Pokud u vícedenní události zajišťujete ubytování, hotel typicky potřebuje víc informací, než Happenee exportuje jedním kliknutím. Obsazení pokojů (kdo s kým) máte v Administraci pokojů. Kontaktní údaje, data příjezdu / odjezdu, preference a speciální požadavky jsou v registračním formuláři. Pro hotel si data slepujete ručně z několika exportů — typicky přes e-mail jako klíč ve spreadsheetu. Automatický sloučený export pro ubytovatele Happenee zatím nenabízí.
Ujasněte si s hotelem, co přesně na seznamu potřebuje — jméno, e-mail, telefon, datum check-in / check-out, typ pokoje, spolubydlící, dietní omezení, speciální požadavky.
V registračním formuláři zajistěte, že všechny tyto údaje sbíráte — buď jako standardní kontaktní pole (jméno, e-mail), nebo jako doplňující otázky (datum příjezdu, strava, poznámka).
Pro výběr spolubydlícího použijte otázku typu 7 a nastavte Administraci pokojů (viz článek Správa ubytování a výběru spolubydlícího).
Finální tabulku pro hotel připravujte 7 a více dní před událostí — pozdní změny v registraci už se do seznamu špatně dostávají a vznikají nesrovnalosti.
Určete jednoho vlastníka v týmu, který tabulku drží a aktualizuje. Nikdy do ní neklikejte paralelně ve dvou.
Pokud používáte ubytování přes otázku typu 7, máte v administraci události tři zdroje dat:
Administrace pokojů (v detailu otázky typu 7) — seznam vygenerovaných pokojů a kdo v nich je. Export obsahuje jméno, e-mail, název pokoje, typ pokoje, spolubydlící. Nic víc.
Registrační formulář / odpovědi — export odpovědí všech účastníků na všechny doplňující otázky. Sem patří datum příjezdu, stravovací omezení, požadavky typu „pozdní check-in“, „dětská postýlka“.
Správa kontaktů a skupin — kontaktní údaje (telefon, firma, vlastní pole kontaktů). Základ pro hotel, pokud vyžaduje telefonní číslo.
Protože automatizovaný export pro ubytovatele Happenee zatím nenabízí, data si skládáte ručně. Typický postup:
Vyexportujte administraci pokojů — máte tabulku jméno + e-mail + pokoj + typ + spolubydlící.
Vyexportujte odpovědi z registračního formuláře — tabulka se všemi doplňujícími otázkami.
Vyexportujte kontakty ze správy kontaktů — telefon, firma, další pole.
Sloučte v Excelu přes e-mail jako klíč (VLOOKUP / INDEX-MATCH / Power Query). E-mail je nejspolehlivější identifikátor — jméno se může zapsat s diakritikou jinak, e-mail je unikátní.
Pročistěte — zkontrolujte prázdná pole, duplicitní registrace, účastníky, kteří se odhlásili (viz legenda barev v administraci pokojů — fialově podbarvený = uživatel se odhlásil z události).
Formátujte podle požadavku hotelu — ne každý hotel přijímá Excel; některé vyžadují CSV, jiné PDF se seznamem po jménech.
Export z Administrace pokojů je záměrně minimalistický — obsahuje jen identitu účastníka a pokoj. Neobsahuje datum příjezdu, stravování, telefon, speciální požadavky. Tyto údaje jsou v registračním formuláři (doplňující otázky) nebo v kontaktních polích. Pokud je potřebujete, musíte si je přidat ručně.
Telefonní číslo — vyžadováno téměř vždy (hotel volá při problému). Nastavte ho jako pole v registračním formuláři nebo ve vlastních polích kontaktů.
Datum příjezdu a odjezdu — pokud účastníci přijíždějí v různé dny. Typicky jako doplňující otázka typu datum.
Preference pokoje — například jednolůžkový pokoj, konkrétní patro nebo nekuřácký pokoj. Doplňující otázka typu jedna odpověď z více nebo vlastní text.
Stravovací omezení — doplňující otázka s několika variantami (vegetariánská, veganská, bezlepková, alergie).
Čas příjezdu — pokud hotel řeší kapacitu recepce. Otázka typu čas.
Pokud pro tyto údaje nemáte odpovídající otázky ve formuláři, hotel je nedostane — a vy se na ně nedoptáte (událost je za týden, účastníci se už neregistrují). Připravte formulář před otevřením registrace, nikoliv po.
Před otevřením registrace: domluvte s hotelem, co potřebuje. Nastavte formulář tak, aby všechny údaje sbíral.
Průběžně během registrace: exportujte kontrolní tabulku (týdně). Hlídejte, jestli se registrující vejdou do vygenerovaných pokojů (viz článek Správa ubytování a výběru spolubydlícího).
7–10 dní před událostí: finální tabulku pro hotel. Pošlete a vyjednejte potvrzení. Změny po tomto termínu řešte individuálně.
2–3 dny před událostí: poslat hotelu aktualizaci (odhlášení, pozdní přihlášení). Ideálně stejný formát.
I když tým obsluhy události je víc lidí, finální seznam pro hotel má mít jednoho vlastníka. Dvě paralelní verze v Excelu jsou zdroj chyb. Vlastník má přístup k administraci události, vidí změny v registraci a je v kontaktu s hotelem.
Export z Administrace pokojů obsahuje jen jméno + e-mail + pokoj. Kontakty a speciální požadavky musíte doplnit z exportu registračního formuláře a kontaktů.
Formulář připravte před otevřením registrace. Dodatečné doptávání jednotlivě e-mailem je pracné a nikdy se nenavrátí 100 % odpovědí.
Jeden vlastník. Ostatní v týmu jen dodávají podklady — nikdy needitují přímo.
Domluvte si s hotelem cutoff datum pro finální seznam (storno podmínky). Po cutoffu už změny účtuje. Předtím je flexibilita vaše.
Ověřte formát dopředu. Excel se snadno převede do CSV (Soubor → Uložit jako). PDF vyexportujete přes tisk do PDF s pevným rozložením.
Automatizovaný export pro ubytovatele Happenee zatím nenabízí. Pracujete ručně s kombinací exportů. Pokud řešíte velkou událost s ubytováním pravidelně, investujte do šablony v Excelu, kterou znovu použijete.
