Incentive nebo itinerářový event (výjezd, zážitková cesta, incentivní trip, uzavřený retreat) je menší události pro známou skupinu (typicky do ~50 lidí). Účastníci už jsou vybraní — nemusíte je hledat, prodávat vstupenky, ani nastavovat komplexní registraci. Klíčová je účastnická aplikace jako digitální průvodce cestou: program, lokalita, kontakty, praktické informace, push notifikace. Všechno na jednom místě, žádná microsite, žádné vstupenky.
Rozhodněte:
Kolik účastníků a jestli jsou všichni předem známi (import přes Excel, ne otevřená registrace).
Jazyky — typicky jen jeden, maximálně dva.
Potřebujete microsite? — Většinou ne. Účastníci přicházejí rovnou přes aplikaci.
Potřebujete odbavení? — U uzavřené skupiny obvykle ne. Všichni se znají, hosteska není potřeba.
Jak lidé dostanou přístup k aplikaci? — Typicky přes přímý odkaz v e-mailu, který pošlete jako organizátor.
Jazyk a formát obsahu — itinerář je často neformální (pravidla chování, dress code, parkování, wifi hesla). Používejte Vlastní obsah.
Incentive event má dát informace na jednom místě a být průvodcem během cesty. Účastníci nejsou noví zákazníci, kteří se musí přesvědčit — jsou to zaměstnanci, partneři, VIP klienti, kteří už účast znají a potřebují jen praktické informace. Cíl pořadatele: plynulý zážitek, minimum zmatku, flexibilita při změnách.
Moduly
Účastnická aplikace — klíčový a často jediný kanál. Mobilní i webová verze.
Kontakty a skupiny — import účastníků (Excel), přiřazení k události, e-mail s přístupovým odkazem.
Zvací e-mail / Potvrzovací e-mail — rozeslání přístupu do aplikace. Zjednodušený text (nemáte co prodávat, jen otevíráte přístup).
Obsahové funkce
Program — ve formátu itineráře: co se kdy děje, kde se sejdeme, kdy odjíždíme, kdy je večeře. Struktura jednoduchá, často bez paralelních bloků.
Lokalita — nejen jedna (typicky cesta zahrnuje víc míst — hotel, restaurace, výlety). Lokalita obsahová funkce umožňuje mít víc instancí, nebo použijte Vlastní obsah pro detail jednotlivých zastávek.
Kontakt — několik kontaktů (hlavní organizátor, řidič, dopravce, hotel). Kontakt je vícenásobná obsahová funkce — můžete mít víc instancí.
Vlastní obsah — nejpoužívanější funkce u itineráře:
FAQ — co si vzít s sebou, dress code, počasí.
Pravidla cesty — bezpečnost, harmonogram, co dělat v případě problému.
Mapa areálu / hotelu — pdf, obrázek.
Wifi hesla, kontakty na recepci.
Engagement funkce
Oznámení / push notifikace — zásadní pro cestu. Změny v programu ("odjezd o 30 minut později"), highlight momenty ("za 10 minut večeře"), praktické upozornění ("dnes pršet nebude, vezmete si holinky zítra").
Engagement funkce
Dotazník — zpětná vazba z cesty, často jednoduchá (3–5 otázek).
Účastníci (Networking) — pokud se skupina ještě úplně nezná (výjezd pro nové zaměstnance, partneři z různých zemí).
Registrační údaje (engagement funkce) — pokud účastníci během cesty potřebují vidět svou rezervaci pokoje, dietu, preference.
Foto / video — sdílení zážitků během cesty.
Obsahové funkce
Řečníci — pokud má incentive také vzdělávací blok (keynote od CEO, workshop).
Microsite — u uzavřené skupiny zbytečná. Účastníci neprocházejí registračním formulářem, nepotřebují veřejnou vizitku.
Registrační formulář — pokud sbíráte data, stačí kontakty importem. Pokud chcete dát účastníkům vyplnit preference (dieta, ubytování), použijte formulář s přímým odkazem (ne veřejným).
Placené vstupenky — incentive je typicky zdarma (zaměstnavatel platí).
Odbavení / tisk jmenovek — obvykle ne. Všichni se znají, účastník nemá QR u vstupu.
Sponzoři, vystavovatelé — nerelevantní.
Hlasování, otázky z publika, leaderboard, soutěže — většinou overkill, pokud to není záměrem (teambuilding s gamifikací, retreat s formativním blokem).
Online modul — ne.
Před cestou
Save the date — často přes Slack, Teams, osobně (skupina je malá). E-mail je formalitou.
Pozvánka s přístupem do aplikace — zvací nebo potvrzovací e-mail s odkazem. Důraz na praktičnost ("tady máš všechny informace").
Reminder s itinerářem — 3–5 dnů před odjezdem s detaily (co vzít, co očekávat).
Reminder den před — push notifikace z aplikace ("zítra sraz v 7:00").
Během cesty
Push notifikace — operativní komunikace (odjezdy, změny, highlighty).
Vlastní obsah — účastník si otevírá sekce podle situace (mapa hotelu, wifi, kontakty).
Moje agenda (z Programu) — personalizovaný plán, pokud skupina má různé aktivity.
Foto galerie — sdílená, pokud chcete uchovat vzpomínky.
Po cestě
Poděkování — krátký e-mail nebo push, fotky.
Dotazník — pokud chcete zpětnou vazbu pro příští rok.
U incentive zapněte jen Účastnickou aplikaci a obsahové funkce, které potřebujete (Program, Lokalita, Kontakt, Vlastní obsah) plus Oznámení. Vše ostatní vynechejte.
Jeden zdroj pravdy = aplikace. E-mail nejvýš odkazuje na aplikaci. PDF zbytečné — obsah dejte do Vlastního obsahu, aby šel aktualizovat.
Naplánujte oznámení rozumně — dopředu napište časy odeslání a zkontrolujte, jestli dávají smysl (ne v 23:30, když část lidí už spí).
Webová verze aplikace je dostupná přes odkaz — nemusí nic stahovat. V každém e-mailu dejte odkaz na web verzi i app store. První den cesty zmiňte ústně.
Změna musí být doplněna push notifikací. Jinak si jí polovina účastníků nevšimne. Napište krátké oznámení a pošlete hned.
Naplánujte celý program dopředu, i když detaily doplníte postupně. Prázdná záložka "Den 3" působí amatérsky.
