V Happenee jsou dva klíčové pojmy, které musíte pochopit hned na začátku: workspace a event. Workspace je centrální prostor vaší organizace — jeden účet, ve kterém se hromadí všechny události a všichni účastníci. Event je konkrétní událost uvnitř workspace — má svůj program, svoji registraci, svoji komunikaci. Pochopení, co patří na úroveň workspace a co na úroveň eventu, vám ušetří práci napříč všemi budoucími událostmi.
Ujasněte si, že pod jedním workspace běží všechny vaše události — minulé i připravované.
Rozhodněte, co má smysl nastavovat jednou na úrovni workspace (GDPR, patička e-mailů, vlastní pole kontaktů), a co naopak patří do nastavení konkrétního eventu (registrace, program, obsah).
Teprve pak vytvořte první event.
Workspace je administrátorský účet, pod kterým běží celá vaše práce v Happenee. Typicky ho má jedna organizace — společnost, agentura, oddělení. Jeden workspace má v současnosti jednoho administrátora (jeden přístupový e-mail).
V rámci workspace se sdílí:
Databáze kontaktů — všichni lidé, které jste kdy do Happenee naimportovali, existují jako kontakty ve workspace. Nejsou „navěšeni“ na konkrétní event. Když založíte nový event, prostě je k němu přiřadíte.
Skupiny — skupiny (VIP, speakeři, klientské segmenty) žijí na úrovni workspace a můžete je používat napříč eventy.
Vlastní pole kontaktů — rozšíření standardních kontaktních údajů. Jednou založené pole se propisuje do všech eventů.
Výchozí nastavení GDPR a podmínek — šablona zpracování osobních údajů, souhlasy nad rámec (marketing, publikace fotek atd.) platí napříč všemi eventy.
Soubory — centrální úložiště dokumentů, na které lze odkazovat z libovolného eventu.
Faktury — přehled všech vystavených faktur pro workspace, pokud používáte placené vstupenky.
Patička e-mailu a microsite — výchozí texty, které se propisují do všech eventů.
Event je jednotlivá událost, kterou organizujete — konference, firemní setkání, workshop, galavečer. Patří do workspace a dědí z něj výše zmíněné sdílené prvky. Zároveň má vlastní nastavení, která platí jen pro něj:
Základní informace — název, datum, čas, časové pásmo, Typ události (Fyzická / Virtuální / Hybridní), primární jazyk.
Registrační formulář a doplňující otázky — ty se ukládají k danému eventu. To, jakou otázku přidáte do formuláře konference v březnu, nijak neovlivní formulář workshopu v září.
Program, Řečníci, Lokalita, Sponzoři, Vystavovatelé — veškerý obsah je specifický pro event.
Microsite a účastnická aplikace — každý event má vlastní microsite a vlastní data v aplikaci.
Komunikace — zvací a potvrzovací e-maily, e-mailové kampaně, oznámení.
Přiřazení účastníci — kontakty z workspace jsou k eventu přiřazeny, samotné kontakty ale zůstávají ve workspace.
Nejlepší způsob, jak si vztah představit: workspace je firemní adresář a pravidla, event je konkrétní projekt.
Příklad z praxe:
V lednu pořádáte konferenci. Naimportujete si 2 000 kontaktů do workspace a 600 z nich přiřadíte ke konferenci.
V květnu pořádáte klientský workshop. Kontakty už máte — jen vyberete 120 z nich a přiřadíte k workshopu.
V září máte firemní setkání. Přiřadíte třeba 80 lidí, kteří byli v lednu na konferenci.
Žádný z těchto účastníků jste nemuseli importovat třikrát. A jejich data (vyplněná při registraci na konferenci) ve workspace zůstávají — rozšiřují profil kontaktu napříč všemi událostmi.
Některé věci řešte jednou na úrovni workspace, abyste se k nim nevraceli u každého eventu:
GDPR šablona
Souhlasy nad rámec (marketing, fotky, třetí strany)
Patička e-mailu
Vlastní pole kontaktů
Import standardní databáze kontaktů a skupin
Ostatní věci řešte uvnitř eventu:
Registrační formulář a doplňující otázky (každý event má jiné)
Obsah (program, řečníci, sponzoři)
Komunikaci a kampaně
Importujte kontakty jednou do workspace a dál je jen přiřazujte k jednotlivým eventům. Happenee je navržené na tento způsob práce.
Vlastní pole kontaktů patří do workspace. Fungují napříč všemi eventy — to je jejich smysl. Informace specifické pro jednu událost patří do doplňujících otázek registračního formuláře, ne do vlastních polí kontaktů.
GDPR nastavujete jednou na úrovni workspace. U jednotlivých eventů jen ověřujete, že se správně propisuje.
