Účastník se do události nemusí dostat jen registračním formulářem — můžete ho přidat sami. Cest je několik: přiřazení existujícího kontaktu, přiřazení celé skupiny, hromadný import z Excelu a na místě založení hosta bez registrace v servisní aplikaci. Zásadní je rozdíl mezi přiřazením a registrací: přiřazením dostanete člověka do seznamu události, ale zaregistrovaný tím není a e-maily závislé na registraci mu nepřijdou.
Než někoho přidáte, rozhodněte, co má nastat:
Má se teprve rozhodnout, jestli přijde? Přiřaďte kontakt k události a pošlete mu zvací e-mail. Registraci dokončí sám.
Už víte, že přijde, a nepotřebujete od něj data? Přiřaďte ho k události a počítejte s tím, že zůstane ve stavu bez odpovědi, dokud formulář někdo nevyplní.
Stojí před vámi na místě? Založte ho rovnou v servisní aplikaci jako hosta bez registrace a odbavte.
Ve Správě kontaktů a skupin buď najdete existující kontakt, nebo založíte nový tlačítkem Přidat kontakt (minimálně e-mail, dále jméno, příjmení, telefon, firma, preferovaný jazyk). Kontakt pak označíte a hromadnou akcí Přiřazení k události ho přidáte ke konkrétní události. Stejnou cestou ho můžete od události zase odřadit.
Kontakty jsou společné pro celý workspace — jeden kontakt může být přiřazený k libovolnému počtu událostí a jeho údaje se drží napříč nimi.
Rychlejší cesta u větších sad lidí: v záložce Skupiny kliknete na skupinu a přiřadíte ji celou k události. Přidají se všichni, kdo ve skupině jsou. Hodí se pro opakující se publikum (vedení, partneři, interní tým), které zvete znovu a znovu.
Pozor na to, že přiřazení je jednorázová akce, ne živá vazba. Když do skupiny přidáte člověka po přiřazení skupiny k události, do události se sám nepropíše.
U desítek a stovek lidí použijte import ve Správě kontaktů a skupin. V šabloně můžete rovnou uvést skupinu (s prefixem #) a preferovaný jazyk. Po importu přiřadíte skupinu k události a máte hotovo. Detailní postup je v článku Správa kontaktů a skupin ve workspace.
Když někdo dorazí bez registrace, nemusíte ho zakládat v administraci. V servisní aplikaci v Režimu obsluhy je v záložce Účastníci tlačítko Přidat účastníka — zadáte e-mail, jméno, příjmení, firmu a pozici, uložíte, odbavíte a případně vytisknete jmenovku. Detail v článku Jak funguje check-in a skenování QR kódů.
Přidání do události a přidání na konkrétní session jsou dvě různé věci. U sessions s registrací a u časových slotů může organizátor účastníka doplnit ručně — v seznamu registrovaných ho vyhledá a přidá. Takto přidaní lidé jsou označení jako Přiřazen organizátorem, takže poznáte, kdo se přihlásil sám a koho jste tam dali vy.
Přiřazení kontaktu k události není registrace. Člověk se objeví v seznamu ve stavu bez odpovědi a teprve vyplněním formuláře (nebo nákupem vstupenky) se posune dál. To má dva praktické důsledky:
Potvrzovací e-mail s PDF vstupenkou a QR kódem mu nepřijde, protože je navázaný na dokončenou registraci. Pokud potřebuje QR kód, pošlete mu ho z webového nástroje Check-in (Prezence) nebo ho odbavte podle jména.
V statistikách se počítá mezi pozvané, ne mezi registrované. Čísla vám nebudou sedět, pokud tenhle rozdíl nedržíte.
Stavy jde v sekci Registrace upravit i ručně — například přepnout někoho na Nezúčastním se, když se odhlásí telefonicky.
Nejčastější omyl. Organizátor přiřadí 200 kontaktů, uvidí je v seznamu události a považuje událost za naplněnou — ale registrovaní nejsou, vstupenky nedostali a na check-inu nemají co skenovat. Přiřazení je pozvání, ne účast.
Když přiřadíte skupinu k události a teprve pak do ní přidáte další lidi, noví členové v události nebudou. Po každém doplnění skupiny přiřazení zopakujte, nebo přidejte konkrétní kontakty jednotlivě.
U kontaktu založeného narychlo se snadno vynechá jazyk — a zvací e-mail pak odejde ve výchozím jazyce workspace, i když má událost dvě jazykové verze. Při zakládání kontaktu jazyk vyplňte, ať už jednotlivě, nebo ve sloupci importní šablony.
Servisní aplikace sbírá jen základní údaje, aby odbavení bylo rychlé. Když od účastníka potřebujete odpovědi z registračního formuláře (dietní omezení, workshop, souhlasy), nedostanete je — host bez registrace formulářem neprošel. Počítejte s tím při reportu i při zpracování souhlasů.
