a reporting Online modulu; viz Reporting a správa obsahu Online modulu.
Zdá se to přehlednější, ale skončíte se dvěma programy, dvěma seznamy účastníků a dvojí komunikací — a při vyhodnocení nedáte čísla dohromady. Založte jednu událost typu Hybridní a rozdíl řešte skupinami.
Instrukce k parkování jsou pro člověka u počítače v jiné zemi matoucí a odkaz na stream zase nepotřebuje ten, kdo stojí ve frontě u vstupu. Jakmile máte skupiny, používejte je i v komunikaci.
Sledovanost streamu není odbavení. Pro kapacitu sálu, catering a jmenovky počítejte jen skupinu Na místě — jinak objednáte oběd pro lidi, kteří sedí doma.
Bez moderátora, který čte online dotazy do sálu, je online část jednosměrné vysílání. Určete konkrétního člověka, který má tuhle roli po celou dobu programu — není to úkol, který někdo zvládne „při tom".
