Hromadný import umožňuje vytvořit více řečníků najednou místo ručního zadávání po jednom. Vybíráte ze dvou metod: Nahrát soubor (XLS, XLSX nebo CSV, který si připravíte sami) nebo Importovat z jiné události (vyberete konkrétní řečníky z modulu Speakers jiné události). Oba průvodce mají pět kroků a před zápisem ukážou náhled s kontrolou. Zásadní rozdíl: import z jiné události přenese i fotografie a jazykové mutace, souborový import ne.
Rozhodněte, odkud data berete. Jsou řečníci už v jiné události v Happenee? Použijte Importovat z jiné události — ušetříte si ruční doplňování fotek. Přicházejí zvenčí (od klienta, z CRM)? Připravte tabulku.
U souborového importu si připravte data v Excelu. Můžete stáhnout šablonu přímo z administrace nebo použít vlastní soubor — sloupce ručně namapujete v druhém kroku průvodce.
Rozhodněte, v jakých jazycích budou texty řečníků (pracovní pozice, bio). Šablona se generuje podle jazyků aktivovaných u vaší události — pro jednojazyčnou událost dostanete šablonu jen s vaším jazykem, pro vícejazyčnou se sloupci pro každý jazyk zvlášť.
U souborového importu si připravte fotografie zvlášť. Přes tabulku se nahrát nedají, doplníte je po importu ručně v panelu úprav každého řečníka.
Pokud chcete řečníky rovnou navázat na konkrétní sessions, sessions musí být nejprve vytvořené v Programu. U importu z jiné události se vazby nepřenášejí vůbec — počítejte s tím, že je nastavíte znovu.
V administraci přejděte na Obsah → Řečníci. V hlavičce sekce jsou dvě záložky: Řečník (seznam řečníků) a Import. Otevřete záložku Import.
Záložka Import začíná rozcestníkem Zvolte způsob importu se dvěma kartami:
Nahrát soubor — „Import speakerů ze souboru XLS, XLSX nebo CSV." Data si připravíte sami v tabulce. Zbytek tohoto článku popisuje tuhle cestu.
Importovat z jiné události — „Vyberte konkrétní speakery z jiného Speakers modulu." Řečníky zkopírujete z události, která je už má nastavené. Popsáno v sekci Import z jiné události níže.
Rozhodovací vodítko: pokud řečníky už někde v Happenee máte — loňský ročník, jiná pobočka, událost, ze které jste kopírovali — použijte import z jiné události. Přenese se s nimi fotografie i jazykové mutace, které přes tabulku nedostanete. Tabulku použijte tehdy, když data přicházejí zvenčí (od klienta, z registračního formuláře řečníků, z CRM).
V prvním kroku průvodce klikněte na Stáhnout šablonu. Šablona je XLSX s jedním listem, hlavičkovým řádkem a jedním ukázkovým řádkem s fiktivními daty.
Šablona je lokalizovaná podle primárního jazyka vaší události — česká událost dostane CS variantu (list Řečník, hlavičky v češtině), anglická událost EN variantu (list Speaker, hlavičky v angličtině).
Šablona nemá vyplněné dropdowny ani validační listy. Číselné kódy pro Úroveň zobrazení a Stav zapíšete ručně — vysvětlení kódů je přímo v názvu hlavičky sloupce.
Jméno (povinné)
Příjmení (povinné)
Firma (volitelné)
Země (volitelné) — Vyplňuje se kódem země, ne názvem — ukázkový řádek v šabloně má CZ.
Pracovní pozice (CS / EN / SK …) (volitelné) — Samostatný sloupec pro každý jazyk aktivovaný u události.
Bio (CS / EN / SK …) (volitelné) — Samostatný sloupec pro každý jazyk aktivovaný u události.
Úroveň zobrazení (volitelné) — Číselný kód 1–3. Když sloupec nevyplníte, použije se Základní.
Stav (volitelné) — Číselný kód 0–2. Když sloupec nevyplníte, řečník se naimportuje se stavem Skryto.
Povinné jsou pouze Jméno a Příjmení. Ostatní pole jsou volitelná. U Úrovně zobrazení a Stavu se při prázdné hodnotě aplikuje výchozí nastavení (úroveň Základní, stav Skryto) — viz pozor níže.
Sloupce pro pracovní pozici a bio se v šabloně i v průvodci objeví jen pro jazyky, které má vaše událost aktivované. Pokud má událost jen češtinu, dostanete šablonu jen s Pracovní pozice — CS a Bio — CS; jiné jazyky se vůbec nenabídnou.
V Excelu se obě hodnoty zapisují čísly:
Úroveň zobrazení určuje pořadí a velikost karty řečníka na microsite a v aplikaci. Když sloupec necháte prázdný, použije se Základní (kód 3):
1 — Nejvyšší
2 — Vyšší
3 — Základní
Stav určuje, kde se profil řečníka zobrazuje účastníkům. Když sloupec necháte prázdný, řečník se naimportuje se stavem Skryto (kód 0):
1 — Publikováno — Profil viditelný všude — na hlavní stránce účastnické aplikace, v seznamu řečníků na microsite i v aplikaci, u sessions v programu, na detailu session i na vlastní detailové stránce řečníka.
2 — V programu — Profil není v seznamu řečníků ani na hlavní stránce aplikace; je viditelný u sessions v programu, na detailu session a na vlastní detailové stránce řečníka (dostupné prokliknutím z detailu session). Hodí se pro moderátory a interní přednášející, které nechcete vystavovat v seznamu řečníků.
0 — Skryto — Profil není viditelný nikde — ani v seznamu řečníků, ani u sessions; nemá ani vlastní detailovou stránku.
V horní části obrazovky uvidíte krokový indikátor: Nahrát → Mapování → Vazby → Náhled → Výsledek. Mezi kroky se lze vracet zpět.
1. Nahrát. Stáhněte šablonu (volitelně) nebo rovnou nahrajte svůj Excel přes výběr souboru. Klikněte na Nahrát a zpracovat — soubor se odešle a průvodce přejde na další krok.
2. Mapování. Průvodce načte hlavičky vašeho souboru a zobrazí je v tabulce Sloupec v Excelu — Ukázkové hodnoty — Mapovat na pole. U každého sloupce vyberte z rozbalovacího menu, kam se má hodnota uložit (Jméno, Příjmení, Bio — CS atd.). Sloupce, kterým necháte mapování prázdné, se přeskočí. Mapování se nikam neukládá — při každém importu ho nastavujete znovu od začátku. Klikněte na Ověřit a zobrazit náhled.
3. Vazby. Doplnění vazeb importovaných řečníků na další obsah události (typicky sessions z Programu). Tento krok je dostupný jen tehdy, pokud má vaše událost relevantní obsah, na který lze vázat.
4. Náhled. Průvodce zobrazí souhrn: Celkem / Validní / Varování / Chyby / Duplicity. Pod souhrnem je tabulka s každým řádkem souboru a stavem (validní řádek je označený zeleně). Žádná data se ještě nezapsala — máte poslední možnost se vrátit a opravit. Pokud souhrn vyhovuje, klikněte na Importovat.
5. Výsledek. Po dokončení importu se zobrazí výsledná čísla: Vytvořeno / Přeskočeno / Chyby. Z této obrazovky můžete přejít na seznam řečníků (Pokračovat na seznam) nebo si stáhnout detailní CSV report o každém řádku (Stáhnout report (CSV)) — hodí se, pokud chcete dohledat, který řádek se nezaimportoval a proč.
Duplicita se určuje podle jména a příjmení dohromady. Řádek je duplicitní, pokud:
řečník se stejným jménem a příjmením už v události existuje, nebo
stejné jméno a příjmení se opakuje v souboru na více řádcích.
Duplicitní řádky se nezaimportují — průvodce je přeskočí. Z opakujících se řádků se vždy zaimportuje první výskyt, ostatní se zahodí. V kroku Náhled uvidíte počet duplicit dopředu; ve Výsledku se přeskočené řádky započítají do Přeskočeno.
Z toho plyne: import nepřepisuje existující řečníky. Pokud chcete u řečníka, který už v události je, změnit data hromadně, import na to není — použijte hromadné akce v seznamu řečníků, nebo řečníka upravte ručně.
Druhá metoda z rozcestníku. Nezakládá se na souboru — vybíráte konkrétní řečníky z modulu Speakers jiné události ve stejném workspace. Průvodce má také pět kroků, ale jiných: Událost → Modul → Speakeři → Náhled → Výsledek.
1. Událost. Pole Zdrojová událost se seznamem událostí ve tvaru název (#ID) a vyhledáváním Vyhledat událost podle názvu. Dokud událost nevyberete, tlačítko Pokračovat je neaktivní.
2. Modul. Pole Zdrojový Speakers modul. Vybírá se zvlášť, protože jedna událost může mít modul Speakers víckrát.
3. Speakeři. Tabulka řečníků zdrojového modulu se sloupci Jméno · Společnost · Pozice · Stav · Fotografie a zaškrtávacími políčky. Nahoře je vyhledávání Vyhledat speakera, počitadlo vybraných a tlačítka Vybrat všechny / Zrušit výběr. Ve sloupci Stav vidíte, jestli je řečník ve zdrojové události Publikováno, V programu, nebo Skryto — vyberete tak i profil, který u sebe zatím nechcete zveřejnit. Pokračujete tlačítkem Zkontrolovat náhled.
4. Náhled. Nahoře shrnutí Zdroj a Cíl (obojí jako událost / modul (#ID)), pod ním šest počitadel: Vybráno · K importu · Duplicity · Neplatné · Překlady · Fotografie. Pod nimi tabulka s výsledkem kontroly u každého řečníka (Připraveno k importu). Zápis spustíte tlačítkem Importovat.
5. Výsledek. Pět čísel: Vytvořeno · Přeskočeno · Překlady · Fotografie · Bez fotografie, a tlačítka Přejít na seznam speakerů nebo Importovat další.
Co se přenese a co ne:
Profilová data (jméno, firma, pozice, bio) — ano
Fotografie — ano — JPEG, PNG a GIF. Soubor dostane nový bezpečný název; chybějící nebo neplatná fotka import daného řečníka nezastaví, jen skončí v počtu Bez fotografie.
Jazykové mutace — ano — počet vidíte v počitadle Překlady.
Vazby na program a sessions — ne. Průvodce na to výslovně upozorňuje. Přiřazení k sessions musíte v cílové události udělat znovu.
Duplicity se hlídají proti cílové události. Řečník, který v cílové události už existuje, se do počtu K importu nezapočítá, v náhledu se v tabulce vůbec neobjeví a ve výsledku spadne do Přeskočeno. Import kvůli němu neselže a ostatní projdou. Znamená to ale, že profil se nepřepíše — opakovaný import stejného řečníka jeho data v cílové události neaktualizuje.
Nahrání fotografií ze souboru. Šablona ani souborový průvodce nemají sloupec pro fotku ani URL fotografie. Fotografie doplníte po importu ručně — nebo použijte import z jiné události, kde se kopírují.
Import sessions / programu. Tento průvodce vytváří jen profily řečníků. Sessions vytvářejte ručně v sekci Program. Vazby mezi řečníky a sessions lze nastavit ve 3. kroku průvodce, případně později z panelu úprav řečníka nebo session.
Hromadná aktualizace existujících řečníků. Import je primárně určen na vytvoření nových profilů. Pokud potřebujete změnit úroveň zobrazení nebo stav u řečníků, kteří už v události existují, použijte hromadné akce v seznamu řečníků.
Stažená šablona má první datový řádek vyplněný fiktivní ukázkou. Ve fázi Náhled se objeví jako validní. Před vyplněním vlastních dat ukázkový řádek smažte, jinak vám v seznamu řečníků zůstane Jan Novak z Happenee.
V Excelu napsané „Nejvyšší“ nebo „Publikováno“ průvodce při importu nepřevezme — pole očekává číselný kód (1/2/3 pro Úroveň zobrazení, 0/1/2 pro Stav). Pokud zadáte slovo nebo neplatné číslo (např. 4), řádek se v Náhledu označí jako chyba. Vysvětlení kódů je přímo v hlavičce sloupce v šabloně.
Stav ani Úroveň zobrazení nejsou povinné, ale prázdná hodnota neznamená „neměnit“ — aplikuje se výchozí nastavení. Prázdný Stav = Skryto (řečníci nebudou účastníkům vidět nikde), prázdná Úroveň zobrazení = Základní. Pokud chcete řečníky rovnou publikovat, sloupec Stav vyplňte (1 = Publikováno). Po importu pak stav zkontrolujte v seznamu řečníků — pokud jsou všichni skrytí, doplnili jste prázdný sloupec.
Sloupce pro pracovní pozici a bio se generují podle jazyků konkrétní události. Pokud stáhnete šablonu z trojjazyčné události (CS + EN + SK) a použijete ji u jednojazyčné, sloupce navíc se buď nenamapují (zůstanou prázdné), nebo budou matoucí. Šablonu stáhněte vždy z té události, do které importujete.
Hromadný import řeší jen data v textových polích. Pokud má vaše událost 80 řečníků, počítejte s tím, že po importu obejdete 80 panelů úprav a doplníte fotografie. Naplánujte si na to čas.
Pokud máte sessions v Programu už vytvořené a chcete řečníky rovnou navázat, je tento krok nejjednodušší cesta. Pokud ho přeskočíte, řečníky bude nutné dohledávat a vázat ručně z panelu jednotlivých sessions — u 50 řečníků a 30 sessions je to hodina práce navíc.
Duplicita se pozná jen podle jména a příjmení, ne podle firmy nebo e-mailu. Pokud máte dva různé řečníky se shodným jménem a příjmením (například dva Jany Nováky z různých firem), průvodce druhého vyhodnotí jako duplicitu a nezaimportuje ho. Zaimportuje se jen první. Před kliknutím na Importovat zkontrolujte v Náhledu počet duplicit — pokud je vyšší, než čekáte, projděte soubor a u skutečně různých lidí jména odlište (například druhým jménem), jinak vám jeden z nich vypadne.
Nejdražší varianta, jak dostat do události lidi, které Happenee už zná. Přepisováním do Excelu přijdete o fotografie i jazykové mutace a strávíte tím hodinu. Pokud je zdrojová událost pořád ve workspace, použijte Importovat z jiné události — vyberete je zaškrtnutím a fotky přijdou s nimi.
Přenesou se profily, ne vazby na sessions. Průvodce to říká v náhledu, ale snadno se to přehlédne. Po importu projděte program a řečníky k sessions přiřaďte znovu — z panelu úprav řečníka na záložce Sessions, nebo z panelu session.
Neaktualizuje. Duplicity se hledají proti cílové události a duplicitní řečník se přeskočí — v náhledu se v tabulce vůbec neobjeví a ve výsledku spadne do Přeskočeno. Import kvůli němu neselže, ale profil zůstane v původní podobě. Změny dělejte ručně nebo hromadnými akcemi v seznamu řečníků.
Průvodce si namapování sloupců nepamatuje — po každém nahrání souboru ho zadáváte od začátku. Pokud importujete opakovaně (například průběžně přibývají řečníci), držte se ve svém souboru stejných názvů a pořadí sloupců jako ve stažené šabloně. Mapování pak zabere pár vteřin a nepřehlédnete žádné pole.
