Soubory jsou centrální úložiště dokumentů ve workspace, sdílené napříč všemi událostmi. Nahrajete sem PDF, obrázek nebo prezentaci — nejvýš 5 MB — a dostanete odkaz, kterým se na dokument odkážete z obsahu události, z e-mailu nebo z microsite. Ke každému souboru existuje veřejný odkaz i soukromý odkaz — rozdíl mezi nimi rozhoduje o tom, jestli dokument otevře kdokoli, nebo jen přihlášený účastník.
Soubory najdete v levém menu na úrovni workspace jako samostatnou položku Soubory. Nahrání má tři kroky:
Klikněte na Nahrát soubor a vyberte dokument z počítače. Vejít se musí do 5 MB.
Po nahrání zkopírujte odkaz — veřejný pro cokoli, co má vidět kdokoli s odkazem, soukromý pro to, co má zůstat za přihlášením.
Odkaz vložte tam, kde ho potřebujete: do vlastního obsahu na microsite, do těla e-mailu nebo do pole s URL.
Rozmyslete si dopředu, jestli dokument vůbec patří do Happenee. Když ho máte na firemním webu a jinde ho už udržujete, odkazujte na něj přímo — dva zdroje téhož PDF znamenají dvě verze, které se rozejdou.
Happenee nevyžaduje, abyste dokumenty hostovali u něj. Odkazovat můžete kamkoli — na SharePoint, Disk Google, firemní web. Soubory dávají smysl ve třech situacích:
Dokument existuje jen kvůli události (program v PDF, mapa areálu, podmínky soutěže) a nikde jinde ho neudržujete.
Potřebujete odkaz, který přežije i po odchodu kolegy, jemuž patří sdílený disk.
Chcete mít vše k události na jednom místě, aby se v tom vyznal i někdo další z týmu.
Naopak dokumenty, které mají svého vlastníka jinde (obchodní podmínky, zásady zpracování údajů na webu, výroční zpráva), nechte tam, kde jsou.
Ke každému nahranému souboru dostanete dvě adresy a liší se tím, koho k dokumentu pustí:
Veřejný odkaz — otevře ho kdokoli, kdo ho má. Použijte ho pro vše, co nevadí mít venku: program, mapu, prezentace ke stažení, vlastní dokument zásad zpracování osobních údajů.
Soukromý odkaz — dokument otevřou jen přihlášení účastníci. Není to interní odkaz pro administraci; je to způsob, jak dát materiál k dispozici lidem na vaší události, ale ne celému internetu.
Soukromý odkaz je tedy plnohodnotný nástroj, ne nouzová varianta. Hodí se na podklady, které patří účastníkům a nikomu jinému — prezentace řečníků, seznam kontaktů, materiály z workshopu.
Volba mezi nimi je věcná, ne kosmetická. Veřejný odkaz nechrání nic než neznalost adresy, takže cokoli citlivého patří za soukromý. A naopak: soukromý odkaz v pozvánce pro někoho, kdo se ještě nepřihlásil, znamená dotaz do vaší schránky místo otevřeného dokumentu.
Nahrát můžete běžné dokumenty, tabulky, prezentace, obrázky i archivy — konkrétně .PDF, .DOC, .DOCX, .RTF, .TXT, .XLS, .XLSX, .PPT, .PPTX, .XML, .JPG, .JPEG, .PNG, .GIF, .ZIP, .RAR, .TAR, .MP4 a .AVI.
Limit je 5 MB na soubor a je to hlavní omezení, se kterým je potřeba počítat dopředu. Video se do něj prakticky nevejde, i když jsou formáty .MP4 a .AVI v seznamu; totéž platí pro větší archivy a prezentace plné fotografií. Soubory jsou úložiště pro dokumenty, ne pro média — na video použijte streamovací službu a odkažte se na ni, na velké balíčky externí úložiště.
Vlastní obsah na microsite a v aplikaci — dlaždice, která po kliknutí otevře PDF.
E-maily a kampaně — odkaz v těle zprávy místo přílohy. Odkaz nezvětšuje zprávu o přílohu. Nová verze souboru ale získá novou adresu a už odeslaný e-mail tím nezměníte.
Ochrana osobních údajů — když u varianty s vlastním dokumentem nemáte text nikde veřejně, nahrajte ho sem a použijte veřejný odkaz.
Akce Upravit u souboru mění jen jeho název — obsah nahradit nejde. Když se dokument změní (posunutý program, opravená mapa), nahráváte ho znovu jako nový soubor, takže dostanete i nový odkaz.
To je zásadní důsledek: nový odkaz musíte vyměnit všude, kde jste na dokument odkazovali — v obsahu, na microsite i v naplánovaných kampaních. Už odeslané e-maily s původním odkazem přepsat nejde, takže dokument, který se bude měnit i po rozeslání pozvánek, do Souborů nepatří. Odkazujte na něj z místa, kde umíte přepsat obsah pod stejnou adresou — firemní web, sdílený disk.
Před smazáním staré verze počítejte s tím, že přestane fungovat i odkaz, který jste už rozeslali. Pokud na něj někdo může kliknout, pošlete napřed novou adresu.
Účastník, který ještě není přihlášený, dokument neotevře a místo programu vám přijde dotaz do schránky. Soukromý odkaz počítá s přihlášením, takže do e-mailu mířícího na lidi před registrací nepatří. Než odkaz vložíte do pozvánky nebo kampaně, otevřete ho v anonymním okně prohlížeče — uvidíte přesně to, co uvidí adresát bez přihlášení.
Typicky když má organizace program na webu a zároveň ho nahraje jako PDF do Souborů. Po první změně termínu se verze rozejdou a účastník potká obě. Zvolte jeden zdroj pravdy a odkazujte na něj odevšad.
Posílat program jako přílohu e-mailu vypadá pohodlně, ale přílohu už neopravíte a zvyšuje riziko, že zpráva skončí ve spamu. Nový obsah souboru ve workspace vyžaduje nové nahrání a nový odkaz; adresu v již odeslaném e-mailu tím nepřepíšete. Pro průběžně měněný dokument zvolte spravovanou stránku nebo úložiště, kde lze obsah měnit pod stejnou adresou.
Limit 5 MB na soubor to nepustí, i když jsou .MP4 a .AVI mezi povolenými formáty. Naplánujte to dopředu: video hostujte na streamovací službě a do obsahu vložte odkaz na ni, objemné materiály nechte na firemním úložišti. Do Souborů patří dokumenty — program, mapa, podmínky, prezentace.
