Hromadný import umožňuje vytvořit více sessions najednou z Excelu místo ručního zakládání po jedné. Hodí se, když máte program připravený v tabulce — typicky 10 a více sessions. Průvodce má pět kroků (nahrání souboru, mapování sloupců, vazby, náhled, výsledek) a před zápisem zkontroluje validitu dat. Import se vždy týká té instance Programu, ve které ho spustíte.
Zvažte, jestli je import ta správná cesta. Vyplatí se od zhruba deseti sessions výš. Potřebujete-li jen pár sessions, které se od sebe liší v detailech, je rychlejší založit jednu a zbytek zkopírovat — viz Správa sessions.
Rozhodněte, do které instance Programu importujete. Pokud má událost víc Programů (například Hlavní program a Workshopy), záložka Import je samostatná pro každý z nich.
Připravte si data v Excelu. Můžete stáhnout šablonu přímo z administrace, nebo použít vlastní soubor — sloupce ručně namapujete v druhém kroku průvodce.
Typ je u session vždy povinný. V souboru ho mít nemusíte — pokud sloupec Typ nevyplníte, v kroku Vazby přiřadíte typ všem importovaným sessions najednou. Mějte proto v Programu připravené typy sessions (a podle potřeby bloky, místa a štítky, na které se budete v souboru odkazovat).
Řečníky a moderátory přes tento import nezaložíte — vytvořte je zvlášť (viz Hromadný import řečníků) a navažte je na sessions ve 3. kroku průvodce nebo později.
V administraci přejděte na Obsah a otevřete Program, do kterého chcete importovat. V hlavičce sekce jsou záložky Sessions, Typy, Bloky, Štítky, Místa, Moje agenda, Nastavení a Import. Otevřete záložku Import.
Záložka Import je vázaná na konkrétní instanci Programu — sessions se naimportují do toho Programu, ve kterém právě jste.
V prvním kroku průvodce máte dvě cesty:
Stáhnout šablonu a vyplnit ji. Šablona je jeden list s hlavičkovým řádkem a jedním ukázkovým řádkem s fiktivními daty (ten před importem smažte — viz pozor níže).
Nahrát vlastní Excel s vlastními názvy sloupců — klidně i dříve stažený export sessions z této nebo jiné události. Mapování na pole session nastavíte ručně ve druhém kroku, takže na názvech sloupců nezáleží.
V obou případech pak kliknete na Nahrát a zpracovat a průvodce přejde na mapování.
Sloupce souboru se ve druhém kroku přiřazují na pole session. Povinná pole musíte namapovat, jinak řádek neprojde validací:
Název (povinné) — Lokalizovaný (váže se na jazyk obsahu události).
Datum (povinné) — Den konání session.
Začátek (povinné) — Čas začátku.
Konec (povinné) — Čas konce.
Popis (volitelné) — Lokalizovaný, stejně jako Název.
Typ (volitelné) — Hodnota odpovídá typu session (Keynote, Workshop, Časový slot…). Není povinný v souboru, ale typ je u session vždy povinný — viz krok Vazby.
Blok (volitelné) — Registrační blok.
Místo (volitelné) — Místo / stage session.
Štítky (volitelné) — Více štítků oddělíte čárkou.
Pořadí (volitelné) — Číslo určující řazení session.
Povinné jsou pouze Název, Datum, Začátek a Konec. Ostatní pole jsou volitelná. Sloupce, kterým necháte mapování prázdné (volba přeskočit), se ignorují.
Výjimka — Typ. V souboru povinný není, ale každá session typ mít musí. Pokud sloupec Typ nevyplníte (nebo ho nenamapujete), v kroku Vazby přiřadíte typ všem importovaným sessions najednou. Bez přiřazeného typu nelze import dokončit.
Název a Popis jsou lokalizované (vážou se na jazyk obsahu události). Názvy sloupců ve stažené šabloně se mohou lišit od názvů polí výše a nemusí být vždy přesné — na pole je mapujete ve druhém kroku, takže na konkrétním názvu sloupce nezáleží.
V horní části obrazovky je krokový indikátor: Nahrát → Mapování → Vazby → Náhled → Výsledek. Mezi kroky se lze vracet zpět.
1. Nahrát. Stáhněte šablonu (volitelně), nebo rovnou nahrajte svůj Excel přes výběr souboru. Klikněte na Nahrát a zpracovat.
2. Mapování. Průvodce načte hlavičky souboru a zobrazí je v tabulce Sloupec v Excelu — Ukázkové hodnoty — Mapovat na pole. U každého sloupce vyberte cílové pole (Název, Datum, Typ…). Sloupce nechané na přeskočit se ignorují. Mapování se nikam neukládá — při každém importu ho nastavujete znovu. Klikněte na Ověřit a zobrazit náhled.
3. Vazby. Tady přiřadíte importované sessions k dalšímu obsahu — typicky řečníky a moderátory. Pokud soubor neobsahoval typ session, právě tady přiřadíte typ všem importovaným sessions (typ je u session vždy povinný, takže bez něj import nedokončíte). Krok se zobrazí, když je co doplnit.
4. Náhled. Průvodce zobrazí souhrn: Celkem / Validní / Varování / Chyby / Duplicity. Pod souhrnem je tabulka s každým řádkem a jeho stavem (validní řádek je označený zeleně, duplicitní ikonou duplicity s textem Duplicate session already exists.). Žádná data se ještě nezapsala — je to poslední možnost se vrátit a opravit soubor. Pokud souhrn vyhovuje, klikněte na Importovat.
5. Výsledek. Po dokončení importu uvidíte výsledná čísla a můžete se vrátit na seznam sessions. Jde o stejného průvodce jako u importu řečníků.
Průvodce porovnává řádky souboru s už existujícími sessions v daném Programu (a zároveň hlídá opakování v rámci souboru). Co vyhodnotí jako duplicitu, nezaimportuje — řádek se započítá do Duplicit a přeskočí se. Z opakujících se řádků se zaimportuje první výskyt.
Z toho plyne, že import nepřepisuje existující sessions. Pokud potřebujete hromadně změnit sessions, které už v Programu jsou, import na to není — použijte hromadné akce v záložce Sessions.
Zakládat řečníky a moderátory. Tento průvodce vytváří jen sessions. Řečníky importujte zvlášť (Hromadný import řečníků) a navažte je v kroku Vazby nebo později z panelu session či řečníka.
Přepisovat existující sessions. Duplicitní řádky se přeskakují. Na hromadnou úpravu existujících sessions slouží hromadné akce v záložce Sessions.
Nastavit stav session. Šablona ani import nemají sloupec pro stav — stav (Publikováno / Skryto) nelze importem nastavit. Po importu ho zkontrolujte v seznamu sessions (viz pozor níže).
Stažená šablona má první datový řádek vyplněný fiktivní ukázkovou session (Future of Event Experience). Ve fázi Náhled se objeví jako validní a po importu vám v programu zůstane smyšlená session. Před vyplněním vlastních dat ukázkový řádek smažte.
Tato čtyři pole jsou povinná. Pokud je ve zdroji nemáte (nebo je nenamapujete), řádek se v Náhledu označí jako chyba a nezaimportuje se. Datum a čas držte ve formátu, jaký má šablona (ve vzorech DD.MM.RRRR a HH:MM).
V Náhledu se u řádků zobrazuje stav (například published / hidden), ale stav nelze importem určit — šablona sloupec pro stav nemá a mezi cílovými poli mapování stav není. Po importu proto v seznamu sessions zkontrolujte viditelnost a sessions, které mají být veřejné, případně publikujte.
Protože se importované řádky porovnávají s už existujícími sessions, druhý import téhož souboru skončí tak, že jsou všechny řádky vyhodnoceny jako duplicitní a přeskočeny (v Náhledu uvidíte Validní 0, Duplicity = počet řádků). Před kliknutím na Importovat proto vždy zkontrolujte počet Duplicit: vyšší číslo, než čekáte, znamená, že část těch sessions už v Programu je. Import je znovu nevytvoří ani nepřepíše — pokud jste chtěli existující sessions upravit, použijte hromadné akce v záložce Sessions.
Sloupce typu Speakers nebo Moderators nejsou mezi cílovými poli mapování — nechte je přeskočit. Vazby řečníků na sessions řešte v kroku Vazby, případně později z panelu jednotlivých sessions. Pokud na to zapomenete, sessions se naimportují bez řečníků a budete je dohledávat ručně.
Typ není v souboru povinný, takže prázdný sloupec Typ řádek neoznačí jako chybu. Neznamená to ale, že se session naimportuje bez typu — každá session typ mít musí. V kroku Vazby proto všem importovaným sessions typ přiřadíte; pokud krok Vazby přeskočíte bez přiřazení, import nedokončíte. Mějte cílový typ v Programu připravený předem.
Typ je u session povinný a hodnoty ve sloupcích Typ, Blok, Místo a Štítky se vážou na to, co v Programu máte připravené. Než spustíte import, projděte v Náhledu, že se tyto sloupce namapovaly správně a hodnoty odpovídají — špatně zadaný typ je nejčastější příčina, proč session po importu „není tam, kde má být“.
Průvodce si namapování nepamatuje — po každém nahrání souboru ho zadáváte od začátku. Pokud importujete opakovaně (program se průběžně doplňuje), držte ve vlastním souboru stejné názvy a pořadí sloupců jako ve stažené šabloně. Mapování pak zabere pár vteřin a nepřehlédnete žádné pole.
