Hromadný import umožňuje vytvořit více řečníků najednou z Excelu místo ručního zadávání po jednom. Hodí se, když máte řečníky připravené v tabulce — typicky 10 a více. Průvodce má pět kroků (nahrání souboru, mapování sloupců, vazby, náhled, výsledek) a před zápisem zkontroluje validitu dat.
Připravte si data v Excelu. Můžete stáhnout šablonu přímo z administrace nebo použít vlastní soubor — sloupce ručně namapujete v druhém kroku průvodce.
Rozhodněte, v jakých jazycích budou texty řečníků (pracovní pozice, bio). Šablona se generuje podle jazyků aktivovaných u vaší události — pro jednojazyčnou událost dostanete šablonu jen s vaším jazykem, pro vícejazyčnou se sloupci pro každý jazyk zvlášť.
Připravte si fotografie zvlášť. Přes import se nahrát nedají, doplníte je po importu ručně v panelu úprav každého řečníka.
Pokud chcete řečníky rovnou navázat na konkrétní sessions, sessions musí být nejprve vytvořené v Programu.
V administraci přejděte na Obsah → Řečníci. V hlavičce sekce jsou dvě záložky: Řečník (seznam řečníků) a Import. Otevřete záložku Import.
V prvním kroku průvodce klikněte na Stáhnout šablonu. Šablona je XLSX s jedním listem, hlavičkovým řádkem a jedním ukázkovým řádkem s fiktivními daty.
Šablona je lokalizovaná podle primárního jazyka vaší události — česká událost dostane CS variantu (list Řečník, hlavičky v češtině), anglická událost EN variantu (list Speaker, hlavičky v angličtině).
Šablona nemá vyplněné dropdowny ani validační listy. Číselné kódy pro Úroveň zobrazení a Stav zapíšete ručně — vysvětlení kódů je přímo v názvu hlavičky sloupce.
Pole Povinné Pozn. Jméno ano Příjmení ano Firma ne Pracovní pozice (CS / EN / SK …) ne Samostatný sloupec pro každý jazyk aktivovaný u události. Bio (CS / EN / SK …) ne Samostatný sloupec pro každý jazyk aktivovaný u události. Úroveň zobrazení ne Číselný kód 1–3. Když sloupec nevyplníte, použije se Základní. Stav ne Číselný kód 0–2. Když sloupec nevyplníte, řečník se naimportuje se stavem Skryto.
Povinné jsou pouze Jméno a Příjmení. Ostatní pole jsou volitelná. U Úrovně zobrazení a Stavu se při prázdné hodnotě aplikuje výchozí nastavení (úroveň Základní, stav Skryto) — viz pozor níže.
Sloupce pro pracovní pozici a bio se v šabloně i v průvodci objeví jen pro jazyky, které má vaše událost aktivované. Pokud má událost jen češtinu, dostanete šablonu jen s Pracovní pozice — CS a Bio — CS; jiné jazyky se vůbec nenabídnou.
V Excelu se obě hodnoty zapisují čísly:
Úroveň zobrazení určuje pořadí a velikost karty řečníka na microsite a v aplikaci. Když sloupec necháte prázdný, použije se Základní (kód 3):
Kód Hodnota 1 Nejvyšší 2 Vyšší 3 Základní
Stav určuje, kde se profil řečníka zobrazuje účastníkům. Když sloupec necháte prázdný, řečník se naimportuje se stavem Skryto (kód 0):
Kód Hodnota Význam 1 Publikováno Profil viditelný všude — na dashboardu aplikace, v seznamu řečníků na microsite i v aplikaci, u sessions v programu, na detailu session i na vlastní detailové stránce řečníka. 2 V programu Profil není v seznamu řečníků ani na dashboardu; je viditelný u sessions v programu, na detailu session a na vlastní detailové stránce řečníka (dostupné prokliknutím z detailu session). Hodí se pro moderátory a interní přednášející, které nechcete vystavovat v seznamu řečníků. 0 Skryto Profil není viditelný nikde — ani v seznamu řečníků, ani u sessions; nemá ani vlastní detailovou stránku.
V horní části obrazovky uvidíte krokový indikátor: Nahrát → Mapování → Vazby → Náhled → Výsledek. Mezi kroky se lze vracet zpět.
1. Nahrát. Stáhněte šablonu (volitelně) nebo rovnou nahrajte svůj Excel přes výběr souboru. Klikněte na Nahrát a zpracovat — soubor se odešle a průvodce přejde na další krok.
2. Mapování. Průvodce načte hlavičky vašeho souboru a zobrazí je v tabulce Sloupec v Excelu — Ukázkové hodnoty — Mapovat na pole. U každého sloupce vyberte z rozbalovacího menu, kam se má hodnota uložit (Jméno, Příjmení, Bio — CS atd.). Sloupce, kterým necháte mapování prázdné, se přeskočí. Mapování se nikam neukládá — při každém importu ho nastavujete znovu od začátku. Klikněte na Ověřit a zobrazit náhled.
3. Vazby. Doplnění vazeb importovaných řečníků na další obsah události (typicky sessions z Programu). Tento krok je dostupný jen tehdy, pokud má vaše událost relevantní obsah, na který lze vázat.
4. Náhled. Průvodce zobrazí souhrn: Celkem / Validní / Varování / Chyby / Duplicity. Pod souhrnem je tabulka s každým řádkem souboru a stavem (validní řádek je označený zeleně). Žádná data se ještě nezapsala — máte poslední možnost se vrátit a opravit. Pokud souhrn vyhovuje, klikněte na Importovat.
5. Výsledek. Po dokončení importu se zobrazí výsledná čísla: Vytvořeno / Přeskočeno / Chyby. Z této obrazovky můžete přejít na seznam řečníků (Pokračovat na seznam) nebo si stáhnout detailní CSV report o každém řádku (Stáhnout report (CSV)) — hodí se, pokud chcete dohledat, který řádek se nezaimportoval a proč.
Duplicita se určuje podle jména a příjmení dohromady. Řádek je duplicitní, pokud:
řečník se stejným jménem a příjmením už v události existuje, nebo
stejné jméno a příjmení se opakuje v souboru na více řádcích.
Duplicitní řádky se nezaimportují — průvodce je přeskočí. Z opakujících se řádků se vždy zaimportuje první výskyt, ostatní se zahodí. V kroku Náhled uvidíte počet duplicit dopředu; ve Výsledku se přeskočené řádky započítají do Přeskočeno.
Z toho plyne: import nepřepisuje existující řečníky. Pokud chcete u řečníka, který už v události je, změnit data hromadně, import na to není — použijte hromadné akce v seznamu řečníků, nebo řečníka upravte ručně.
Nahrání fotografií. Šablona ani průvodce nemají sloupec pro fotku ani URL fotografie. Fotografie doplníte po importu ručně.
Import sessions / programu. Tento průvodce vytváří jen profily řečníků. Sessions vytvářejte ručně v sekci Program. Vazby mezi řečníky a sessions lze nastavit ve 3. kroku průvodce, případně později z panelu úprav řečníka nebo session.
Hromadná aktualizace existujících řečníků. Import je primárně určen na vytvoření nových profilů. Pokud potřebujete změnit úroveň zobrazení nebo stav u řečníků, kteří už v události existují, použijte hromadné akce v seznamu řečníků.
Stažená šablona má první datový řádek vyplněný fiktivní ukázkou. Ve fázi Náhled se objeví jako validní. Před vyplněním vlastních dat ukázkový řádek smažte, jinak vám v seznamu řečníků zůstane Jan Novak z Happenee.
V Excelu napsané "Nejvyšší" nebo "Publikováno" průvodce při importu nepřevezme — pole očekává číselný kód (1/2/3 pro Úroveň zobrazení, 0/1/2 pro Stav). Pokud zadáte slovo nebo neplatné číslo (např. 4), řádek se v Náhledu označí jako chyba. Vysvětlení kódů je přímo v hlavičce sloupce v šabloně.
Stav ani Úroveň zobrazení nejsou povinné, ale prázdná hodnota neznamená "neměnit" — aplikuje se výchozí nastavení. Prázdný Stav = Skryto (řečníci nebudou účastníkům vidět nikde), prázdná Úroveň zobrazení = Základní. Pokud chcete řečníky rovnou publikovat, sloupec Stav vyplňte (1 = Publikováno). Po importu pak stav zkontrolujte v seznamu řečníků — pokud jsou všichni skrytí, doplnili jste prázdný sloupec.
Sloupce pro pracovní pozici a bio se generují podle jazyků konkrétní události. Pokud stáhnete šablonu z trojjazyčné události (CS + EN + SK) a použijete ji u jednojazyčné, sloupce navíc se buď nenamapují (zůstanou prázdné), nebo budou matoucí. Šablonu stáhněte vždy z té události, do které importujete.
Hromadný import řeší jen data v textových polích. Pokud má vaše událost 80 řečníků, počítejte s tím, že po importu obejdete 80 panelů úprav a doplníte fotografie. Naplánujte si na to čas.
Pokud máte sessions v Programu už vytvořené a chcete řečníky rovnou navázat, je tento krok nejjednodušší cesta. Pokud ho přeskočíte, řečníky bude nutné dohledávat a vázat ručně z panelu jednotlivých sessions — u 50 řečníků a 30 sessions je to hodina práce navíc.
Duplicita se pozná jen podle jména a příjmení, ne podle firmy nebo e-mailu. Pokud máte dva různé řečníky se shodným jménem a příjmením (například dva Jany Novákovy z různých firem), průvodce druhého vyhodnotí jako duplicitu a nezaimportuje ho. Zaimportuje se jen první. Před kliknutím na Importovat zkontrolujte v Náhledu počet duplicit — pokud je vyšší, než čekáte, projděte soubor a u skutečně různých lidí jména odlište (například druhým jménem), jinak vám jeden z nich vypadne.
Průvodce si namapování sloupců nepamatuje — po každém nahrání souboru ho zadáváte od začátku. Pokud importujete opakovaně (například průběžně přibývají řečníci), držte se ve svém souboru stejných názvů a pořadí sloupců jako ve stažené šabloně. Mapování pak zabere pár vteřin a nepřehlédnete žádné pole.
