Nastavení ochrany osobních údajů je workspace-level sekce, kde určíte, jaké podmínky zpracování osobních údajů účastník uvidí — buď použijete předpřipravenou šablonu od Happenee, nebo odkážete na vlastní dokument. Ve stejné sekci přidáváte další zpracovatele a souhlasy nad rámec, tedy nepovinné souhlasy typu fotografování nebo marketing. Nastavuje se jednou pro celý workspace a účastník podmínky bere na vědomí při registraci i při nákupu vstupenky.
Rozhodněte dvě věci, ideálně s někým, kdo u vás řeší ochranu osobních údajů:
Čí dokument použijete. Šablona od Happenee je rychlá cesta pro organizace, které vlastní znění nemají. Pokud vaše právní oddělení trvá na firemním dokumentu, přepněte na vlastní a doplňte URL.
Jaké souhlasy nad rámec budete sbírat. Typicky fotografie, marketingová sdělení nebo předání kontaktu partnerovi. Každý souhlas formulujte tak, aby dával smysl sám o sobě — účastník ho vidí jako zaškrtávací pole na konci registračního formuláře.
Obojí nastavte před spuštěním první registrace. Zpětně doplněný souhlas se nevztahuje na lidi, kteří se zaregistrovali dřív.
Text podmínek se zobrazuje účastníkovi na dvou místech: před dokončením registračního formuláře a během nákupu vstupenky. Nastavení je společné pro celý workspace — všechny vaše události pracují s týmž dokumentem.
Volba Použít předpřipravenou šablonu od Happenee vloží připravené znění s předvyplněnými základními údaji. Rozdělení rolí je v šabloně dané: Happenee vystupuje jako zpracovatel osobních údajů, organizátor události je správce — a název a kontaktní e-mail správce se čerpají z toho, co máte v sekci Informace o společnosti v nastavení workspace. Odkazem Zobrazit šablonu si přečtete, co přesně účastník uvidí.
Tahle varianta se hodí pro organizace, které vlastní znění pro eventy nemají a nechtějí ho psát kvůli jedné události.
Přepnutím na Použít vlastní dokument nahradíte šablonu odkazem na svůj text. Pod přepínači se objeví pole popsané URL s vlastními podmínkami ochrany osobních údajů; adresu do něj vložíte a potvrdíte tlačítkem Uložit. Typicky odkazujete na stránku svého webu nebo na PDF. Pokud dokument nikde veřejně nemáte, můžete ho nahrát do Souborů ve workspace a použít veřejný odkaz.
Ať zvolíte jakékoli znění, uveďte v něm Happenee s.r.o. jako jednoho ze zpracovatelů — administrace na to sama upozorňuje. Happenee zajišťuje technickou infrastrukturu platformy a údaje z registrace a účasti zpracovává, takže do vlastního dokumentu patří stejně jako do šablony.
Vlastní dokument volte, když u vás platí firemní znění zásad zpracování, které musí být napříč kanály stejné.
U varianty s předpřipravenou šablonou lze doplnit další zpracovatele — subjekty, které se na zpracování údajů účastníků podílejí vedle Happenee. V praxi jde například o partnera události nebo o dodavatele, který za vás zajišťuje ubytování nebo přepravu a dostane od vás seznam účastníků.
U každého zpracovatele vyplňujete dvě věci: Název zpracovatele a Výchozí zobrazení při registraci s hodnotami Zobrazit a Skrýt. Tou druhou řídíte, jestli se jméno zpracovatele účastníkovi během registrace vypíše, nebo zůstane jen v textu podmínek. Zpracovatele lze kdykoli upravit i smazat.
Zpracovatele doplňujte podle skutečnosti. Pokud data posíláte ven z Happenee (typicky exportem pro hotel), patří příjemce do seznamu.
Sekce Souhlasy nad rámec oprávněného zájmu nebo smluvního plnění slouží pro nepovinné souhlasy, které nejsou podmínkou registrace. Zobrazují se účastníkovi na konci registračního formuláře jako samostatná zaškrtávací pole.
Typické použití:
publikace fotografií a videa z události,
zasílání marketingových sdělení,
předání kontaktu partnerovi nebo vystavovateli,
profilování a personalizace nabídek.
Každý souhlas přidáváte zvlášť tlačítkem Přidat souhlas a vyplňujete ho ve všech jazycích, které událost používá. Souhlas má jediné pole — jeho text, tedy větu, kterou účastník uvidí u zaškrtávacího pole. Později ho můžete upravit nebo smazat; dočasně skrýt ho na úrovni workspace nejde (přepínač Zobrazit / Skrýt mají jen zpracovatelé, ne souhlasy).
Zobrazení proto řídíte na úrovni konkrétní události — v registračním formuláři rozhodujete, zda se souhlasy nad rámec vůbec objeví. Sada souhlasů je společná pro celý workspace, jejich zobrazení per událost.
Kdo který souhlas udělil, zjistíte exportem z události — mezi exporty je samostatný soubor se souhlasy nad rámec. Hodí se, když chcete před publikací fotogalerie vyfiltrovat lidi, kteří s publikací fotek nesouhlasili.
Pokud u placené události zvolíte automatickou registraci, účastník neprochází registračním formulářem — a tím pádem se mu nezobrazí ani souhlasy nad rámec. Když potřebujete souhlas s fotografováním nebo marketingem, zvolte registraci s doplněním informací, ne automatickou.
Souhlasy se vyplňují pro každý jazyk události zvlášť. Když text napíšete jen česky a událost běží i anglicky, anglicky mluvící účastník uvidí prázdné nebo nepřeložené pole. Po přidání souhlasu vždy přepněte jazyk a zkontrolujte druhou verzi.
Souhlasy jsou společné pro celý workspace a skrýt se nedají — smazání je nevratné a projeví se všude. Když souhlas pro jednu událost nechcete, nemažte ho: vypněte zobrazení souhlasů v registračním formuláři té události, nebo souhlas nechte být a počítejte s tím, že ho účastník prostě nezaškrtne.
Souhlasy nad rámec jsou z principu volitelné — účastník je může nezaškrtnout a registraci přesto dokončí. Nedávejte do nich nic, bez čeho se událost neobejde. Pokud potřebujete od účastníka nutně vědět třeba dietní omezení, patří to do doplňujících otázek registračního formuláře, ne mezi souhlasy.
Když v průběhu registrací přepnete šablonu za vlastní dokument nebo změníte jeho obsah, lidé zaregistrovaní dřív odsouhlasili starší znění. Zásadní změnu proto raději načasujte mezi události, ne doprostřed běžící registrace.
